Vykdant projektus nemažą laiko dalį užima medžiagų užsakymas ir apskaita. Nuo to kaip greitai  ir kokybiškai vyksta šie procesai priklauso  projekto eiga ir jo kaina.

Sumažinti išlaidas medžiagos ir ų valdymo projektams išlaidas, bei greičiau ir kokybiškiau įvykdyti projektus Jums padės AIVA medžiagų tiekimo valdymo ir paskaitos sistema.

Pagrindiniai valdymo procesai, kuriuos Jus automatizuosite mūsų sistemos pagalba, ir jų tarpusavio ryšiai parodyti žemiau paveikslėlyje

Žemiau rasite apršymus, kokiu būdu AIVA programinės įrangos pagalba galite valdyti medžiagas projektams ir palengvinti savo darbą.

Medžiagas užsakymas projektams objektuose

Medžiagas užsako paprastai kas savaitę darbų vadovai. Tai jiems užima daug laiko, kadangi reikia studijuoti sąmatas ir projektinę dokumentaciją, pasirašyti kokių medžiagų reikia ir rašyti paraiškas tiekimui ar diktuoti telefonu, o neretai ir vykti į parduotuves patiems atsivežti.

Dažnai pamirštama arba neturima tam laiko užsakyti medžiagas laiku, todėl vėluojama jas atvežti ir darbininkai dėl to prastovi be darbo. Arba medžiagos perkamos skubiai, todėl  ne pačiomis geriausiomis kainoms, dėl ko pabrangsta objektų statyba.

Šios problemos sprendimas būtų automatizuoti medžiagų užsakymo funkcija panaudojant sąmatos duomenis, nes tada te reiktų tik pasirinkti iš sąmatos kokių medžiagų reikia ateinančios savaitės darbų vykdymui. Šis sprendimas sutaupytų darbų vadovams labai daug laiko, tačiau taikant praktikoje kyla dvi problemos:

1)      Sąmatos duomenys, kas liečia medžiagas, labai netikslūs, todėl tiesiogiai dažnai jų negalima naudoti. Sprendimas būtų ruošti tikslesnes sąmatas. Tai užimtų gal kiek  daugiau laiko, tačiau sutaupytume daug daugiau darbų vadovų laiko.

2)      Sąmatos turi labai daug medžiagų, todėl surasti iš sąmatos kokių reikia medžiagų ateinančiai savaitei darbų vadovui užimtų daug laiko. Sprendimas būtų- suplanuoti programa darbų vykdymo grafiką, ir tada programa galėtų atrinkti tik tas medžiagas, kurių reikia darbų atlikimui  suplanuotai savaitei.

Sudarius tiksliau sąmatas ir suplanavus darbus, darbų vadovui te reiktų tik patvirtinti  kad jis užsako tas medžiagas, kurias jam atrinko programa.

Kadangi darbų vadovo laikas labai brangus, nes nuo jo vadovavimo priklauso projekto efektyvumas ir sėkmė, tai jis neturėtų pats gaišti laiko užsakinėdamas iš pardavėjų medžiagas, tuo labiau vykti jų ieškoti. Šį darbą už visus įmonės  darbų vadovus galėtų atlikti vienas vadybininkas, kuriam sistema perduotų darbų vadovų paraiškas medžiagoms.

Medžiagų kainų apklausa

Kadangi medžiagų kainos dažnai keičiasi, reikalinga apklausti medžiagų tiekėjus tam kad gauti geriausias kainas.

Tai užima nemažai laiko, kadangi reikia suformuoti paraiškas, atrinkti tiekėjus, išsiųsti laiškus, o gavus dar suvesti jų pasiūlytas kainas.

 Neužtenkant laiko, mažiau apklausiama tiekėjų arba visai neapklausiama, todėl  išlaidos medžiagoms nėra tokios mažos, kaip galėtų būti jei būtų apklausiama daugiau tiekėjų. Jei, vis dėlto, įmonė nori šį darbą atlikti gerai, daugėja personalo tiekimo skyriuje, o tuo pačiu ir valdymo išlaidos.

Šios problemos sprendimas būtų automatizuoti kainų apklausą Internetu, kaip duomenų šaltinį panaudojant darbų vadovų paraiškas medžiagoms. Automatizavus šį procesą kainų apklausa užimtų tik pora minučių, kurių metu sistema apklaustų kiek norima tiekėjų.

Kaip tai yra galima, kad toks didelis darbas, kaip dešimčių tiekėjų šimtų pozicijų apklausa, užima tiek mažai laiko?

Sprendimas labai paprastas. Medžiagas iš anksto sugrupuojame ir kiekvienai medžiagų grupei  priskiriame galimus tiekėjus.

