Medžiagų valdymas gamyboje dažnai vis dar reikalauja daug rankinio darbo: reikia apskaičiuoti poreikį, pateikti užsakymus tiekėjams, apskaityti gautas medžiagas ir fiksuoti jų panaudojimą gamyboje. Kiekvienas iš šių etapų, jei vykdomas rankiniu būdu, didina sąnaudas, lėtina procesus ir mažina duomenų tikslumą.

Tačiau šiandien šiuos procesus galima automatizuoti taip, kad rankinio darbo poreikis sumažėtų iki minimumo. Apžvelkime, kaip tai galima padaryti kiekviename etape.

1. Kaip be rankinio darbo sąnaudų apskaičiuoti medžiagų užsakymo poreikį?

Norint tiksliai žinoti, kokias ir kiek medžiagų reikia užsakyti gamybai, būtina turėti duomenis apie tai, kiek jų likę sandėliuose ir kiek jų reikės jau gautiems gamybos užsakymams įvykdyti. Naudojant rankinius arba tradicinius apskaitos metodus, tokių duomenų surinkimas reikalauja daug darbo, todėl įmonėms tai nemažai kainuoja.

Vis dėlto yra būdų, kaip medžiagų užsakymą ir jų apskaitą organizuoti praktiškai be papildomų darbo sąnaudų.

Medžiagų poreikis naujiems klientų užsakymams ir sandėlio likučiai

Pirmiausia reikia automatizuoti komercinių pasiūlymų ruošimą. Patvirtinus pasiūlymus ir pavertus juos gamybos užsakymais, galima gauti duomenis apie tai, kokių medžiagų reikės šių užsakymų vykdymui (žr. Komercinių pasiūlymų ruošimo automatizavimas).

Antra, reikia automatizuoti medžiagų apskaitą gamyboje, kuri taip pat gali būti vykdoma be rankinio darbo sąnaudų (žr. Medžiagų apskaita gamyboje).

Turint duomenis apie užsakymams reikalingas medžiagas ir faktinius likučius sandėliuose, programa gali tiksliai apskaičiuoti, kiek ir kokių medžiagų trūksta.

Medžiagų kiekių normų įvertinimas sandėlio papildymui

Praktikoje vienos medžiagos užsakomos konkrečių klientų užsakymams vykdyti, o kitos perkamos sandėlio atsargoms papildyti. Todėl svarbu iš anksto nustatyti normas: kiek medžiagų turi likti sandėlyje, kada jas reikia užsakyti ir kokį kiekį papildyti, kai atsargos sumažėja.

Šie rodikliai priklauso nuo tiekėjų pristatymo terminų ir medžiagų sunaudojimo tempo. Programa gali prognozuoti šias normas, įvertindama ankstesnių laikotarpių medžiagų sunaudojimo duomenis.

Kaip matome, medžiagų poreikio apskaičiavimui praktiškai nereikia rankinio darbo.

2. Kaip be rankinio duomenų suvedimo apklausti tiekėjus ir užsakyti medžiagas?

Kai jau žinomas medžiagų poreikis, belieka pasirinkti tiekėjus, suformuoti užsakymus ir juos išsiųsti. Tačiau tai gali pareikalauti nemažai laiko, ypač tada, kai medžiagų kainos dažnai keičiasi, o nuolatiniai tiekėjai ne visada turi reikiamų pozicijų.

Programinė įranga gali ne tik vienu mygtuko paspaudimu suformuoti ir išsiųsti užsakymus tiekėjams, bet ir automatizuoti tiekėjų apklausą.

Medžiagų užsakymo išsiuntimas

Programa pagal apskaičiuotą medžiagų poreikį parodo galimus tiekėjus, jų siūlomas kainas ir prioritetus, kuriuos įmonė iš anksto nustato kiekvienai medžiagai.

Vadybininkui belieka patvirtinti siūlomus pasirinkimus pagal kainą ar prioritetą. Po to programa automatiškai suformuoja, išsiunčia tiekėjams laiškus su užsakymais ir išsaugo juos duomenų bazėje.

Medžiagų kainų apklausa internetu

Jei reikia apklausti potencialius tiekėjus, ar jie turi reikiamų medžiagų, kokios yra kainos ir pristatymo terminai, pakanka patvirtinti kainų užklausą. Tuomet programa automatiškai suformuoja ir išsiunčia el. laiškus su paklausimais.

Tiekėjui gavus tokį laišką, jam tereikia atsidariusioje formoje prie medžiagos pavadinimo įvesti savo siūlomą kainą ir galimą tiekimo terminą.

Programinė įranga šiuos pasiūlymus įrašo į duomenų bazę ir pateikia juos vadybininkui, atsakingam už medžiagų užsakymą.

