AIVA 9001 programa automatizuoja vadybininkų darbą vykdant šias pagrindines funkcijas: klientų registraciją, komercinių pasiūlymų ruošimą ir siuntimą, sutarčių ruošimą, sąskaitų išankstiniam mokėjimui ir  faktūrų spausdinimą, pardavimo proceso kontrolę ir pardavimo ataskaitų formavimą bei kaupti duomenų bazę ir atlikti joje įvairias paieškas.

Programos panaudojimas padeda vadybininkams per žymiai trumpesnį laiką aptarnauti klientus, mažiau gaišti laiko pasiūlymų ir sutarčių bei sąskaitų ruošimui, informacijos paieškai. Programa automatiškai registruoja ir kaupia visus komercinius pasiūlymus, sutartis, suformuoja reikalingas ataskaitas pagal klientus, vadybininkus, produktus.

Klientų ir jų paklausimų registravimas

Programa leidžia užregistruoti visus, esamus ir potencialius, klientus ir jų paklausimus.

Kliento paklausimas gali būti užregistruojamas vadybininko rankiniu būdu arba paties kliento per interneto svetainę  tiesiogiai iš paslaugos aprašymo lango. Tam tikslui svetainėje įdiegiama speciali paklausimo registravimo funkcija.

Registruojant kliento paklausimą, programa suteikia jam numerį.

Komercinio pasiūlymo ar užsakymo įrankių nuomai  paruošimas

Užregistruotam kliento paklausimui per programą ruošiami komerciniai pasiūlymai pasirenkant iš paslaugų katalogo reikalingas paslaugas.

Dėmesio! Komercinių pasiūlymų ruošimui gali būti panaudojamas tas pats paslaugų katalogas, kaip ir interneto svetainei.

Įrankių ar kitos įrangos nuomos komercinio pasiūlymo ruošimo metu reikalinga žinoti ar tam tikra data yra reikalinga įranga. Kiekvienos įrangos gali būti keli vienetai, todėl programa patikrina ar pasirinktą dieną yra reikalingas kiekis.

Formuojant komercinį pasiūlymą ar užsakymą įrangos ar įrankių  nuomai, įvedama nuomos pradžios data ir nuomos dienų skaičius.

Priklausomai nuo nuomos dienų skaičiaus, programa gali automatiškai parinkti dienos nuomos kainos lygį iš penkių galimų kainų lygių. Pav., jei klientas užsako daugiau dienų, dienos kaina mažėja.

Norėdamas įvesti nuomos pradžios datą, vadybininkas atsidaręs įrankio užimtumo kalendorių gali pažiūrėti kokiomis mėnesio dienomis įranga neužimta ir siūlyti kitas datas, jei kliento pageidaujamą dieną visi įrankiai užimti.

Pasirinkus visą reikalingą išnuomoti įrangą (įrankius), programa suformuoja komercinio pasiūlymo ar užsakymo sąmatą. Vadybininkas ją peržiūrėdamas gali padaryti nuolaidą. Jei kataloge buvo įvesta įrankio paskaičiuota nuomos savikaina, programa parodo planuojamą gauti iš nuomos pelną, nuo kurio programa paskaičiuos premiją vadybininkui.

Sudarius  kliento paklausimo sąmata, toliau programos pagalba galima pasirinkti arba suformuoti ir išsiųsti komercinį pasiūlymą arba sąskaitą išankstiniam mokėjimui, arba suformuoti nuomos sutartį, arba patvirtinti kliento užsakymą.

Komercinio pasiūlymo galutinis suformavimas ir išsiuntimas

Atliekant šią  funkciją programoje yra  sekančios galimybės:

         Atidavimo ir apmokėjimo sąlygų įvedimas.

         Laiško prie pasiūlymo parašymas ar pasirinkimas iš katalogo.

         Pasirinkimas kokia kalba ir kokia valiuta siųsti komercinį pasiūlymą.

         Komercinio pasiūlymo automatinis  vertimas į pasirinktą kalbą.

         Komercinio pasiūlymo spausdinimas.

         Komercinio pasiūlymo siuntimas per faksą-modemą tiesiogiai iš kompiuterio.

         Komercinio pasiūlymo siuntimas elektroniniu paštu.

         Komercinio pasiūlymo patalpinimas į duomenų bazę.

         Komercinio pasiūlymo konvertavimas į PDF formatą .

Gavęs elektroniu paštu komercinį pasiūlymą, klientas matys ne tik siūlomų nuomos paslaugų kainą ir sąmatą, bet ir kiekvieno įrankio aprašymą, kurį programa paims iš katalogo.

Vėliau, jei klientas pageidauja, galima išsiųstą komercinį pasiūlymą modifikuoti ir vėl išsisųsti klientui. Programoje lieka matomos visos siųstų komercinių pasiūlymų versijos, iš kurių galima pasirinkti bet kurią tolimesniam darbui su kliento paklausimu.

