Gamybos valdymo sistemos diegimas etapais

Mažoms ir vidutinėms įmonėms, gaminančioms nestandartinę ir projektinę produkciją

1. Kodėl diegimas etapais

Gamybos valdymo sistemos diegimas dažnai užtrunka ne dėl pačios programinės įrangos, o dėl to, kad darbui su sistema reikia paruošti duomenis (klientus, gaminius, kainodaros logiką, darbo centrus, operacijų trukmes, medžiagas, sandėlio likučius, integracijas ir pan.).

Diegiant visą sistemą vienu metu, pasiruošimo apimtis tampa didelė, startas nusikelia, komandos motyvacija mažėja, o projekto rizika didėja. Praktikoje tai dažnai pasireiškia ilgais terminais, nepakankamu užsakovo įsitraukimu ir neaiškiais prioritetais.

Todėl mažoms ir vidutinėms įmonėms racionaliausias kelias yra diegti sistemą etapais pagal procesus, kiekviename etape pasiekiant aiškų, pamatuojamą rezultatą ir sukuriant duomenų pagrindą kitam etapui.

Diegimo plano sudarymo kriterijus:

·       Maksimali nauda per trumpiausią laiką.

·       Aiškus etapo rezultatas ir priėmimas.

·       Duomenys kaupiami „iš darbo“, kad vėlesni etapai būtų pigesni ir greitesni.

Diegimo etapų schema

2. Etapų santrauka

Žemiau pateikiama tipinė 4 etapų struktūra. Trukmės yra orientacinės ir galioja, kai užsakovas laiku pateikia sutartus pradinius duomenis ir dalyvauja tvirtinimuose bei mokymuose.

3. Diegimo etapai: aprašas

1 etapas. Klientų ir paklausimų valdymas (CRM)

Tikslas: padidinti klientų skaičių ir sumažinti darbo sąnaudas paklausimų registravimui, kontaktų planavimui ir kontrolei; sukaupti klientų duomenų bazę ir paruošti pagrindą tolimesnei automatizacijai.

Rezultatai (ką gaunate etapo pabaigoje):

·       Sukonfigūruotas paklausimų registravimo ir kontaktų planavimo procesas (registracija, planavimas, atlikimo fiksavimas).

·       Įkelti / suvesti pradiniai klientų duomenys.

·       Parengtos bazinės ataskaitos: kontaktų planas, neužbaigti kontaktai, paklausimų/užsakymų dinamika.

Reikalingi pradiniai duomenys:

·       Įmonės ir padalinių duomenys.

·       Darbuotojai ir jų teisės sistemoje.

·       Klientų duomenys ir (jei yra) ankstesni paklausimai (importas iš senos sistemos arba suvedimas).

Mokymai ir vartotojai:

·       Vadybininkai: paklausimų registravimas, kontaktų planavimas, atlikimo registracija.

·       Vadovai: planavimo kontrolė ir ataskaitos.

Tipinė trukmė: Apie 1 savaitę.

2 etapas. Komerciniai pasiūlymai, užsakymai ir gaminių apskaita

Tikslas: sumažinti darbo sąnaudas komercinių pasiūlymų, sąskaitų ir užsakymų dokumentų ruošimui; sukurti tvarkingą užsakymų planą ir gaminių apskaitą.

Rezultatai (ką gaunate etapo pabaigoje):

·       Pasiūlymų ruošimas pagal gaminių tipus ir charakteristikas.

·       Užsakymų registracija ir užsakymų planas.

·       Gamybos užsakymo apskaita ir pagamintų gaminių pajamavimas.

·       Sąskaitų išrašymas pagal užsakymus.

·       Pardavimų ir asmeninio pardavimo pelno ataskaitos (jei taikoma).

Reikalingi pradiniai duomenys:

·       Gaminiai (standartinių gaminių katalogas: kodai, pavadinimai, kainos, likučiai).

·       Gaminių tipai su užsakymui reikalingomis charakteristikomis.

·       Kainos skaičiavimo formulės pagal gaminių tipus (ypač nestandartinei produkcijai).

Mokymai ir vartotojai:

·       Vadybininkai: pasiūlymai, užsakymai, sąskaitos, užsakymo paskyros, gaminių pajamavimas.

·       Vadovai: pasiūlymų/užsakymų/pardavimų ataskaitos.

Tipinė trukmė: Apie 2 savaites.

3 etapas. Gamybos operacijų planavimas ir vykdymo apskaita

Tikslas: sumažinti laiko sąnaudas gamybos planavimui ir apskaitai; padidinti skaidrumą ir valdyti gamybą pagal realų vykdymą.

Rezultatai (ką gaunate etapo pabaigoje):

·       Sukonfigūruoti darbo centrai ir operacijų katalogas.

·       Sukurta operacijų trukmių logika (vidurkiai arba skaičiavimo formulės).

·       Gamybos plano sudarymas ir užduočių pateikimas gamybai.

