Komercinių pasiūlymų ir kitų dokumentų ruošimas, užsakytų paslaugų darbų plano bei ataskaitų sudarimas užima nemažai vadybininkų laiko. Sutapyti daug laiko ir našiau dirbti su klientais Jums padės AIVA 9001 programinė įranga.

AIVA 9001 Komercjos modulio programos pagalba automatizuosite visą užsakymų gavimo procesą- nuo klientų paklausimų registravimo, komercinių pasiūlymų, sutarčių, bei sąskaitų ruošimą,  siuntimą klientams, iki ataskaitų suformavimo ir atlyginimų vadybininkams apskaičiavimo ataskaitos.

Žemiau paveikslėlyje pavaizduotas automatizuojamas procesas

Gavus kliento paklausimą paslaugoms pasirenkamas ar įvedamas klientas ir sistema užregistruoja paklausimą. Registruojant paklausimą galima įkelti failus, aprašyti kliento poreikius.

Toliau paklausimui pasirenkamos ar įvedamos paslaugos ir jų kainos. Programa suformuoja paslaugų sąmatą.

Iš paruoštos sąmatos programos pagalba galima suformuoti įvarius aprodytus paveikslėlyje dokumentus ir išsiųsti tiesiai iš programos elektroniniu paštu.

Jei klientui nepatiko pasiūlymą sąmatą galima redaguoti ir išsiųsti pasiūlymą iš naujo.

 Jei klientui patiko pasiūlymą, tada iš jo galima suformuoti sąskaitą išankstiniam mokėjimui, ar paslaugų pardavimo-pirkimo sutartį. Sutarties automatizuotam suformavimui naudojami šablonai, kuriuos įmonė gali nesunkiai pasiruošti pati.

Jei tam kad įvykdyti kliento užsakymą reikalinga atlikti tam tikrus darbus, komercinį pasiūlymą patvirtiname kaip kliento užsakymą. Patvirtinimą galimą iš programos išsiųsti elektroniniu paštu klientui. Iš patvirtintų užsakymų programa suformuoja užsakymų darbų planą. Įsigijus kitus AIVA programos modulius, užsakytus darbus galima valdyti-planuoti vykdytojus, registruoti įvykdymą, paskaičiuoti atlyginimą vykdytojams arba užsakyti iš subrangovų ir vesti užsakytų darbų apskaitą.

Atlikus darbus, pasirinkus užsakymą programa automatiškai suformuos sąskaitą-faktūra klientui.

Iš komercinių pasiūlymų, užsakymų ir sąskaitų duomenų programa suformuoja įvairias ataskaitas, tame tarpe atlyginimų vadybininkams nuo asmeninių pardavimų pelno paskaičiavimo ataskaitą.

Ataskaitos

Visi duomenys kaupiami duomenų bazėje, iš kurių programa suformuoja realaus laiko registrus-ataskaitas  ir statistines ataskaitas.

Realaus laiko ataskaitos:

• Klientų paklausimų registras. Iš šio registro galima ruošti komercinius pasiūlymus
• Komercinių pasiūlymų registras-ataskaita. Iš šio registro galime redaguoti komercinius pasiūlymus, paverčiant juos Užsakymais
• Užsakymų planas-ataskaita. Iš šio registro galime įvesti apmokėjimus, spausdinti sąskaitas faktūras

Statistinės ataskaitos:

• Pardavimų ataskaita pagal klientus
• Pardavimų ataskaita pagal paslaugas
• Pardavimų ataskaita pagal vadybininkus
• Vadybininkų atlyginimų paskaičiavimo ataskaita nuo asmeninių pardavimų pelno

Tam kad įsidiegti sistemą reikalinga :

• sukurti savo teikiamų paslaugų duomenų bazę. Tam sudaromas programoje paslaugų katalogas-kainininkas su paslaugų aprašymais. Vėliau pastoviai jį galėsite papildyti atsiradus naujoms paslaugoms, pav., naujų projektų finansavimui.
• Paruošti esamų ir potencialių klientų duomenų bazę. Pradžioje galima suimportuoti jau turimus duomenis iš Excel failų ir buhalterinės apskaitos sistemos ir vėliau ji papildyti per programą ranka.
•  Paruošti teikiamų klientams paslaugų subrangovų duomenų bazę.  
• Suvesti į duomenų bazę darbuotojus, paskirti jiems darbo su sistema teises, prisijungimo slaptažodžius.