Sistemos pagalba galima paruošti pasiūlymus įvairiems projektams- kuriems reikalinga atlikti tik darbus, arba ir darbus ir pateikti įrangą, atlikti konstravimo -projektavimo darbus. Priklausomai nuo to kokius projektus vykdo įmonė, turi buhalterinės apskaitos programą ar ne galima pasirinkti reikalingus programos modulius trumpai aprašytus žemiau.

Projektavimo darbų ir jų įkainių katalogas

Per programos Katalogo modulį galima sudaryti įmonės atliekamų darbų įkainių duomenų bazę. Darbai kataloge gali būti sugrupuojami pagal paskirtį, pateikiami darbų aprašymai. Darbams įrašomi valandiniai įkainiai.

Dažnai projektas, susideda iš kelių darbų, todėl tam kad vėliau būtų lengviau paruošti komercinius pasiūlymus  ir planuoti projektų valdymą, iš anksto kataloge paruošiami darbų komplektai. Toliau ruošiant klientui komercinį pasiūlymą tereikės tik pasirinkti reikiamą komplektą, patikslinti komplektą sudarančių darbų trukmes, nuo kurių programa paskaičiuos projekto kainą.  Darbų kompleksų pavyzdžiais gali būti  techninis projektas, darbo projektas ir pan.

Progrma leidžia skaičiuojant darbų kainas įvertinti ne tik darbo laiko užduočių atlikimui kainą, bet ir netiesiogines išlaidas, pridėtines išlaidas, bei išlaias papildomų priemonių įsigyjimui. Skaičiavimai bus vykdomi pagal numtytus darbų kataloge  šių išlaidų procentus

Per Katalogo modulį į duomenų bazę galima įvesti ir vykdomų projektų aprašymus, įkelti projekto failus ir tokių būdu kaupti projektų aprašymų archyvą

Klientų paklausimų ir konkursų  registravimas ir veiksmų su klientais planavimas

 Per programos CRM modulį įvedami esami ir potencialūs klientai , registruojami jų paklausimai . Registruojant paklausimus galima prie jo įkelti kliento atsiųstus failus. Atskiras registras numatytas konkursų registravimui ir duomenų apie konkursus kaupimui

Programos CRM dalis leidžia planuoti kontaktus su klientais,-telefoninius skambučius, susitikimus ir kt. registruoti įvykdymą. Programa sudaro kiekvieno vadybininko darbo planą ir primena apie kontaktus.

Valdymo užduočių planavimo sistema padeda organizuoti darbą, paskirstyti užduotis ir  kontroliuoti kaip juos vykdomos. O tai padeda laiku paruošti komercinius pasiūlymus ir daugiau laimėti klientų

Projektų sąmatų, komercinių pasiūlymų ir sutarčių sudarymas

Programos pagalba galima sudaryti projektavimo darbų sąmatą ir iš jos  suformuoti komercinius pasiūlymus, o iš komercinių pasiūlymu –sutartis, bei perduoti klientų užsakymus vykdymui.

Formuojant komercinį pasiūlymą, priklausomai nuo užduoties sudėtingumo kiekvienai projekto daliai gali būti parenkama daugiau ar mažiau jo sudėtinių dalių ir taip paskaičiuojama kiekvienos dalies ir viso projekto kaina.

Skaičiuojant projekto darbų kainas progrma įvertina ne tik darbo laiko trukmę ir kainą bet ir netiesiogines bei papildomas išlaidas.

Sudarius projekto sąmatą, parašomas laiškas, programa suformuoja galutinį pasiūlymą su įmonės rekvizitais ir ruošusio pasiūlymą rekvizitais. Pasiūlymas gali būti išsiųstas elektroniniu paštu tiesiogiai iš programos, atspausdintas , arba išsaugotas PDF formate ir išsiųstas, bei failas išsaugotas duomenų bazėje.

Išsiųstą pasiūlymą galima vėliau redaguoti , išsaugoti naujos redakcijos kopiją, išsiųsti elektroniniu paštu.

