Daugumoje inžinerinių ir elektros darbų įmonių valdymo funkcijos mažai automatizuotos- pasiūlymo kainos skaičiavimui ir ruošimui naudojama Excel programa, darbų planai taip pat sudaromi Excel faile, darbų paskirstymas ir kontrolės vyksta dažnai žodžiu.

Dėl to duomenys po kelis kart perrašinėjami, tam gaištamas laikas, atsiranda klaidos. Sunku kontroliuoti darbų vykdymo procesą, atlyginimų apskaičiavimas už atliktus darbus reikalauja nemažai rankinio darbo. Dėl šių priežasčių darbų efektyvumas nepakankamas, užsakymai vėluoja, nepatenkinti klientai, o tai veda prie mažesnių pajamų.

Mes siūlome AIVA programos pagalba automatizuoti visus valdymo procesus- nuo klientų paklausimų registravimo ir jų duomenų bazės sudarymo, iki užsakymo įvykdymo registracijos ir sąskaitos faktūros atspausdinimo. Žemiau schemoje parodyti programos pagalba automatizuojamos valdymo funkcijos ir jų galima pasiskirstymas tarp įmonės padalinių.

Programos diegimas

Programos diegimo metu paruošiami darbuotojų, klientų, tiekėjų, paslaugų ir naudojamų dažniausiai medžiagų žinynai.

Darbų užsakymas

Gavus kliento paklausimą  registruojamas ar pasirenkamas klientas, pasirenkami iš katalogo darbai ir medžiagos ir sudaroma darbų sąmatą. Sąmatą galima taip pat importuoti, jei ji jau buvo padaryta kita programa.

Sudarius sąmatą, programa gali suformuoti komercinį pasiūlymą, sutartį, sąskaitą išankstiniam mokėjimui. Klientui užsakius darbus, užsakymas perduodamas į darbų planą, o medžiagų užsakymas- į užsakymų tiekimui planą

Medžiagų užsakymas

Iš medžiagų užsakymo plano pasirinkus užsakymą, programa parodo iš ko galima užsakyti medžiagas ir suformuoja laiškus su užsakymais pasirinktiems tiekėjams, Gavus medžiagas, kad užpajamuoti tereikia tik patvirtinti gavimą. Jei darbuotojai patys perkasi kliento užsakymui medžiagas, tada pasirinkus kliento užsakymą, tereikia tik patvirtinti kad medžiagos gautos, įrašyti kainas ir dokumento Nr.

Darbų vykdymas

Darbų užsakymų plane pasirinkus užsakymą priskiriami darbams vykdytojai ir terminai.

Jei darbai trumpalaikiai, kuriems reikalinga suderinti su klientais laiką, kuriomis valandomis galima atvykti vykdyti darbus pas užsakovą, tada darbai detaliau planuojami kalendoriuje įvertinant kliento norus ir darbuotojų užimtumą kitais darbais.

Paskirtas užduotis darbuotojams galima atspausdinti ir įteikti arba išsiųsti iš programos el. laišku. Kita galimybė- naudoti telefono aplikacija, kurį parodo vykdytojams jiems priskirtus darbus.

Darbuotojai pradėję ir įvykdę darbus arba praneša telefonu jų vadovui ir jis užregistruoja tai darbų plane arba patys tai padaro per telefono aplikaciją. Programa suformuoja ataskaitą ir  apskaičiuoja atlyginimus vykdytojams nuo atliktų darbų.

Darbų atlikimo akto ir sąskaitos spausdinimas

Atlikus darbus pasirenkamas kliento užsakymas ir programa suformuoja pagal pasirinktą šabloną darbų atlikimo aktą. Kai akta užsakovas patvirtina, pasirenkamas kliento užsakymas ir programa suformuoja sąskaitą faktūrą. Ją atspausdinus nurašo medžiagas , paskaičiuoja užsakymo savikaina.

Iš šių duomenų suformuojamos įvairios pardavimo ataskaitos.

Kompleksiškai automatizavus darbo su potencialiais    klientais,  darbų planavimo ir kontrolės, medžiagų tikimo ir apskaitos procesus nebeliks duomenų perrašinėjimo ir klaidų, nes jie keliaus iš vieno proceso į kitą, geriau planuosite darbus ir realiame laike kontroliuosite jų vykdymą, praktiškai be papildomų sąnaudų apskaitysite sunaudotas darbų atlikimui medžiagas ir  įdiegsite apmokėjimo nuo atliktų darbų sistemą

Įdiegę AIVA programą gausite realią ekonominę naudą, kadangi:

1)     Efektyviau,- iki 30%, panaudosite pagrindinius įmonės resursus,-specialistus kurie atlieką darbus, kadangi:

a.      Geriau planuosite darbus ir bus mažiau prastovų dėl nelaiku pateiktų medžiagų, ar kad nebuvo suplanuoti darbai vykdytojams

b.      Geriau kontroliuosite darbų vykdymą, bus mažiau laiko švaistymo

2)     Sumažinsite iki 25% darbo laiko sąnaudas valdymui, nes:

a.      Greičiau paruošite komercinius pasiūlymus, sutartis, sąskaitas išankstiniam mokėjimui, aktus ir sąskaitas faktūras

b.      Greičiau užsakysite ir užpajamuosite, bei nurašysite medžiagas, nes tam tikslui nereikės specialiai įvedinėti duomenų

c.      Negaišite laiko darbų apskaitai ir atlyginimų apskaičiavimui nuo atliktų darbų, nes tai automatiškai padarys sistema .

Kuo geresnė mūsų sistema už kitas programas?

Palyginus su kitomis žinomomis,- ERP, CRM, Buhalterinės apskaitos lietuviškomis ir užsienio programomis, kuriomis naudojasi paslaugų įmonės, AIVA programa turi eilę privalumų:

1)     AIVA programa lengvai  pritaikoma bet kokių paslaugų kainų skaičiavimui, pati suformuoja įvairius dokumentus ir atlieka komercinio darbo apskaitą

2)     AIVA programa turi plačiausią funkcionalumą-ji  vienoje sistemoje apjungia visas tas funkcijas, kurias paprastai atlieka kelios programos kaip CRM, Sandėlio apskaitos, Darbų valdymo, Buhalterinės apskaitos, Įrankių apskaitos, Darbo laiko apskaitos, tame tarpe Objektuose.

todėl nebereikia daug kartų įvedinėti duomenis į kelias programas, nesidubliuoja duomenys, taupomas darbuotojų laikas, išvengiama duomenų įvedimo klaidų, sprendimai efektyvesni negu juos darant atskirai, mažesnė suminė programinės įrangos kaina.

3)     AIVA programa skirtingai nuo kitų sistemų ne tik apskaitos sistema, kurioms kad gauti ataskaitas reikia įvesti duomenis, o procesų valdymo sistema, kurioje duomenys iš vieno proceso perduodami į kitą procesą, todėl ji labiausiai automatizuoja valdymo darbus, o rankinio duomenų įvedimo beveik nebelieka