AIVA CRM Komercinių pasiūlymų ruošimo modulio pagalba  automatizuojamos šios pagrindinės vadybininkų darbo funkcijos:

1)      Paslaugų pasirinkimo

2)      Paslaugų charakteristikų įvedimo ir pasiūlymo sąmatos sudarymo ir nuolaidų paskaičiavimo

3)      Komercinio pasiūlymo suformavimo

4)      Komercinio pasiūlymo siuntimo

5)      Komercinio pasiūlymo išsaugojimo ir registracijos

6)      Komercinio pasiūlymo redagavimo, išsaugojimo naujos redakcijos ir pakartotinio išsiuntimo arba spausdinimo

7)      Komercinio pasiūlymo pavertimo sąskaita išankstiniam mokėjimui

8)      Pardavimo-pirkimo sutarties suformavimo iš komercinio pasiūlymo

9)      Komercinio pasiūlymo pavertimas užsakymais paslaugų pirkimui iš subrangovų ir darbų vykdymui savomis jėgomis.

Komerciniai pasiūlymų ruošimo procesas prasideda iš užregistruoto kliento Paklausimo,-iš karto jį užregistravus, arba vėliau.

Paslaugų pasirinkimas

Paslaugos pasirenkamos iš vieningo visai AIVA 9001 programai ir elektroninei parduotuvei paslaugų katalogo. Realizuoti įvairūs paslaugų paieškos kataloge būdai:

o   pasirenkant paslaugų grupę,

o   per pavadinimo, kodo paiešką ,

o    per prekės charakteristikų , aprašymo paiešką.

Paslaugų charakteristikų įvedimas ir paslaugos kainos paskaičiavimas

Priimant klientų užsakymus paslaugoms, dažnai reikalinga įvesti paslaugų charakteristikas. Kiekvienai paslaugų grupei galima susikurti skirtingas paslaugos charakteristikas, kurių reikšmės įvedamos užsakymo metų. Iš paslaugų charakteristikų reikšmių iš anksto įvestų formulių pagalba galima paskaičiuoti paslaugų kainas.

Pasiūlymo sąmatos sudarymas

Programa iš pasirinktų paslaugų, suformuoja pasiūlymo sąmatą. Vadybininkas gali įvesti nuolaidas.

Iš pasiūlymo sąmatos, vadybininkas gali pasirinkti kokį dokumentą suformuoti- Komercinį pasiūlymą, sąskaitą išankstiniam mokėjimui, pardavimo-pirkimo sutartį, PVM sąskaitą- faktūrą.

Komercinių pasiūlymų formavimas ir siuntimas:

 Progrmaoje realizuoto įvairios komercinio pasiūlymo suformavimo galimybės:

·        galima pasirinkti  ar parašyti pasiūlymo (kreipimosi) į klientą tekstą,

·        pateikti gaminio kainas su PVM ar be PVM,

·        pasirinkti kokia kalba siųsti komercinį pasiūlymą,

·        pasirinkti kokia valiuta siųsti komercinį pasiūlymą

·        pasirinkti siunčiamo dokumento formą-sąmatos tipo arba su aprašymais arbal lentelės, kur parodytos stulpeliuose  prekių charakteristikos forma. Be to, dar galima suformuoti komercinį pasiūlymą pasirinkus iš anskto suformuotą Word ar Open Office šablono failą.

Programa automatiškai suformuoja komercinio pasiūlymo dokumentą su įmonės siuntėjos ir kliento rekvizitais, bei vadybininko pareigomis, pavarde ir telefonais.

Komercinio pasiūlymo siuntimas

Galima pasirinkti spausdinti ar siųsti ele. paštu programos suformuotą pilnai komercinį pasiūlymą.

Kaip spausdinimo opcija galima pasirinkti PDF formato failo suformavimą.

Komercinio pasiūlymo siuntimui el. paštu programoje yra integruota el. pašto programa. Yra galimybė pasirinkti kaip opciją siuntimą per MS Outlook programą, jei jį yra instaliuota vadybininko kompiuteryje

Komercinio pasiūlymo išsaugojimas ir parodymas Komercinių pasiūlymų registre

Paruoštus pasiūlymus programa išsaugo duomenų bazėje, kad vėliau būtų galima  koreguoti ar kopijuoti.