Be to, sistema gali automatiškai informuoti tiekėjus, ar jų pasiūlyta kaina yra konkurencinga, ir pasiūlyti ją koreguoti, jei kiti tiekėjai pateikė mažesnes kainas. Ši funkcija ypač naudinga tada, kai rinkoje yra konkurencija ir užsakomi didesni kiekiai.

3. Kaip be duomenų suvedimo apskaityti gautas medžiagas?

Įprastai gautų medžiagų apskaitai naudojamos buhalterinės programos, į kurias, gavus sąskaitas, suvedami duomenys. Tai atima nemažai laiko. Dėl to kai kurie sprendimai naudoja gautų sąskaitų skenavimą, kuris iš dalies sumažina darbo sąnaudas.

Tačiau pats metodas, kai sąskaitų duomenys vienaip ar kitaip suvedami į apskaitos sistemą, turi ir daugiau trūkumų. Tokiu atveju neįmanoma pilnai automatizuoti gamybos planavimo, nes nėra tikslių duomenų apie medžiagų gavimo terminus. Taip pat sudėtinga kontroliuoti, ar gautos sąskaitos atitinka užsakytas medžiagas. Pasitaiko atvejų, kai tiekėjai sumaišo medžiagas arba pristato jas kitomis kainomis ir kiekiais, nei buvo užsakyta.

Gautų medžiagų apskaita patvirtinant užsakymo tiekėjui įvykdymą

Šių problemų praktiškai nebelieka, jei medžiagos užsakomos per programą. Tokiu atveju, gavus sąskaitą, pakanka patikrinti, ar ji atitinka tiekėjui siųstą užsakymą, įrašyti dokumento numerį bei datą ir patvirtinti gavimą.

Šis metodas turi ir dar vieną svarbų privalumą. Kartais tiekėjai medžiagas siunčia mėnesio eigoje su važtaraščiais, o sąskaitas pateikia vėliau. Naudojant tik buhalterinę apskaitą, sąskaitos įvedamos pavėluotai, todėl gamyboje nematyti realių medžiagų likučių.

Tuo tarpu apskaitą vykdant pagal tiekėjams išsiųstus užsakymus, gautų medžiagų apskaita vyksta realiu laiku.

Duomenų perdavimas buhalterinės apskaitos programai

Gautų sąskaitų duomenys reikalingi ne tik sandėlio apskaitai, bet ir finansinei atskaitomybei. Todėl, jei įmonė buhalterinei apskaitai naudoja atskirą buhalterinę programą, šiuos duomenis reikia perduoti ir į ją.

Tam diegiamas automatinis pajamavimo sąskaitų duomenų perdavimas bei importavimas.

4.Kaip be rankinio darbo apskaityti medžiagų panaudojimą gamyboje?

Įprastai medžiagų panaudojimo gamyboje apskaita vykdoma buhalterinėse programose. Tam gamybininkai pirmiausia rankiniu būdu surašo, kokias ir kiek medžiagų panaudojo, o vėliau ši informacija perduodama apskaitininkams, kurie ją suveda į sistemą.

Toks procesas užima daug laiko ir dažnai reikalauja papildomo etato. Be to, apskaita vykdoma pavėluotai, o tai trukdo tiekimo ir gamybos valdymui.

Laiką gaišta ne tik apskaitininkai, bet ir gamybininkai bei sandėlio darbuotojai, nes jiems reikia surasti, kokių medžiagų reikia konkrečiam gamybos užsakymui, kur jos laikomos sandėlyje, ir pažymėti, kad jos paimtos konkrečiam užsakymui. Tai didina valdymo išlaidas ir gali trikdyti gamybos procesus, kai medžiagos nepateikiamos laiku.

Medžiagų surinkimo automatizavimas padeda vykdyti apskaitą gamyboje

Automatizavus gamybos planavimą, programinė įranga gali padėti gamyboje daug greičiau surasti sandėlyje reikalingas medžiagas. Pasirinkus suplanuotą vykdyti gamybos užsakymą, programa parodo, kokių medžiagų jam reikia ir kur jos yra sandėlyje.

Darbuotojui atsispausdinus paskyrą arba pasirinkus užsakymą kaupiklyje-skeneryje, tereikia nueiti į nurodytas vietas ir paimti reikalingas medžiagas. Patvirtinus, kad medžiagos surinktos, programa jas nurašo iš sandėlio užsakymo vykdymui, o užsakymą įvykdžius apskaičiuoja faktinę jo savikainą pagal realų medžiagų sunaudojimą.

Išvados

Norint maksimaliai automatizuoti medžiagų tiekimo ir apskaitos procesus, būtina kartu automatizuoti ir komercijos, ir gamybos procesus.

Maksimaliai automatizavus medžiagų tiekimo ir apskaitos procesus, galima sutaupyti daugiau kaip 90 proc. laiko ir greičiau įvykdyti klientų užsakymus.