|
AIVA 9001 DOKUMENTAI programos modulis skirtas gaunamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų registracijai, paieškai ir dokumentų vykdymo valdymui.
Programos pagalba galima priskirti užregistruotam dokumentui vykdytoją, vykdymo terminus, parašyti užduotį vykdytojui ir perduoti dokumentą vykdymui.
Jei dokumento įvykdymui reikalinga paruoši komercinius pasiūlymus, automatiškai registruojams Paklausimas AIVA 9001 Pardavimų modulyje.Toliau visi dokumentai, kurie bus sukurti komercinio skyriaus- komerciniai pasiūlymai, sutartys , aktai ir kt. bus pasieikami per paieškos sistemą.
Vykdytojas mato užregistruotą dokumentą savo darbo plane, gali peržiūrėti dokumentą, įvesti informaciją apie įvykdymą.
Taip pat programoje yra automatinis ateinančio įvykdymo termino priminimo rėžimas.
Dokumentų registracija
AIVA programoje Dokumentai registruojami į tam tikrus registracijos žurnalus (registrus). Jų struktūra skirtinga.
Dokumentų registraciją vyksta į šiuos skirtingos struktūros registrus:
a. Įsakymų
b. Įsakymų dėl ataostogų
c. Įsakymų dėl nedarbingumo
d. Gautų dokumentų
e. Siunčiamų dokumentų
f. Sutarčių
g. Įgaliojimų
Užregistruoti dokumentai rūšiuojami, segant į bylas pagal patvirtintą dokumentacijos planą. Programoje pateikiamas tipinis statybinėms įmonėms bylų žinynas.
Registruojamiems dokumentams suteikiamas numeris tokiu pavidalu: AA-BB-CC
AA - tai registro, kuriame registruojamas dokumentas, numeris;
BB- eilės numeris (tame registre);
CC - bylos, kuriai priklauso dokumentas, numeris.
Realizuotų registrų sąrašas:
-
38 Akcininkų susirinkimų protokolų registras
-
1 Įsakymų veiklos organizavimo klausimais registras
-
2 Įsakymų dėl atsakinggų asmenų paskyrimo objekte registras
-
3 Įsakymų komandiruočių klausimais registras
-
44 Įsakymų kadrų klausimais registras
-
4 - Įsakymų atostogų klausimais registras
-
40 Įsakymų nedarbingumo klausimais registras
-
7 Gaunamų dokumentų registras
-
8 Siunčiamų dokumentų reigstras
-
10 Įgaliojimų registras
-
39 Panaudos sutarčių registras
-
32Tiekimo sutarčių registras
2.Dokumentų paieška
Naudojantis dokumentų paieškos funkcija gali būti surandami visi failai, kurie buvo patalpinti tiek registruojant dokumentą per šį modulį, tiek failai patalpinti AIVA 9001 programos Pardavimo ir Gamybos dalyse.
Užregistruotus ir patalpintus į duomenų bazę dokumentus galima surasti pagal šiuos paieškos laukus:
1) Dokumento pavadinimas
2) Dokumento rūšis (sutartis, aktas ir pan.)
3) Gauto dokumento siuntusios organizacijos suteiktas Nr. ir datų intervalas
4) Projekto Nr. tai vidinis registracijos numeris, kurį suteikė programa
5) Projekto pavadinimas, suteikiamas kai Paklausimas tampa Projektu
6) Atsakingas darbuotojas-paskutinis priskirtas darbuotojas
7) Įmonės pavadinimas
8) Objekto adresas
9) Patalpinimo datų intervalai pagal nutylėjimą programa parodo šios dienos datą skiltyje iki ir vienų metų mažesnę datą skiltyje nuo
Programa leidžia atlikti paiešką įvedus vieną ar kelis paieškos kriterijus.
Surasti failai išvedami į lentelę. Yra galimybė paspaudus failo pavadinimą pažiūrėti jo turinį.
Dokumentų vykdymo valdymas
Jei dokumentų valdymo modulis naudojamas komplekse su CRM moduliu, tada užregistravus dokumentą, programos pagalba galima pasirinkti vykdytoją ir jam priskirti bei aprašyti darbą , ką jis turi padaryti su užregistruotu dokumentu, bei terminus, kada tai turi būti padaryta.
Naudojant CRM ir Dokumentų registracijos modulius, dokumentai, kuriems reikalingas įvykdymas, ir darbai su klientu matomi viename darbuotojo plane, kuris suformuojamas CRM programos modulyje..
Dokumento vykdytojais gali būti visi AIVA 9001 programos vartotojai.
Vienam dokumentui gali būti priskirti iš eilės keli vykdytojai.Vienas vykdytojas, įvykdęs užduotį, gali perduoti dokumentą sekančiam vykdytojui. Perdavus dokumentą vykdytojui, jis automatiškai atsiranda to vykdytojo darbo plane nurodytą įvykdymo dieną.
Darbo plane registruoti dokumentai kiekvienam vykdytojui parodomi pagal atlikimo dienas.
Atlikęs užduotį, Vykdytojas gali atžymėti kad ji atlikta ir perduoti, jei reiklalinga, dokumentą vykdymui sekančiam asmeniui.
Kad sistema automatiškai primintų apie artėjančius įvykdymo terminus, sistemos administratorius gali nustatyti skirtingus priminimo laikus skirtingiems darbams.Likus iki įvykdymo termino nustatytam laikui, programa automatiškai vykdytojo monitoriaus ekrane atidaro naują langą su įspėjimu apie artėjantį įvykdymo terminą
Galima nustatyti, kad priminimus programa siųstų elektroniniais laiškais arba SMS žinutėmis.
|
Konkursų ir sutarčių valdymo sistema
Dokumentų valdymo sistema