Be to, komercinis pasiūlymas parodomas Komercinių pasiūlymų registre.

Komercinio pasiūlymo redagavimas, išsaugojimas naujos redakcijos ir pakartotinis išsiuntimas arba spausdinimas

Iš komercinių pasiūlymų registro pasirinkus klientui siųstą komercinį pasiūlymą ji galima redaguoti,-pataisyti ir vėl išsiųsti pataisytą.

Duomenų bazėje išsisaugo visi komercinio pasiūlymo variantai. Iš bet kurio iš jų galima toliau formuoti kitus dokumentus.

Komercinio pasiūlymo pavertimo sąskaita išankstiniam mokėjimui ir apmokėjimo įvedimas

Iš komercinio pasiūlymo programa automatiškai gali suformuoti sąskaitą išankstiniam mokėjimui. Ji taip pat siunčiama ir registruojama kaip ir komercinis pasiūlymas. Sąskaitą išankstiniam apmokėjimui galima suformuoti ir iš karto-be komercinio pasiūlymo.

Sąskaitai išankstiniam apmokėjimui galima įvesti gautą avansą, kuris parodomas tiek vėliau pasirinkus sąskaitą, tie užsakymų registre.

Pardavimo-pirkimo sutarties suformavimas iš komercinio pasiūlymo

Esant reikalui, iš komercinio pasiūlymo programa suformuoja pardavimo-pirkimo sutartį. Tam iš anksto turi būti paruoštas tokios sutarties šablono failas. Kad suformuoti sutarti tereikia tik pasirinkti šabloną. Programa į sutartį įkelia pardavėjo ir pirkėjo rekvizitus, sumas, sąmatą.

Suformuota sutarties failą galima įkelti į duomenų bazę prie kliento Užsakymo, kuri gauname programai iš Komercinio pasiūlymo suformavus Užsakymą. Vėliau pasirinkus užsakymą, galima atsisiųsti ir peržiūrėti sutartį. Be to, suformuotą sutarties projekto  failą galima kaip nuorodą išsiųsti klientui, kuris galės atsiuntęs failo kopiją ją paredaguoti.

Komercinio pasiūlymo pavertimas užsakymų paslaugų  pirkimui iš subrangovų ir perdavimas darbų vykdymui, avanso įvedimas ir  užsakymų automatinė registracija

Pasirašius sutartį ar nusiuntus sąskaitą išankstiniam apmokėjimui  gavus avansą, arba kada klientas turi kreditą, komercinis pasiūlymas paverčiamas Užsakymu . Užsakymui galima įvesti avansą arba pilną apmokėjimą, jei yra kasos aparatas-atspausdinti kasos čekį. Iš užsakymo programa gali suformuoti PVM-sąskaitą faktūrą .

Programos pagalba galima suformuoti užsakymus paslaugoms, kurios atliekamos periodiškai, pav. kiekvieną mėnesį (periodinių paslaugų pavyzdžiai-aptarnavimas, hostingas ir pan.). Suformavusi užsakymą periodinėms paslaugoms, Paslaugų modulyje kiekviena mėnesi formuojami užsakymai darbų vykdymui ir sąskaitos išrašymui.

Ataskaitos

Iš komercinių pasiūlymų ir užsakymų duomenų programa automatiškai suformuoja darbo eigos (OLAP)  ir statistines ataskaitas.

Darbo eigos ataskaitose galima ne tik pažiūrėti realiame laike kurioje stadijoje randasi komercinis pasiūlymas, kas toliau planuojama su juo daryti, bet ir pasirinkus pasiūlymą atlikti su juo veiksmus:

·        Peržiūrėti ir atsispausdinti

·        Redaguoti (keisti sudėti, kainas, performuoti į kitus dokumentus)

·        Deaktyvuoti ir perkelti į archyvą

·        Įvesti apmokėjimą užsakymui

·        Perduoti vykdymui.