Klientui užsakius projektą, iš komercinio pasiūlymo gali būti suformuojama sutartis, programiškai  įkeliant į Word ‘o šabloną reikalingus duomenis.

Klientui pasirašius sutartį progrmaoje patvirtnmas užsakymas darbų vykdymui ir automatiškai registruojamą sutarčių registre sutartis.

Komercijos modulis gali būti papildytas subrangovų kainų apklausos ir siūlomų darbų Ganto grafiko sudarymo moduliais.

Subrangovų kainų apsklausos modulis padeda labi greitai apklausti potencialių projekto darbų subrangovus Internetu ir gautas geriausiais kaina tiesuogiai panaudoti konkurencingos pasiūlymo sąmatos sudarymui.

Jei projekto užsakovas reikaluja kartu su komercinių pasiūlymu pteikti ir siūlomų projektų dabų kalandorinį Gano grafiką, jį jlengvai suformuosite iš komercinio pasiūlymo sąmatos planavimo modulio pagalba.

Šis darbo su klientais sprendimas:

1)     leidžia greitai ir lengvai užfiksuoti visus kontaktus su klientais ir padeda jų nepamiršti

2)     sukaupia informaciją apie darbą su klientais

3)     padeda greitai suformuoti dokumentus-komercinius pasiūlymus ir sutartis, taupo vadybininkų laiką, dokumentai kaupiami duomenų bazėje

4)     Leidžia sukaupti duomenų bazėje sukurtų klientams projektų failus, jų versijų kopijas.

Visa tai padeda geriau dirbti su klientais ir sutaupyti vadybininkų darbo laiką, bei sukauti visą reikalinga informaciją duomenų bazėje.

Projektų darhų planavimo ir Ganto grafiko sudarymo modulis

Kai užsakymas perduodmas vykdymui, programa suformuioja projektų vykdymo registrą, iš kurio gali būti sudarytas projekto vykdymo kalendorinis Ganto grafikas.

Ganto grafikas sudaromas pusiau automatiškai, panaudojant užsakymo sąmatos duomenis.

Projekto vyldymo eigoje sąmatą galima koreguoti, kartu paliekant nekeistą sutarties sąmatą..

Projekto Ganto grafike suplanuojami darbų vykdymo terminai ir vykdytojai.

Programa suformuoja projekto vykdymo finansinę ataskaitą, kurioje išdėsto menesiais planuotas ir faktines išlaidas.

Faktinnės išlaidos apskaičiuojamos pagal faktiškai sugaištą darbams laiką, faktinius darbuotojų atlyginimus, bei faktines pridėtinių išlaidų sąskaitas ir sąskaitas papildomų priemonių įsigyjimui.

Projektų darbų vykdymo valdymas

Iš klientų pasiūlymų suformavus kliento užsakymą, numatyti vykdymui darbai persiduoda į darbų vykdymo planą.

Darbų įvykdymo terminai ir vykdytojai į šį planą patenka iš projekto kalendorinio grafiko, kuri sudaro projekto vadovas naudodamasis projekto sąmata.

Darbų vadovas darbų plane mato visus projektus ir reikalingus įvykdyti darbus , terminus ir vykdytojus. Jis gali atsispausdinti darbų vykdymo paskyrą, kurioje bus nurodytas projekto numeris, užsakovas ir darbų vykdymo terminai bei vykdytojai.

Vykdytojas gali matyti sau paskirtų darbų planą pagal visus vykdomus projektus.

Vykdytojas įvykdęs paskyroje nurodytus darbus, apie tai atžymi darbų plane.

Įvykdžius darbus, programos pagalba gali būti suformuojami darbų įvykdymo aktai ir patalpinami į duomenų bazę.

Darbų planas parodo darbų vadovui kai vykdomi darbai. Be to, programa informaciją apie darbų įvykdymą panaudoja atlyginimo nuo išdirbio paskaičiavimui.

