Programos AIVA 9001 KOMERCIJOS modulio pagalba  galima paskaičiuoti projektų sąmatas, paruošti komercinius pasiūlymus, sutartis, sąskaitas išankstiniam apmokėjimui, PVM sąskaitų-faktūrų, paversti komercinius pasiūlymus užsakymais ir perduoti juos vykdymui- darbų atlikimui, medžiagų, paslaugų ir įrangos pirkimui (jei projektui to reikia),bei sekti ir kontroliuoti užsakymų vykdymą.

Projekto registracija

Projekto registracija prasideda nuo kliento pasirinkimo ir kliento Paklausimo registracijos. Užregistruotam paklausimui formuojamas komercinis pasiūlymas , kuriam skaičiuojama projekto sąmata.

Projekto  sąmatos paskaičiavimas ar importas

Projekto sąmatos paskaičiavimui naudojamas darbų , medžiagų, įrangos katalogas (žr.Medžiagų ir darbų katalogo sistema ) , į kurį informaciją galima įvesti tiek rankiniu būdu, tiek importuoti iš Exel failų, pav., tiekėjų kainynų, sąmatų  ir pan.

Projekto pavadinimo ir etapų pavadinimų įvedimas bei sąmatos pozicijų prikyrimas etapams

Sudarius projekto sąmatą galima įvesti projekto pavadinimą, bei, jei reikia, projekto etapų pavadinimus ir jų atlikimo terminus.

Kiekvienam etapui galima prikirti reikalingas sąmatos eilutes. Programa paskaičiuoja etapo darbų kainą.

Komercinio pasiūlymo suformavimas ir siuntimas

Paskaičiavus ar importavus projekto sąmatą, formuojamas komercinis pasiūlymas siuntimui elektroniniu paštu ar spausdinimui.

Formuojant komercinį pasiūlymą programos pagalba atliekamos sekančios funkcijos:

• Atidavimo ir apmokėjimo sąlygų įvedimas
• Laiško prie pasiūlymo parašymas ar pasirinkimas iš katalogo
• Pasirinkimas kokia kalba ir kokia valiuta siųsti komercinį pasiūlymą. Komercinio pasiūlymo automatinis vertimas į pasirinktą kalbą.
• Komercinio pasiūlymo suformavimas iš sąmatos ir laiško duomenų ir spausdinimas
• Komercinio pasiūlymo siuntimas per faksą-modemą tiesiogiai iš kompiuterio
• Komercinio pasiūlymo siuntimas elektroniniu paštu. Jei komerciniame pasiūlyme buvo  nurodyti projekto etapai, tai ir pasiūlyme rodomi etapai su priskirtais jiems darbais, sumomis ir terminais. 
• Komercinio pasiūlymo patalpinimas į duomenų bazę
• Sąskaitos išankstiniam apmokėjimui išsiuntimas
  • Banko sąskaitos pasirinkimas
  • Spausdinimas
  • Siuntimas faksu
  • Siuntimas elektroniniu paštu
• Pardavimo sutarties suformavimas
  • Pasirinkimas vieno iš galimų sutarties šablonų
  • galimybė suformuoti sutartis MS WORD arba OPEN Office programomis
  • Projekto kalendorinio grafiko savaitėmis suformavimas (iki 2 metų laikotarpui) ir spausdinimas
• Pasiūlymo pavertimas užsakymu , kurį galima patvirtinti perdavimui į Projektų vykdymui sąrašą, darbų vykdymo užduočių sąrašą (žr.Darbų vykdymo kontrolės ir apskaitos sistema ) , tiekimo užduočių sąrašą  (žr.,Medžiagų ir subrangos paslaugų pirkimo proceso automatizavimas ir valdymas )   , arba, jei yra gamybą, - į užduočių gamybai sąrašą. Taip pat yra galimybė užsakymą perduoti medžiagų ir subrangos darbų kainų apklausai internetu (žr., Tiekėjų kainų apklausų sistema ).
  

 Paklausimų, komercinių pasiūlymų ir užsakymų registras ir  vykdymo kontrolė

Programa automatiškai suformuoja paklausimų, komercinių pasiūlymų ir sutarčių (užsakymų) registra, kuriame parodo kokie atlikti darbo su paklausimų etapai ir kas dar liko padaryti.

Paklausimų ir užsakymų peržiūros galimybės: pagal Vadybininko pavardę, Užsakovo pavadinimą, užsakymo Nr., Užsakymo periodą, užsakymų vykdymo stadiją, apmokėti ar ne .