Programa suformuoja šias darbo eigos ataskaitos:

·        Darbo su paklausimais vykdymo ataskaita,

·        Darbo su komerciniais pasiūlymais vykdymo eigos ataskaita

·        Užsakymų vykdymo eigos ataskaita

·        Užsakymų internetu vykdymo eigos ataskaita

·        Paklausimų internetu vykdymo eigos ataskaita

·        Planuojamų veiksmų su Paklausimais ir užsakymais eigos ataskaita

·        Pasiūlymų ir užsakymų su jų turinio rodymu eigos ataskaita

Programa suformuoja statistines ataskaitas:

·        Pardavimų ataskaita pagal prekių grupes, kurioje programa parodo pardavimų apimtį, savikaina ir pelną už pasirinktą periodą pagal katalogo prekių grupes, su galimybe atfiltruoti pagal klientus ir darbuotojus

·        Pardavimų ataskaita pagal klientus, kurioje programa parodo pardavimų apimtį, savikainą ir pelną už pasirinktą periodą pagal klientus, su galimybe atfiltruoti pagal prekių grupes, prekes ir darbuotojus

·        Pardavimų ataskaita pagal apmokėjimo tipus (grynais, pavedimu ir pan., su galimybe filtruoti pagal darbuotojus, klientus, periodą, padalinius ir kt.

·        Pardavimų ataskaita pagal darbuotojus, kurioje parodo kiekvieno darbuotojo užregistruotų paklausimų skaičių, Pasiūlymų skaičių ir apimti, užsakymų skaičių, apimti, savikaina ir pelną, apmokėjimus su galimybe filtruoti pagal periodus, vadybininkus, užsakymus, ir faktūras

·        Pardavimų (faktūrų) ataskaita pagal pirkėjus, kurioje programa parodo išrašytų PVM sąskaitų-faktūrų sąrašą ir galutinę sumą be PVM, su PVM ir PVM už pasirinktą periodą

·        Pardavimų ataskaita pagal klientų padalinius, kurioje programa parodo dviem būdais: arba Padaliniai/Prekės arba Prekės/Padaliniai į kokius kliento įmonės padalinius buvo parduotos prekės ir už kokią apimtį už pasirinktą periodą, su galimybe filtruoti pagal įmones, prekes ar (ir) paslaugas

·        Pardavimų ataskaita pagal įmonės padalinius, kurioje programa parodo pardavimus detaliai, po to pagal prekių grupes suvestinę, po to apmokėjimus ir bendras sumas už pasirinktą intervalą, su galimybe filtruoti pagal padalinius

·        Pardavimų ataskaita pagal mėnesius, kurioje už pasirinktą periodą programa parodo pardavimų apimtį ir parduotų prekių kiekį kiekvienam mėnesiui pagal klientus ir viso, su galimybe filtruoti pagal pasirinktą klientą, darbuotoją , bei pagal Prekes, Paslaugas

·        Delspinigių ataskaita, kurioje programa parodo pagal klientus ir jų užsakymus priskaičiuotus delspinigius

·        Tarpininkų veiklos ataskaita, kurioje programa parodo priskaičiuotus komisinius tarpininkams, pagal jiems prikirtus komisinių procentus nuo jiems priskirtų pardavimų

·        Pardavimų ataskaita pagal padalinius, kurioje programa parodo pagal kiekvieną padalinį, pav. parduotuvę, kiek buvo parduota prekių ir už kokią sumą su galimybe filtruoti pagal pasirinktą padalinį ar prekę

·        Pardavimų plano vykdymo ataskaita, kurioje programa parodo kiek procentų įvykdytas planas pagal kiekvieną įmonės padalinį

·        Periodinė pardavimų ataskaita pagal padalinius, kurioje pasirinktam periodui pagal mėnesius programa parodo pagal prekes kiek prekių ir už kokią sumą parduota

·        Pelno ataskaita pagal pardavimus, kurioje programa parodo grafiškai kaip už pasirinktą periodą kito pardavimų apimtis ir pelnas.