Tada programa, turėdama medžiagų paraiškų duomenis , po vadybininko komandos, suformuoja paklausimus visiems tiems tiekėjams, kurie gali pateikti reikalingas medžiagas ir išsiunčia jiems laiškus.

Tiekėjai gavę laišką patys įveda savo kainų pasiūlymus per atsiųstą formą į duomenų bazę.

Toliau programa parodo gautas kainas vadybininkui, kuris nusprendžia iš kurio tiekėjo užsakyti medžiagas įvertindamas kainas ir kitus faktorius.

Aprašyta aukščiau kainų apklausos Internetu sistema ne tik padeda apklausti daugiau tiekėjų kad surasti geriausiais kainas, bet ir padeda jas sumažinti nes automatiškai sukuria tam tikrą aukcioną tarp tiekėjų kas pateiks mažesnes kainas. Tiekėjams ,kurie pateikė didesnes kainas, programa automatiškai du kartus siunčia pranešimus, kad jų kaina didesnė už konkurentų ir jie gali jas sumažinti, ką jie, be abejo, ir padaro.

Medžiagų užsakymas iš tiekėjų

Kad užsakyti medžiagas iš tiekėjų, reikia kiekvienam tiekėjui parašyti elektroninį laišką su užsakymų, kuriame išvardinti kokių ir kiek medžiagų reikia, surašyti kokiomis kainomis buvo sutarta jas pirkti. Kadangi medžiagų projektams perkama daug, tai ir laiko tas darbas užima nemažai.

Dažnai medžiagų užsakymai daromi telefonu, bet tai irgi užima ne ką mažiau laiko,  be to padidėja klaidų tikimybė, kad tiekėjas atsiųs ne tas medžiagas blogai išgirdęs užsakymą.

Kita bėda tokio užsakymo būdo, kai užsakinėja vieni žodžiu ar elektroniniu paštu, o kiti gavę sąskaitą pajamuoja, yra ta, kad gavus medžiagas sunku sutikrinti ar tikrai medžiagos atsiųstos tomis kainomis kaip buvo sutarta telefonu, todėl yra tikimybė, kad jos kartais turės didesnes kainas negu buvo suderėta.

Kai vienu metu reikia užsakinėti daug medžiagų keliems projektams, nebepakanka laiko tai atlikti laiku, todėl gali vėluoti jų atvežimas į objektą ir prastovėti darbai belaukiant medžiagų.

Šių problemų sprendimas būtų automatizuoti medžiagų užsakymo procesą kartu su kainų apklausų ir medžiagų pajamavimo procesais.

Tiekimo vadybininkas, pasirinkęs darbų vadovų paraiškas, matydamas gautas po kainų apklausos tiekėjų kainas, pasirenka iš kurių tiekėjų užsakyti, o programa suformuoja ir išsiunčia el. laiškus su užsakymais tokia pat forma kaip ir kainų apklausoje tiekėjams.  Užsakymo laikas sutrumpėja 99% . Nauda bus ne tik kad sutaupysite  etatą ar daugiau tiekimo skyriuje, bet ir tai, kad greičiau įvykdysite darbų vadovų užsakymus.

Medžiagų gavimo apskaita

Paprastai statybų bendrovėse užsakytos medžiagos dažniausiai su važtaraščiu tiekėjas tiesiai atveža į objektus, kur darbų vadovai patikrina kiekius ir pasirašo ant važtaraščio, o po to buhalterija, gavusi sąskaitas, duomenis suvedinėja į įmonės apskaitos programą.

Kadangi statybų bendrovės daug užsako medžiagų, tai daug laiko užima ir jų gavimo registracija apskaitos sistemoje. Rankiniu būdu suvedant duomenis ne tik tam sugaištama daug laiko, bet atsiranda įvedimo klaidos.

Apskaitininkams nematant medžiagų užsakymo, sunku sukontroliuoti ar tiekėjai atsiuntė medžiagas sutartomis kainomis.

Dar viena problema kyla, kai kažkurios  medžiagos užsakomos į centrinį sandėlį didesniais  kiekiais, o iš jo paskirstomos objektams. Kadangi skirtingi tiekėjai tas pačias medžiagas kartais vadina skirtingai, tai ieškant medžiagas sandėlyje galime nepamatyti kad jas turime, nes ieškojome ne tuo pavadinimu ir tada medžiagos kaupiai nepanaudotos sandėliuose.

Automatizavus medžiagų užsakymo procesą kartu su jų gavimo apskaitos procesų galime lengvai išspręsti minėtas problemas ir sutaupyti 90% laiko medžiagų gavimo registracijai ir pajamavimui. Kadangi užsakius medžiagas visi duomenys apie tai kam užsakėm, kokias medžiagas ir po kiek jau yra duomenų bazėje, tai belieka tik sutikrinti ar tiekėjas viską atsiuntė teisingai ir pataisyti jei yra leidžiami skirtumai.

