Įmonės darbuotojų paraiškos parodomos   užsakymų tiekimui sąraše (paraiškų sąraše).

Užsakymų tiekimui sąraše programa leidžia pasirinkti vieną ar kelias paraiškas kainų apklausai bei pirkimų užsakymų tiekėjams formavimui ir siuntimui .

 Užsakymų sąraše tiekimui programa rodo:

·       Užsakymo  paraiškos numerį

·       Padalinio pavadinimą

·       Darbuotojo padariusio užsakymą pavardę

·       Kada padaryta paraiška tiekimui,

 Pasirinkus paraišką, programa parodo:

·          Užsakytos medžiagos pavadinimą (toliau "prekė")

·          Reikalingą kiekį

·          Prekės normą, kiek jos turi būti sandėlyje

·          Kiekį, kuris yra sandėlyje,

·          Kiekį, kuris užsakytas iš Tiekėjo, bet dar negautas

·          Galimi prekės Tiekėjai ir jų pardavimo kainos.

Toliau galima atlikti pasirinktai paraiškai,-visoms arba tam tikroms jos pozicijoms, arba Kainų apklausą arba užsakymą pirkimui.

Kainų apklausa

Kainų paklausimų suformavimas tiekėjams

Pasirinkus paraišką kainų apklausai pirmiausia pasirenkami tiekėjai. Tiekėjai gali būti iš anksto priskirti Kataloge prekių, gaminių  ar paslaugų grupėms, todėl kainų apklausai vykdyti iš naujo nebereikia kiekvienai apklausiamai pozicijai priskirinėti tiekėjų.

Toliau programos pagalba suformuojami paklausimai kainų apklausai ir išisunčiami tiesiogai iš programos elektroniniu paštu pasirinktiems tiekėjams.

 Tiekėjų kainų pasiūlymų įrašymas Interntu į programos duomenų baze

Tiekėjai, gavę paklausimą elektroniniu paštu, atsiųstoje formoje iš karto gali paruošti pasiūlymą, kuris per internetą įrašomas į įmonės tiekėjų pasiūlymų duomenų bazę.

Tiekėjams pasiūlymų ruošimas maksimaliai  automatizuotas. Jei jų siūlomų prekių charakteristikos sutampa su pageidaujamomis, jiems tereikia įrašyti tik siūlomų prekių modelius ir kainas. Programa sudaro automatiškai pasiūlymo sąmatą. Tiekėjai ruošia  pasiūlymus per interneto naršyklę, todėl jiems nereikalingos jokios papildomos programos.

 Tiekėjų kainų pasiūlymų peržiūra ir įrašymas į projekto savikainas.

Kadangi patys tiekėjai įrašys savo pasiūlymus į įmonės duomenų bazę, todėl įmonės darbuotojui vykdančiam pirkimus, tereikia tik peržiūrėti paraišką kainų apklausai, kurioje matosi skirtingų tiekėjų  kainų pasiūlymai visoms apklaustoms projekto pozicijoms. Pasirinktas pozicijas galima patvirtinti įrašymui kaip skaičiuojamo projekto savikainas.

Tiekėjų kainų pasiūlymų pavertimas užsakymais tiekimui

Pasisirnktus kainų pasiūlymus galima lengvai paversti užsakymais pasiūliusiems geriausias kainas tiekėjams.

 Medžiagų užsakymas iš tiekėjų

Tiekėjų pasirinkimas

Norint užsakyti prekes, vadybininkui tereikia tik įvesti paraiškoje esantį kiekį prie pasirinkto prekės Tiekėjo.

Programa leidžia operatyviai papildyti kiekvienos prekės tiekėjų sąrašą ir pakeisti prekę analogiška iš medžiagų katalogo.

 Įvedus norimus kiekius, programa paskaičiuoja kiekvienos užsakytos prekės bendrą savikainą ir viso užsakymo visų prekių visiems Tiekėjams savikainą. Programa leidžia įvesti turimą pinigų kiekį ir kontroliuoti kad užsakymo tiekėjams savikaina neviršytų turimų lėšų.

Užsakymų tiekėjams suformavimas

Programa suskaičiuoja, kiek viso, kokių prekių ir už kokią sumą užsakyta kiekvienam tiekėjui ir suformuoja tiek užsakymų tiekėjams, tiek kiek užsakant buvo pasirinkta tiekėjų.

  Užsakymų tiekėjams išsiuntimas

 Programa taip pat automatiškai prie kiekvieno užsakymo prideda laiško tiekėjui šabloną.

Užsakymai Tiekėjams tiesiai iš programos išsiunčiami elektroniniu paštu naudojant arba AIVA programoje integruotą elektroninio pašto programą arba uatomatiškai iškviečiant Outlook programą.