·       Vykdymo apskaita (užduočių pradžios/pabaigos fiksavimas, ataskaitos).

·       Atlyginimo nuo operacijų ataskaita (jei taikoma).

Reikalingi pradiniai duomenys:

·       Darbo centrai (automatizuoti ir rankiniai).

·       Gamybos operacijos pagal darbo centrus.

·       Operacijų trukmės: vidutinės trukmės standartiniams gaminiams ir formulės nestandartiniams.

·       Terminalai gamyboje (pvz., liečiamo ekrano kompiuteriai), prijungti prie tinklo / interneto.

Mokymai ir vartotojai:

·       Gamybos vadovai: planavimas, vykdymo kontrolė, ataskaitos.

·       Darbininkai (operatoriai): užduočių pasirinkimas terminale ir vykdymo patvirtinimas.

Tipinė trukmė: Apie 1 mėnesį.

4 etapas. Užsakymo savikaina, medžiagų poreikis, tiekimas ir apskaita

Tikslas: sumažinti laiko sąnaudas tiekimui ir apskaitai; tiksliau planuoti pirkimus, pigiau nupirkti medžiagas ir skaičiuoti užsakymo savikainą.

Rezultatai (ką gaunate etapo pabaigoje):

·       Medžiagų poreikio skaičiavimas pagal užsakymą (standartams - kiekiai, nestandartams - formulės).

·       Tiekimo valdymas: užsakymų tiekėjams formavimas, pajamavimas, perdavimas į gamybą.

·       Sandėlio ataskaitos ir (jei taikoma) automatinis nurašymas su korekcijomis.

·       Užsakymo savikainos skaičiavimas.

·       Duomenų perdavimas į buhalterinę sistemą (jei taikoma).

Reikalingi pradiniai duomenys:

·       Medžiagų tiekėjai.

·       Medžiagų katalogas.

·       Sandėlio medžiagų likučiai (importas arba suvedimas).

·       Medžiagų kiekiai standartiniams gaminiams.

·       Medžiagų kiekio formulės nestandartiniams gaminiams.

Mokymai ir vartotojai:

·       Sandėlininkas ir tiekimo vadybininkas: min/max normos, užsakymai, pajamavimas, perdavimas į gamybą.

·       Gamybos vadovai: sandėlio ataskaitos, automatinio nurašymo korekcijos.

Tipinė trukmė: Apie 2–3 mėnesius.

Pastabos / priklausomybės:

·       Dažnai reikalinga inventorizacija ir duomenų patikslinimas (likučiai, vienetai, pakuotės, nomenklatūra).

·       Integracijai su buhalterine apskaitos programa gali reikėti papildomo importo/eksporto modulio.

·       Šis etapas paprastai ilgiausias dėl didelės duomenų apimties ir integracijų.

4. Kas labiausiai lemia diegimo terminus

·       Duomenų paruošimo greitis ir kokybė (katalogai, formulės, likučiai, operacijos).

·       Užsakovo įsitraukimas: sprendimų tvirtinimas, testavimas, dalyvavimas mokymuose.

·       Integracijos su kitomis sistemomis (ypač buhalterija) ir inventorizacijos poreikis.

·       Nestandartinių ataskaitų ar dokumentų poreikis (tai paprastai yra apimties plėtra).

Rekomenduojamas darbo ritmas

·       Užsakovo pusėje paskiriamas atsakingas asmuo (produkto savininkas) kiekvienam etapui.

·       Sprendimai tvirtinami per sutartą laiką (pvz., 2–5 darbo dienas), kad projektas nestovėtų.

·       Kiekvieno etapo pabaigoje atliekamas testavimas pagal scenarijus ir formalus priėmimas.

5. Tolimesnė sistemos plėtra

Pilnai automatizavus pagrindinę grandinę „nuo paklausimo iki pagaminimo“, sistemą galima plėsti į kitus padalinius ir gilinti automatizavimą, remiantis sistemoje sukauptais duomenimis.

Plėtra į plotį (papildomi padaliniai/procesai):

·       Projektavimas / konstravimas (užduotys, dokumentai, pakeitimų istorija).

·       Montavimas ir darbai objekte (užduočių planas, aktai, faktinis laikas).

·       Servisas ir remontas (registracija, planavimas, atsarginių dalių apskaita).

·       Laiko apskaita ir personalo procesai (priklausomai nuo įmonės struktūros).

Plėtra į gylį (analitika ir sprendimų automatizavimas):

·       Operacijų trukmių ir terminų prognozės pagal istorinius duomenis.

·       Kainodaros ir savikainos analizė (kur „prarandamas“ pelnas, kur brangsta projektai).

·       Sandėlio likučių optimizavimas (min/max, pirkimų rekomendacijos).

·       AI sprendimai: automatinis pasiūlymo ruošimas, anomalių nuokrypių aptikimas, įspėjimai apie rizikas.