Medžiagų užsakymas ir apskaita projektams pagal sąmatos duomenis

Šis AIVA sistemos procesas skirtas statybos įmonėms, kurios nori greičiau ir tiksliau valdyti medžiagų užsakymą projektams, kontroliuoti jų gavimą ir apskaityti panaudojimą pagal projekto sąmatą.

Statybos įmonėse daug laiko užima:

• medžiagų poreikio skaičiavimas pagal sąmatas;

• užsakymų tiekėjams ruošimas;

• gautų medžiagų tikrinimas ir pajamavimas;

• medžiagų nurašymas projektams;

• kontrolė, ar visos medžiagos panaudotos pagal paskirtį.

Kai šie darbai atliekami rankiniu būdu, didėja klaidų tikimybė, užsakymų valdymas užtrunka, o vadovams sunkiau kontroliuoti tikrąją projekto savikainą ir medžiagų panaudojimą.

Kaip veikia procesas

1. Medžiagų poreikio apskaičiavimas

Klientui patvirtinus užsakymą, sistema pagal projekto sąmatą automatiškai apskaičiuoja, kokių ir kiek medžiagų reikia projekto vykdymui.

2. Medžiagų užsakymo formavimas

Darbuotojas gali pasirinkti, kurias medžiagas užsakyti iš karto, o kurias vėliau. Jei medžiagos užsakomos dalimis, sistema parodo:

• kurios medžiagos jau užsakytos;

• kokių dar liko užsakyti.

3. Kainų apklausa tiekėjams

Jei reikia, sistema leidžia išsiųsti kainų paklausimus keliems tiekėjams ir taip padeda pasirinkti palankiausią pasiūlymą.

4. Užsakymų tiekėjams siuntimas

Kad suformuotų užsakymą, darbuotojui tereikia pasirinkti tiekėją iš galimų variantų. Pasirinkus tiekėjus, programa automatiškai suformuoja el. laiškus su užsakymais ir juos išsiunčia. Po išsiuntimo užsakymai automatiškai užregistruojami registre.

5. Medžiagų gavimo apskaita

Gavus medžiagas iš tiekėjo, darbuotojas pasirenka atitinkamą užsakymą iš registro. Sistema parodo, kokios medžiagos buvo užsakytos, o darbuotojui belieka patikrinti, ar gauti kiekiai ir kainos atitinka užsakymą. Patvirtinus gavimą, programa užpajamuoja medžiagas ir priskiria jas konkrečiam projektui.

6. Medžiagų panaudojimo projektui apskaita

Atlikus darbus, sistema parodo, kokių medžiagų reikėjo pagal sąmatą ir kokiomis gavimo kainomis jos buvo nupirktos. Darbuotojui tereikia patvirtinti jų panaudojimą, o programa automatiškai nurašo medžiagas ir įtraukia jų savikainą į projekto savikainą.

Kokia nauda statybos įmonei

Naudodami šį AIVA procesą, gausite šią naudą:

• iki 90 % mažiau laiko medžiagų užsakymui ir apskaitai;

• tikslesnį medžiagų poreikio planavimą pagal projekto sąmatą;

• galimybę gauti geresnes medžiagų kainas, naudojant kainų apklausą internetu;

• aiškesnę medžiagų gavimo ir panaudojimo kontrolę;

• geresnę apsaugą nuo neteisingo medžiagų panaudojimo ar galimo pasisavinimo;

• tikslesnę projekto savikainos apskaitą.

Kam šis sprendimas tinkamiausias

Šis modulis ypač tinka statybos įmonėms, kurios:

• dirba pagal projektines sąmatas;

• nuolat perka medžiagas konkretiems objektams;

• nori greičiau valdyti užsakymus tiekėjams;

• siekia tiksliai apskaityti medžiagų panaudojimą projektuose;

• nori geriau kontroliuoti projektų savikainą.

Kodėl verta rinktis AIVA

AIVA leidžia visą medžiagų valdymo procesą susieti su projekto sąmata ir vykdymu. Tai reiškia mažiau rankinio darbo, mažiau klaidų, greitesnį užsakymų administravimą ir tikslesnę projektų savikainos kontrolę.