Telefono aplikacija užduočių pateikimo vykdytojams ir atlikimo registracijai

Jei projekto  darbai turi būti vykdomi pas Užsakovą, užduočių pateikimui vykdytojams galima panaudoti AIVA darbų aplikaciją telefonui. Aplikacija parodo darbuotojams jiems paskirtus darbus ir terminus. Darbuotojai pradėję darbą aplikacijoje nesunkiai gali užregistruoti kad darbas pradėtas, o pabaigus, kad užbaigtas, be padaryti atlikto darbo foto. Aplikacija automatiškai užregistruoja kada pradėtas ir kada pabaigtas darbas ir įkelia fotografijas prie projekto darbų. Šią informaciją mato darbų vadovas programoje realiu laiku, todėl gali paprastai kontroliuoti kaip vykdomi darbai

Paslaugų užsakymas iš subrangovų ir apskaita

 Programoje numatyta galimybė paslaugas užsakyti pas subrangovus.

Užduotis darbų užsakymui iš subrangovų patenka suformavus iš komercinio pasiūlymo kliento užsakymą, o datos kada subrangovai turi pradėti ir pabaigti darbus-iš projekto grafiko.

Projekto vadovas ar kitas , atsakingas už darbą su subrangovais darbuotojas, išsiunčia pasirinkęs iš užsakymų subrangovams sąrašo laišką su darbų užsakymų subrangovui.

Jei projekto sąmatoje buvo numatyta įranga ar kitos medžiagos, jos užsakomos per programą analogiškai kaip ir darbai subrangovams.

Paslaugų ir medžiagų projektams apskaita

Kai subrangovas atlieka darbą ir atsiunčia sąskaitą, pasirinkus užsakymą patirtinamas jo įvykdymas ir tuo pačių užpajamuojama sąskaita.

Analogiškai užpajamuojamos projektui ir medžiagos bei įranga..

 Subrangovų įvykdytų darbų kaina bei medžiagos patenka į projektą kaip faktinės projekto išlaidos.

Pasirinkus projektą  programa suformuoja PVM sąskaitą faktūrą atliktiems darbams bei pardavimų ataskaitas

Konstruktorių darbų valdymas

Komercijos modulyje projektui priskyrus darbus, kuriuos turi atlikti konstruktoriais, programa sudaro konstruktorinių darbų valdymo planą.

 Iš šio plano pasirinkus darbus, juos galima priskirti tam tikriems konstruktoriams.

Konstruktoriai jiems  priskirtus darbus mato darbų plane, kur gali paprastai užregistruoti kada pradėjo ir kada pabaigė darbus, įkelti atliktų brėžinių failus.

Egzistuoja galimybė, jei bus naudojamas darbų automatinio planavimo modulis, kad darbus paskirstytų ir suplanuotų jų atlikimo terminus programa bei parodytų darbų planą Ganto grafike.

Atlyginimų paskaičiavimas nuo įvykdytų darbų

Programa paskaičiuoja darbuotojams, kurie dirba su programa atlyginimus ir suformuoja ataskaitą , kurioje parodo kokius darbus atliko kiekvienas darbuotojas.

Priklausomai nuo suteiktų teisių , galima peržiūrėti visų darbuotojų paskaičiuotus atlyginimus arba tiks savo atlyginimą už mėnesį arba pasirinktą periodą.

Pardavimo vadybininkams atlyginimas paskaičiuojamas pagal paskirtą darbuotojui procentą nuo jo paraduotų projektų pelno

Darbų Vykdytojams programa paskaičiuoja atlyginimą nuo atliktų darbų įkainių.

Šis sprendimas padeda be papildomų administravimo darbo sąnaudų įdiegti darbuotojų skatinimo sistemą nuo darbo rezultatų, bei tuo pačiu padidinti įmonės darbo našumą ir pelną.

Buhalterinė apskaita

Buhalterinei finansinei apskaitai galima panaudoti arba AIVA |Buhalterijos ir Turto modulius, arba  padaryti sąskaitų failo perdavimą į įmonės jau turimą buhalterinės apskaitos programą.

AIVA buhalterijos modulis suformuoja visas reikalingas buhalterines ataskaitas bei mokėjimus tiekėjams ir klientų