Pasirinkus kliento paklausimą programos pagalba galima: 

• Peržiūrėti padarytas tam paklausimui komercinių pasiūlymų versijas ir sąskaitas išankstiniam apmokėjimui bei užsakymą, jei toks jau padarytas
• Peržiūrėti kokie buvo su klientų atliekami veiksmai dėl jo paklausimo ir suplanuoti tolimesni veiksmus
• Įvesti apmokėjimą-avansinį, dalinį ar galutinį
• Kopijuoti ankstesnį užsakymą naujam užsakymui sudaryti
• Peržiūrėti kliento anketinius duomenis
• Pataisyti anksčiau siųstą komercinį pasiūlymą ir išsiųsti iš naujo, išsaugant seną užsakymą,
• Suformuoti iš komercinio pasiūlymo pagal pasirinktą šabloną sutartį, ją koreguoti, atspausdinti; išsaugoti sutarties failą duomenų bazėje 
• Pakeisti komercinį pasiūlymą į Užsakymą ir perduoti jį:
  • Projekto plano sudarymui ir valdymui
  • Darbų vykdymui
  • Medžiagų ir įrangos užsakymui 
  • Tam tikros įrangos gamybai, jei tokia reikalinga projekte.
• Suformuoti PVM sąskaitą-faktūrą atliktiems darbams, ją atsapausdinti arba išsiųsti tiesiai iš programos elektroniniu paštu
• Įvesti apmokėjimus ir suformuoti pinigų priėmimo orderį
  
  Pardavimų planas 

Pardavimų planą  programa automatiškai suformuoja iš komercinių pasiūlymų , arba sąskaitų  išankstiniam apmokėjimui arba Užsakymų, t.y sutarčių, pagal juose įrašytą planuojamą įvykdyti terminą.

Plano formavimo galimybės:

• Pasirinkimas pagal ką peržiūrėti- komercinius pasiūlymus ar sąskaitas išankstiniam pardavimui ar užsakymus
• Pasirinkimas pagal projekto veiklų grupes
• Pasirinkimas pagal periodą

Pardavimų ataskaitos

Programa suformuoja šias ataskaitas (galima pasirinkti iš ko formuoti ataskaitas-iš Užsakymų duomenų ar iš PVM sąskaitų faktūrų):

• Pirkėjas-projekto veiklų grupės
• Projekto veiklų grupė-pirkėjai
• Pardavimų ataskaita pagal darbuotojus
• Pardavimų ataskaita pagal pirkėjus
• Pardavimų ataskaita pagal kliento padalinius
• Pardavimų ataskaita pagal mėnesius. 

Bendra darbo su Paklausimų veiksmų plano ir Paklausimo vykydymo ataskaita

Jei KOMERCIJOS modulis naudojamas kartu su CRM veiksmų planavimo moduliu, programa suformuoja bendrą ataskaitą, kurioje matosi koks veiksmas toliau planuojamas su projekto Paklausimu ir kurie Paklausimo etapai (Paklausimo registracija, Pasiūlymas, Sąskaita išankstiniam mokėjimui, Sutartis) jau įvykdyti.

Iš šios ataskaitos toliau galima tiek planuoti tolimenį veiksmą su paklausimu, tiek formuoti sekančio etapo dokumentą ar koreguoti esamo etapo dokumentą.

Kitos galimybės

Su programa galima dirbti tiek viename kompiuteryje, tiek įmonės vietiniame kompiuterių tinkle, tiek per internetą, todėl ji tinka tiek mažoms įmonėms, kurios gali laikyti duomenų bazę interneto tiekėjo serveryje ir su ja dirbti per internetą nuomodamos programą, tiek ir didelėms įmonėms, kurios duomenų bazę laikydamos pagrindiniame ofise gali apjungti savo filialų darbą .

Programa galima naudotis keliomis kalbomis. Galima keisti programos aplinką pasirenkant  norimą kalbą. Programos aplinkos vertimą, jei jo dar nėra programoje, galima išsiversti patiems.

Kataloge projekto sąmatai reikalingas pozicijas,-darbus, įrangą, medžiagas, taip pat galima vesti keliomis kalbomis ir formuoti komercinį pasiūlymą norima kalba (šiuo metu yra vertimai į 6 pagrindines kalbas)

Programos duodama nauda

1.Taupomas vadybininko laikas, sąmatos  paskaičiavimui,  komercinių pasiūlymų paruošimui ir išsiuntimui, nes j pasiūlymą ruošiant nereikia įvesti informacijos, o galima paimti iš katalogo duomenų bazės. Vadybininko darbo efektyvumas naudojantis programą padidėja kelis kartus, todėl vadybininkų reikia mažiau arba tie patys gali padaryti žymiai daugiau pardavimų.

2.Perduodant užsakymus vykdymui nebereikia paerrašinėti užsakymo informacijos, todėl ne tik taupomas laikas, bet tai padeda išvengti klaidų

3.Priimant užsakymus iš užsienio eksportui, vadybininkui nebūtina žinoti kalbą, kad paruošti tos šalies kaba pasiūlymą- vadybininkas pasiūlymą gali ruošti lietuviškai, o programa automatiškai išvers pasiūlymą į kliento šalies kalbą.

4.Komercijos vadovams programa leidžia lengvai kontroliuoti pardavimo vadybininkų darbą, net jei jie dirba ne vienoje vietoje-matyti kokius ir kaip jie yra paruošę pasiūlymus, sekti vykdymo terminus, kas dieną gauti pardavimų statistiką.

5.Visi komerciniai pasiūlymai, sąskaitos išankstiniam mokėjimui, sutartys  kaupiamos vienoje duomenų bazėje, todėl jas lengviau galima surasti net ir išėjus vadybininkui iš darbo, bei sužinoti visą informaciją apie visus kontaktus su klientais

6. Geriau aptarnaujami klientai- pasiūlymai paruošiami greičiau, jie standartizuoti ir suprantamesni, išsamesni, iliustruoti siunčiami jo kalba (kada klientas iš užsienio)