Aktyviai dirbant su klientų paklausimais kad gauti užsakymą reikalinga atlikti nemažai valdymo užduočių-susitikti su klientų, paruošti pasiūlymą, paskambinti klientui, pataisyti pasiūlymą, perduoti kliento užsakymą gamybai ir t.t.. Šias užduotis vadybininkai planuoja arba užrašų knygutėje arba viename iš žinomų elektroninių kalendorių ( Outlook, Google, ir pan.). Toks  planavimo būdas  užima nemažai laiko, duomenys nekaupiami centralizuotai. Išėjus vadybininkui iš darbo jie neretai visai dingsta.

Duomenys apie potencialius klientus įmonėse saugomi įvairiose failuose, kurie kartais prieinami tik jų autoriui, todėl dažnai jie dubliuojami, vienam klientui gali būti išsiųsti iš dviejų įmonės padalinių skirtingi komerciniai pasiūlymai tai pačiai paslaugai, jei klientas užklaus vienu metu abu padalinius, duomenys apie klientus registruojami po kelis kartos (pasiūlymuose, apskaitos sistemoje ir kt.) dėl ko padidėja vadybininkų darbo sąnaudos, didelė tikimybė kad atsiras klaidos.

AIVA programa padės Jums išspręsti šias problemas automatizuodama paklausimų registravimo, darbo su paklausimais  užduočių formavimo,   planavimo, perdavimo kitiems vykdytojams, įvykdymo registracijos bei atlikimo kontrolės funkcijas. 

Modulio funkcijos ir  darbo su programa eiga pavaizduota žemiau paveikslėlyje

Registruojant naujo  kliento paklausimą, įvedami apie jį duomenis į kliento kortelę. Iš šių duomenų programa suformuoja klientų duomenų bazę, kurioje programa rodo ne tik klientų anketinę informaciją, bet ir , jei naudojami kartu ir kiti AIVA programos moduliai, sukauptą darbo su kliento paklausimais eigoje informaciją- pasiūlymus ir užsakymus, užsakytus produktus ir kt.

Gavus klientų paklausimus (užklausas) jei registruojami programoje. Užregistravęs kliento paklausimą vadybininkas planuoja tolimesnius darbo su kliento paklausimų veiksmus. Suplanuotą užduotis automatiškai patenka į vadybininko darbo planą arba jis gali perduoti užduoti kitam vadybininkui į jo planą

Programa  sudaro bendrą darbo su klientų paklausimais užduočių planą  kiekvienam vadybininkui.  Vadovai gali pažiūrėti visų darbuotojų planus

Vadybininkui patvirtinus kad jis įvykdė suplanuotą užduotį, planuojama tolimesnio darbo su paklausimu užduotis. Pav. patvirtinus kad komercinis pasiūlymas paruoštas, planuojama paskambinti klientui dėl šio pasiūlymo.

Realizuota automatinio sekančios užduoties planavimo funkcija. Kai vadybininkas patvirtina kad užduotis atlikta programa suplanuoja ir  užregistruoja kitą užduotį.

Dirbdami su užduočių valdymo programa kartu sukaupsite esamų ir potencialių klientų duomenų bazę

Klientų duomenų bazėje kaupiami anketiniai klientų duomenys kaip:

•     Įmonių pavadinimai, kodai, adresai
•       Kontaktinių asmenų duomenys
•       Pardavimams reikalinga informacija-kainų lygiai, nuolaidos, specialios kainos
•        Marketingui reikalinga informacija (veikla, dydis ir pan.)

 Be to, sukaupimai ir pardomi kliento kortelėje  sukaupti darbo su klientu eigoje duomenys:

*        Kliento daryti paklausimai ir užsakymai, aptarnavimo sutartys

*        Klientui siūlytos ir nupirktos prekės (paslaugos, gaminiai)

*        Ankstesni su klientais veiksmai (skambučiai, susitikimai, pasiūlymai ir pan.)

*        Kliento dokumentų failai (sutartys, aktai, brėžiniai ir pan.)

*        Kliento pirkimų apimčių statistika

*        Kliento skolos

*        Klientui siųsti naujienlaiškiai.

Kodėl naudinga įsidiegti AIVA užduočių valdymo sistemą:

• AIVA valdymo užduočių planavimo sistema padės Jums nepamiršti kliento paklausimo ir greičiau bei su didesne tikimybe gauti užsakymą ir taip padidinti tiek savo tiek įmonės pajamas.
• Vadybininkams reikės daug mažiau laiko sugaišti užduočių planavimui atlikimo registracijai ir ataskaitoms-90% šio darbo atlieka programa.
• Vadovams bus patogu kontroliuoti darbuotojų planus, nes kiekvienu momentu galima plane pamatyti ką planuoja darbuotojas ir ką jis jau atliko.

Sistemos privalumai:

• Automatizuoja darbo su klientais valdymo procesą,-planavimą, vykdymo kontrolę ir analizę, o ne tik duomenų registraciją
• AIVA darbo su klientais valdymo sistema yra dalis įmonės valdymo sistemos, todėl įmonei nereikia įsigyti kelių programų. Kliento kortelėje kaupiasi duomenys ne tik iš darbo su klientais, bet ir iš kitų automatizuojamų valdymo procesų
• Užduočių planavimo sistema gali būti suintegruota ir su E-komercijos sistema- jei svetainės lankytojas nori pasiteirauti apie kuri nors produktą svetainėje automatiškai užregistruotas paklausimas sukuria užduotį planavimo sistemoje atsakingam už produktą vadybininkui.
• Užduočių valdymo modulį naudojant kartu su Komercijos moduliu, iš užduočių plano galima tiesiogiai pereiti prie vykdymo funkcijų. Pav. suplanavus paruošti Komercinį pasiūlymą ir po to pasirinkus užduotį ir ant jos paspaudus pele patenkame į formą, kurioje ruošiamas komercinis pasiūlymas.