Dažnai Įmonės naudojasi keliomis programomis todėl į kiekvieną iš jų turi įvesti  duomenis apie programos vartotojus. Įmonės struktūros aprašymas-kokiems padaliniams, kokie darbuotojai priklauso, laikoma paprastai Word faile.

Aiva programoje sudaromas vieningas darbuotojų žinynas ir įmonės padalinių katalogas, kuriame padaliniams priskiriami darbuotojai. Darbuotojams suteikiami prisijungimo prie programos vardai ir slaptažodžiai, suteikiamos teisės su kokias meniu punktais jie gali dirbti, bei kokias gaminių katalogo grupes gali redaguoti.

Be to, per žinynų vedimo modulį galima darbuotojams, klientams, užsakymams, tiekėjams, sandėlio dokumentams  sukurti naujus charakteristikų pavadinimus papildomų duomenų įvedimui.

Visi žinynai kurie vedami Žinynų modulyje parodyti žemiau paveikslėlyje

Šie žinynai padeda automatizuoti kitas valdymo funkcijas