Darbo su programa aprašymas

Darbas su programa priklauso nuo pasirinktų modulių. Žemiau aprašytas pagrindinis procesas- nuo užsakymo gavimo iki jo įvykdymo, kuriam reikia Katalogo, CRM, Komercijos, Tiekimo, Sandėlio ir Žinynų modulių.

Be to, aprašytam žemiau sistemos funkcionavimui reikalinga programos diegimo metu sukurti gaminių modelių katalogą, o vėliau, atsiradus naujiems modeliams- jį papildyti.

1. Darbas rinkodaros skyriuje

Kliento paklausimas registruojamas pasirenkant arba įvedant naują klientą. Registruojant  programa suteikia paklausimo numerį, galima išsaugoti kliento pageidavimus bei brėžinius.

Užregistravus paklausimą, vadybininkas pasirenka iš katalogo gaminio  modelį  ir suveda kliento pageidaujamus išmatavimus ir kitas charakteristikas

Programa,  priklausomai nuo įvestų charakteristikų, paskaičiuoja pagaminimo savikainą, ir kainą.

Užsakymo gamybos savikainos paskaičiavimui, programa paskaičiuoja ne tik reikalingus medžiagų kiekius ir kainas, bet ir gamybos operacijų trukmes ir savikainą, kuri priklauso nuo darbininkų apmokėjimo tarifų už kiekvieną operaciją.

Programa gali  suplanuoti Užsakymo atlikimo terminus, įvertindama naujo užsakymo pagaminimo laiką, bei įvertindama jau esamus gamyboje užsakymus ir jų būklę.

Prieš spausdinant ar siunčiant komercinį pasiūlymą,  programa galutinai  suformuoja komercinį pasiūlymą, kuriame yra įmonės ir užsakovo rekvizitai, laiško tekstas, gaminių paveikslėliai ir prie jų  lentelės su kliento pageidaujamomis charakteristikomis bei užsakymo sąmata.

Komercinis pasiūlymas gali būti atspausdintas arba tiesiai iš programos  išsiųstas elektroniniu paštu ar faksu.

Visi komerciniai pasiūlymai, kaip ir sąskaitos išankstiniam apmokėjimui ir kiti dokumentai, kuriuos formuoja programa, įsirašo į duomenų bazę ir vėliau gali būti peržiūrimi, modifikuojami bei paverčiami į kitą dokumentą.

2. Gamybos padalinio darbas

Iš klientų užsakymų programa suformuoja užsakymų gamybai sąrašą-planą su nurodytais atlikimo terminais. Be to, jei naudojamas gamybos planavimo modulis, programa suplanuoja kiekvienam darbo centrui darbo planą, bei visų užsakymų vykdymo planą-Ganto grafiką.

Bet to, iš klientų užsakymų gamybai programa suformuoja dalinius planus detalių ir iš jų komplektuojamų pusgaminių gamybai.

Gamybos padalinys, peržiūrėdamas užsakymų gamybai sąrašą, pasirenka naują užsakymą, kuriam programa paskaičiuoja reikalingas jam medžiagas.

Jei medžiagų sandėlyje nėra ar trūksta, programa suformuoja užsakymą medžiagų tiekimui.

Jei medžiagos yra sandėlyje, programa suformuoja paskyrą  medžiagoms paimti iš  sandėlio į gamybą. Jei medžiagų gamybos metu pritrūkstą dėl broko, galima per programa atspausdinti papildomą paskyrą trūkstamam medžiagų kiekiui.

Darbininkams užsakymo darbų atlikimui iš programos spausdinama paskyra, kurioje nurodoma, kokias ir per kiek operacijas reikia atlikti bei kokia brigada ar darbininkas turi vykdyti užsakymą. Paskyroje prie operacijų atspausdinami barkodai, kuriuos skenuojant darbininkai patys užregistruoja kada pradėjo ir kada pabaigė užsakymo jiems priskirtas operacijas. Kaip variantas, operacijų registravimas gali vykti per liečiamą ekraną.

 Pagaminus gaminius, programa automatiškai nurašo medžiagas gaminių savikainai ir užpajamuoja gaminius.  

Pagaminus užsakymą programa parodo, kiek medžiagų faktiškai sunaudota. Jei medžiagų buvo paimta per daug (pavyzdžiui dėl konstrukcijos), galima jas grąžinti į sandėlį. Grąžinant galima įvesti grąžinamų medžiagų išmatavimus.

4. Tiekimo padalinio darbas

Medžiagos paskaičiuojamos gali būti dviem būdais- 1) pagal iš anksto nustatytas minimalias ir maksimalias sandėlio normas, bei 2) paskaičiavus medžiagų trūkumą klientų užsakymų įvykdymui.

Pirmu atveju, pasiruošus iš anksto normas, programai davus komanda. Programa suskaičiuoja kiek trūksta medžiagų ir suformuoja užsakymus tiekėjams.

Antru atveju, pasirenkami klientų užsakymai, kuriems programa patikrina ar užtenka medžiagų.

Jei medžiagų sandėlyje neužtenka, tiekimo vadybininkas, pasirinkęs kliento užsakymą iš užsakymų tiekimui sąrašo, performina užsakymą medžiagoms.

Vadybininkas gali per programą atlikti ir kainų apklausą- pradžioje išsiųsti kelis paklausimus tiekėjams, o gavęs jų pasiūlymus, kuriuos tiekėjai įveda tiesiogiai į  duomenų bazę, pasirinkti geriausią ir patvirtinti siųstą paklausimą.

Atvežus užsakytas medžiagas, pagal padarytą užsakymą tiekėjams pajamuojamos medžiagos.

4. Sandėlio darbas

Sandėlis, iš klientų užsakymų sąrašo pasirinkęs užsakymą, duoda komandą išduoti medžiagas į gamybą.

Programa suformuoja ir atspausdina vidinio perdavimo važtaraštį ir perrašo medžiagas iš sandėlio į užsakymą.

 Sandėlininkas priimdamas likučius juos faktiškai  su perduotu kiekių iš programos ir duoda komandą Grąžinti  į sandėlį.

Programa tada sumažina duomenų bazėje perduotą kiekį į gamybą ir sandėlyje suformuoja naujus įrašus su grąžintų medžiagų kiekiu. 

Užpajamuotiems gaminiams pasirinkus kliento užsakymą programa automatiškai suformuoja važtaraščius išvežimui ir PVM sąskaitas- faktūras.  

5.  Programos pagalba įmonės vadovams ir buhalterijai

Programos pagalba vykdant darbuotojams savo tiesiogines funkcijas, programoje automatiškai vykdomos ir apskaitos funkcijos iš kurių suformuojamos vadovams reikalingos ataskaitos:

1)      Pardavimo vadybininkų darbų ir pardavimų ataskaitos

2)      Gamybos ataskaitos

3)      Medžiagų ataskaitos

4)      Medžiagų tiekimo ataskaitos

5)      Apmokėjimo už parduotas prekes ir pirkėjų skolų ataskaitos.

Be to, visi finansiniai dokumentai automatiškai perduodami  Buhalterinei finansų apskaitai-arba išorinei, kuri buvo naudojama įmonėje, arba AIVA Buhalterijos moduliui.