AIVA nuomos valdymo sistema automatizuoja visą įrangos nuomos valdymo procesą ir  padeda su mažesnėmis laiko sąnaudomis padidinti nuomos apimtis bei sumažinti klientų įsiskolinimus už suteiktas nuomos paslaugas.

AIVA programinė įranga automatizuoja šias pagrindines nuomos valdymo funkcijas:

Įrangos katalogo sudarymas

Kataloge įvedama nuomojama įranga, jų aprašymai, nuotraukos, pardavimo ir nuomos kainos.

Klientų duomenų bazė

Klientų duomenis įvedami ir rodomi kliento kortelėje.

Visa kliento kortelės informacija suskirstyta į skyrius kur įvedami duomenys: rekvizitai, kontaktiniai asmenys, pardavimams skirta informacija, marketingui skirta informacija.

Be to, kortelėje rodomi kliento užsakymai, bei užsakytos paslaugos ir prekės.

Iš kliento kortelių duomenų programa suformuoja esamų ir potencialių klientų sąrašą. Klientus galima filtruoti pagal vadybininkus, veiklą, miestus, šalis, bei pagal tai ar jie jau klientai, t. y. jau yra jų užsakymai, ar jie potencialūs klientai, t. y. yra jų paklausimai, ar jie jau pažengę potencialūs klientai-yra jau jiems siųsti komerciniai pasiūlymai, ar iš viso tai dar tik suvesti kaip potencialūs klientai, su kuriais dar nebuvo jokių kontaktų.

Naudojantis filtrais ir paieškomis galima atsifiltruoti reikalingų klientų sąrašą, jį eksportuoti į Excel failą.

Pasirinkus iš sąrašo klientą, galima redaguoti jo duomenis, registruoti pasirinktam klientui užsakymą.

Užsakymų suformavimas iš įrangos nuomos kalendorius

Kalendoriuje programa parodo nuomojamos įrangos pavadinimus ir ar šį įranga jau suplanuota išnuomoti ar jau išnuomota ir kokiomis dienomis .

 Jei sandėlyje yra keli vienetai tos pačios įrangos, tai programa parodys ar jos užteks  nuomai pageidaujamomis dienomis. Jei įvairios Įrangos labai daug galima grupuoti kataloge, ir planuojant nuoma pirmiausiai pasirinkti katalogo įrangos grupę

Pasirinkus nuomojamą įranga, kalendoriuje pasirenkamos nuomos datos nuo iki . Programa parodo ar tuo periodu prekė neišnuomota (neužsakyta) kitiems klientams ir, jei užsakyta, tada parodo kokiems, kiek vienetų, nuo kada iki kada ir kiek prekių liko neišnuomota.

Trumpalaikei nuomai užsakyti kalendoriuje pasirenkamos dienos nuo kada iki kada  reikalinga nuoma. Pasirinktam laikotarpiui  programa paskaičiuoja nuomos kainą. Patvirtinus užsakymą, jis pasirodo nuomos užsakymo sąraše, iš kurio toliau vykdomas įrangos perdavimas, grąžinimas, sąskaitų spausdinimas

Pasirinkus ilgalaikės nuomos opcija, programa perskaičiuoja dienos nuomos kainą į mėnesio nuomos kainą. Kalendoriuje  galima pasirinkti nuo kurios datos prasidės nuoma,  kas kiek mėnesių turi būti spausdinamos sąskaitos.

Patvirtinus užsakymą, jis ne tik pasirodo užsakymų sąraše iš kurio valdomas įrangos perdavimas, bet periodinių paslaugų formoje, iš kurios kas mėnesį programa suformuoja sąskaitas faktūras už nuomą.

Nuomojamos įrangos perdavimo nuomai ir grąžinimo apskaita

Tam kad apskaityti kur faktiškai randasi nuomojama įranga-ar įmonės sandėliuose ar pas klientus, iš nuomos užsakymų sąrašo pasirinkus užsakymą vienu mygtuko paspaudimu  galima atlikti įrangos perkėlimą iš įmonės sandėlio į virtualų kliento sandėlį ir kartų atspausdinti įrangos  perdavimo klientui aktą.

Pasibaigus nuomai analogišku būdu išnuomota įranga grąžinama atgal į įmonės sandėlį.

Sandėlio ataskaitose matosi kurį įranga yra kuriame įmonės sandėlyje (jei sandėliai keli) ir kurį yra pas klientus

Nuomos užsakymų ataskaita ir sąskaitų spausdinimas už trumpalaikę nuomą

Visi užsakymai ir jų būsenos-nuo kada iki kada išnuomota ir kada paimta ir kada grąžinta, matosi nuomos užsakymų ataskaitoje.