Kadangi atkeliauja iš tiekėjo ne visas dokumentas užsakytoms medžiagoms o du,-pradžioje važtaraščiai kiekvienam užsakymui, o po to bendra, dažniausiai už mėnesį,  sąskaita- faktūra, todėl ir medžiagų gavimo apskaitą geriausiai atlikti dviem etapais.

Pradžioje , geriausiai kad darbų vadovas, pasirinkęs tiekėjo užsakymą patikrintų užsakytus kiekius ir patvirtintų kad užsakymas įvykdytas, o paskui,  gale mėnesio, buhalterė matydama visų važtaraščių suminius duomenis, sutikrintų su gautos sąskaitos duomenimis ar teisingos kainos  bei įrašytų faktūros Nr. ir datą.

Toks sprendimas ne tik sutaupys apskaitininkų laiką pajamavimui, bet ir padės išvengti duomenų įvedimo klaidų, dėl kurių paieškos buhalteriai dažnai sugaišta daug laiko.

Medžiagų nurašymas projekto atliktiems darbams

Statybų bendrovėse kad nurašyti medžiagas darbų vadovai ruošia ranka medžiagų nurašymo aktus. Tai jiems užima nemažai laiko.

Po to, iš tų aktų buhalterija suveda duomenis į apskaitos programą . Rankinis medžiagų nurašymo duomenų suvedimas į apskaitos programą užima daug laiko, galimos įvedimo klaidos, kurių paieškai vėl gaištamas laikas.

Šių problemų sprendimas, kuris leidžia sutaupyti 99% dabar sugaištamo šiems darbams laiko, yra medžiagų nurašymo proceso automatizacija. Tai labai paprasta padaryti, kai yra automatizuoti medžiagų užsakymo ir gavimo registracijos procesai.

 Kadangi valdymo sistemoje yra duomenys, kokių medžiagų reikėjo atliktiems už periodą darbams ir kokios medžiagos tiems darbams buvo gautos, tai tam kad jas nurašyti tereikia tik paspausti mygtuką! Ir jokio laiko gaišimo, jokių klaidų. Kartu iš karto matome kokios buvo faktinės išlaidos projektams tą mėnesį.

Medžiagų užsakymas objektams iš centrinio sandėlio

Kai kurios statybų bendrovės dalį  medžiagų užsako ir laiko  centriniame sandėlyje, iš kurio vėliau medžiagos pagal darbų vadovų paraiškas vežamos į objektus.

Naudojant buhalterinės apskaitos programas, medžiagų sandėlio apskaita dažnai vykdoma pavėluotai. Todėl kai medžiagų prireikia objekte kartais nėra galimybės operatyviai patikrinti ar reikalingos medžiagos yra centriniame sandėlyje, todėl nors realiai jos yra, bet to nesimato, todėl medžiagos naujai perkamos, kaupiasi atsargos sandėliuose, įšaldomos įmonės lėšos.

Jei medžiagos yra sandėlyje, tai jų perkėlimo   dokumentų forminimas ir apskaita užima nemažai rankinio darbo.

Automatizavus aukščiau aprašytus procesus medžiagų likučiai bus matomi realiu laiku. Sistema parodo ar darbų vadovo paraiškoje esančios medžiagos yra centriniame sandėlyje ar ne. Jei yra, tiekimo vadybininkas  tada neužsako iš tiekėjų, o patvirtina užsakymą medžiagų perkėlimui .

Kokią finansinę naudą gausite įdiegę AIVA medžiagų tiekimo  valdymo ir apskaitos sistemą?           

1)   Sutaupysite atlyginimus medžiagų apskaitai, nes 90% sumažės darbo medžiagų pajamavimui ir nurašymui

2)   Apie 3-5% pigiau nupirksite medžiagas dėl geresnio planavimo ir kainų apklausos vykdomos aukciono būdu

3)   Mažiau turėsite nuostolių dėl tiekėjų „klaidingų“ kainų bei medžiagų grobstymo dėka geresnės kontrolės

Sistemos privalumai

Palyginus su kitais žinomais programiniais sprendimais medžiagų tiekimo valdymui ir apskaitai AIVA programa pasižymi šiais privalumais

a)      Medžiagų valdymas vyksta iš projekto grafiko panaudojant sąmatos duomenis

b)     projekto medžiagų kainų apklausa vyksta aukciono principu  Internetu tiesiogiai iš programos. Tiekėjai patys įveda savo siūlomas kainas.

d)     visai nėra rankinio duomenų įvedimo darbo užsakant medžiagas, jas pajamuojant ir nurašant projektui.