Žemiau parodyta schema, kuri paaiškina kaip suformuojami naujienlaiškiai siuntimui bei kaip naujienlaiškiai gali būti susieti suklientų savitarnos sprendimu .

Adresatų duomenų bazė

Laiškų siuntimui AIVA 9001 programoje gali būti panaudojamos dvi duomenų bazės:

1) Esamų ir potencialių klientų, užregistruotų per AIVA 9001 CRM sistemą.

Potencialių klientų duomenų bazę tikslingiausia sudaryti rankiniu būdu, atrenkant iš oficialių šaltinių tas įmones, kurioms gali būti įdomūs Jūsų produktai. Kitas tokios informacijos šaltinis gali būti įmonės ir fiziniai asmenys, užpildę Jūsų interneto svetainėje anketą, su pageidavimu gauti informaciją apie Jūsų produktus.

Praktikoje geriausia naudoti visus tris minėtus šaltinius.

 Turint esamų ir potencialių klientų duomenų bazę, labai svarbu kiekvienam pasiūlymui atrinkti tik tuos klientus, kuriems šis pasiūlymas būtų įdomus. Todėl klientų kortelė privalo turėti kuo daugiau įvairių požymių, leidžiančių diferencijuoti klientus ir išsiųsti suasmenintus laiškus.

2) Įmonių duomenų bazės importuoptos iš išornių šaltinių.

Įrankių katalogo panaudojimas

Siekiant sumažinti darbo sąnaudas elektroniniam marketingui, svarbu panaudoti Jūsų sudaryto įrankių katalogo duomenų bazę. Iš šio katalogo siunčiant pasiūlymus, nurodant konkretų įranki, nebereikės iš naujo kurti jos aprašymo.

Jei turite interneto svetainę su kliento savitarnos sprendimų įrankių nuomos užsakymui, tada . Klientas gavęs laišką su pasiūlymu iš karto galės padaryti užsakymą, jį apmokėti internetu arba atsispausdinti sąskaitą apmokėjimui.

Laiškų siuntimas atrinktai klientų grupei

Laiškų paruošimo ir siuntimo funkcija AIVA e-marketingo programoje turi daug galimybių. Jos pagalba galima:

1.Paruošti laiško kreipimosi tekstą:

          Pasirinkti kreipimosi tekstą iš marketingo plano

          Paruošti kreipimosi tekstą ir jį išsaugoti kataloge kartu ne tik siuntimui, bet ir rodymui per interneto svetainę

         Parašyti laiško tekstą ir išsaugoti žinyne

2.     Atrinkti norimą klientų grupę pagal įvairius požymius informacijos išsiuntimui:

a.     Pagal pavadinimus

b.     Pagal veiklą

c.     Pagal miestą

d.  Pagal apyvartą

e.     Pagal dydį (jei buvo įvestas toks požymis)

f.     Pagal individualiai sudarytų ir užpildytų anketų požymius

g.      Pagal kitą laisvai pasirinktą kriterijų

h.  Pagal parduotų prekių ar paslaugų klientams charakteristikas

3.     Išsiųsti vieno ar kelių įrankių  grupių nuomos kainininkus kartu su šių įrankių aprašymais ir nuotraukomis

4.     Išsiųsti pardavimo akcijos aprašymą kartu su įrankių, kuriems taikoma nuomos kainos akcija, aprašymu:

5.     Išsiųsti naujai gautų įrankių aprašymus ir nuomos kainas

6.     Automatiškai įterpti kiekviename  laiške kreipinį į kiekvieną siunčiamos grupės klientą.

7.     Siųsti laiškus įvairiu formatu: tekstiniu, html arba  kaip nuorodą.

8.     Programa įdeda prie kiekvienos prekės užsakymo nuorodą, kurią klientui gavus laiške ir paspaudus pele galima iš  karto užsakyti įrankių nuomą

Siunčiamų laiškų registracija duomenų bazėje

Programa išsaugo duomenų bazėje visus išsiunčiamus pranešimus. Po to galima surasti ir peržiūrėti išsiųstus pranešimus bei įvesti klientų reakciją į pranešimus.

Atsisakymas nuo siuntimo

Klientams, gavus laišką, programa leidžia atsisakyti  tolimesnio informacijos gavimo, jei gaunamų pasiūlymų tematika jų nedomina.

Vadybininkas gali peržiūrėti atsisakiusių nuo informacijos gavimo klientų sąrašus.

 E-marketingo programos modulio  nauda:

v  Siųsdami suinteresuotiems potencialiems klientams naujienlaiškius apie Jūsų prekes rasite naujų klientų ir taip padidinsite pardavimus

v  Siųsdami esamiems klientams naujienlaiškius supažindinsite juos su Jūsų naujais įrankiais , nuolaidomis, sandėlių likučiais  ir taip padidinsite užsakymų iš esamų klientų apimtis

v  Iš naujienlaiškio klientas iš karto gali užsisakyti jam reikalingus įrankius arba užregistruoti paklausimą CRM sistemoje, todėl yra daug didesnė tikimybė, kad naudojant AIVA E-marketingo programa klientas nupirks iš Jūsų prekes ir paslaugas

v  Naudodami AIVA E-marketingo modulį galite parodyti papildomą dėmesį klientams taip stiprindamas su jais ryšius,-atspausdinti adresus ant vokų šventiniams pasveikinimams, suformuoti ir išsiųsti  jiems reikalingus kainynus.

AIVA Naujienlaiškių siuntimo programos privalunai, palyginus su kitomis panašios paskirties programomis, kurias galima įsigyti kaip atskiras programas:

v  AIVA  suintegruota su nuomojamų įrankių Katalogu, iš kurio į naujienlaiškį galima įtraukti įrankių aprašymus ir kainas,

v  AIVA Naujienlaiškių siuntimo programa naudoja tą patį klientų katalogą, kaip AIVA CRM programos modulis. Be to, galima naudoti importuotus bendro naudojimo įmonių katalogus.

v  klientas gavęs naujienlaiškį iš jo gali arba įvesti klausimą apie dominančius įrankius tiesiogiai į AIVA CRM sistema, kur jis papuola iš karto į atsakingo vadybininko darbo planą, arba vienu pelės paspaudimu ant naujienlaiškyje parodytos įrankio pavadinimo iš karto užsakyti prekę per į monės  elektroninę parduotuvę (jei jį realizuota AIVA turinio valdymo sistemos pagrindu).