Šioje ataskaitos formoje galima pasirinktam užsakymui ranka įvesti įrangos paėmimo ir grąžinimo datas. Yra galimybė jas įrašyti automatiškai, kai įranga perkeliama tarp įmonės ir virtualaus klientų sandėlių.

Iš nuomos ataskaitos pasirinkus užsakymą galima atspausdinti sąskaitą faktūra už nuomą.

Periodinių sąskaitų- faktūrų spausdinimas už ilgalaikę nuomą

Ilgalaikiai nuomos užsakymai parodomi periodinių paslaugų formoje. Užsakymai pasirodys tokiu periodiškumu, kokiu buvo numatyta registruojant kliento užsakymą. Vadybininkui pasirinkus einamąjį mėnesį spausdinti sąskaitas, programa parodys kuriems užsakymams reikia jas spausdinti.

Pasirinkus užsakymą programa suformuos sąskaita faktūra už numatyta periodą, pav.  viena mėnesį ar tris mėnesius ir t.t. Sąskaitą galima atspausdinti ar siųsti elektroniniu paštu. (Galima būtų užprogramuoti kad sistema automatiškai sugeneruotų ir siųstų sąskaitas klientams).

Atspausdinus sąskaitas, jos pasirodo atspausdintų periodinių sąskaitų ataskaitoje

Apmokėjimų už nuomą įvedimas ir priminimų siuntimas skolininkams

Darbo su skolininkais modulyje programa parodo kurie klientai skolingi ir už kokias sąskaitas. Pasirinkus klientą, galima įvesti jo apmokėjimą.

Jei klientas ilgiau nemoka, galima atrinkti tokius klientus ir programa suformuos ir išsiųs jiems priminimus kartu su sąskaitomis, kurių jie neapmokėjo.

Naujos įrangos pajamavimas, nurašymas ir sandėlio ataskaitos

Per programą galima užpajamuoti naują įranga į sandėlį arba ją nurašyti, jei jį sugadinta.

Sandėlio atskaitos parodys įrangos likučius bei judėjimą.

Atlyginimų vadybininkams apskaičiavimo ataskaita nuo pardavimų apimties (pelno)

Iš užsakymų duomenų pagal nustatytu procentus vadybininkams programa automatiškai apskaičiuoja atlyginimus nuo asmeninių pardavimų pelno.

Apskaičiuoti atlyginimai parodomi ataskaitoje, kurioje parodoma už kokius pardavimus ir kiek apskaičiuota premija.

Įrangos remonto valdymo ir periodinio aptarnavimo valdymo funkcijas

Sistemos pagalba galima sudarytiįrangos aptarnavimo planus, registruoti gedimus, planuoti remonto ir aptarnavimo darbus, užskayti remontui detales, apskaityty darbus ir detales

Komercinių pasiūlymų konkursams ruorimo automatizavimas

Sistemos pagalba galima registruoti paklausimus konkursams, paruošti komercinius pasiūlymus ir sutartis

Naujienlaiškių siuntimas

Programos pagalba galima siųsti naujienlaiškius su nuomuojamos įrangos aprašymais ir nuomos kainomis.

Buhalterinė finansinė apskaita

Suformuotas sistemoje sąskaitas galime paerduoti į jau naudojamą įmonėje buhalterinės apskaitos programą arba naudoti AIVA buhalterinės apskaitos modulį ir turto apskaitos modulį

Klientų savitarnos sprendimas Interneto svetainėje

Iš AIVA duomenų bazės galima sukurti klientų savitarnos sprendimą nuomuojamos įrangos užsakymui per įmonės interneto svetainę.  Užsakymai iš interneto svetainės pateks tisiai į progrmaos užsakymų sąrašą, iš kurio toliau galima valdyti įrangos perdavimą klientui

Plačiau apie sistemos modulius galite paskaityti žemiau modulių aprašymuose.

 Apie įrangos pardavimų valdymo sistemą  plačiau galite paskaityti https://www.aiva.lt/cat/prekybai/lt

Kodėl verta įsidiegti AIVA nuomos valdymo sistemą

-       Sumažinsite daugiau kaip  30% laiko sąnaudas nuomos valdymui ir apskaitai

-         Geriau valdydami nuomos procesus padidinsite pajamas iš nuomos

-         Sumažinsite skolininkų skaičių.