Sąskaitos išankstiniam apmokėjimui suformavimas ir išsiuntimas

         Banko sąskaitos pasirinkimas

         Spausdinimas

         Siuntimas faksu

         Siuntimas elektroniniu paštu

Sąskaitą išankstiniam mokėjimui galima siųsti iš karto arba vėliau, kai klientas gavo komercinį pasiūlymą. Antru atveju komercinis pasiūlymas programos pagalba paverčiamas sąskaita išankstiniam mokėjimui išsaugant ir komercinį pasiūlymą.

Pardavimo sutarties formavimas, spausdinimas, įkėlimas į duomenų bazę ir siuntimas

         Pasirinkimas vieno iš galimų šablonų. Šablonai lengvai paruošiami MS Word ar Open Office formatu.  

         Sutarčių šablonai gali būti  patalpinami ir į paslaugų katalogą prie attitinkamos paslaugų grupės,   tada programa automatiškai parinks užsakomai  paslaugų grupei sutarties šabloną.

         Spausdinimas į Word'ą ar į Open Office doc ar PDF formatu.

                                         Sutarties failo įklėlimas į duomenų bazę.

                                         Sutarties failo nuorodos siuntimas kartu su komerciniu pasiūlymu klientui.

Klientas gavęs komercinį pasiūlymą jame easančios sutarties nuorodos gali atsiųsti sutartį į savo kompiuterį.  

Paklausimų, komercinių pasiūlymų ir užsakymų sąrašų realaus laiko ataskaitos tolimesniam darbui su klientų paklausimais 

Programa automtiškai suformuoja ir parodo pasirinkus norimą meniu punktą šias ataskaitas iš anksto nustatytam periodui:

1)       Visų klientų paklausimų sąrašas, kuriame rodomi visi paklausimai - tiek kuriems yra apruošti komerciniai pasiūlymai, sąskaitos ar užsakymai, tiek kuriems nėra.

2)       Komercinių pasiūlymų sąrašas.

3)       Užsakymų sąrašas, kurį galima atfiltruoti pasirinkus opcijas įvykdyti ar neįvykdyti užsakymai.

4)       Deaktyvuotų paklausimų ir komercinių pasiūlymų sąrašas.

Be to, jei programa naudojama kartu su e-komercijos sistema, programa papildomai suformuoja:

5)       Užsakymų iš ekomercijos sitemos sąrašą.

6)       Klientų pakslausimų iš interneto svetainės paslaugų katalogo sąrašą.

Kiekvienas iš šių sąrašų skirtas ne tik kaip registras, kuriame galima pamatyti užregistruotus paklausimus, komercinius pasiūlymus ar užsakymus (sutartis), bet ir tolimesnę paklausimų vykdymo eigą, kuri atspindima parodant tolimesnių veiksmų įvykdymo datas. Pav., prie paklausimo datos, jei atsiranda komercinio pasiūlymo data matosi, kad jau buvo paruoštas pasiūlymas, jei atsiranda užsakymo data - matosi kad buvo patikrintas kliento užsakymas (pasirašyta nuomos sutartis), jei pasirodo apmokėjimo data, matosi kad klientas apmokėjo avansą arba visą pasllauga, jei pasirodo PVM sąskaitos faktūros data, matosi kad buvo išrašyta PVM sąskaita faktūra.

Beto užsakymų sąraše matosi už kokią sumą gauta tam tikru periodu užsakymų, kokia suma apmokėta, kiek liko apmokėti.

Tolimesnis darbas su komerciniais pasiūlymais ir užsakymais

Vadybininkas pasirinkti kliento paklausimą tolimesniam darbui gali dviems būdais:

1)       Pasirinkęs klientą iš kliento kortelės ir po to pasirinkęs to kliento paklausimą.

2)       Pasirinkęs kliento paklausimą iš paklausimų sąrašo tiesiogiai.

Iš klientų paklausimų, komercinių pasiūlymų ar užsakymų sąrašo, vadybininkas pasirinkęs kliento paklausmą (užsakymą) gali vykdyti šias funkcijas: 

        Atrinkti klientų paklausimus  pagal Vadybininko pavardę, Kliento pavadinimą, užsakymo Nr., užsakymo periodą, užsakymų vykdymo stadiją, apmokėjimą.

         Pasirinkus kliento paklausimą, galima:

         Peržiūrėti komercinio pasiūlymo ar sąskaitos turinį,

         Peržiūrėti kokie buvo atlikti kontaktai-veiksmai su klientu dėl šio paklausimo ir suplanuoti  tolimesnius kontaktus (per CRM modulį).

         Įvesti apmokėtą avansą.

         Kopijuoti komercinio pasiūlymo ar užsakymo sąmatą naujam užsakymui sudaryti.

         Peržiūrėti kliento kortelę.

         Pakeisti komercinį pasiūlymą ir išsiųsti pataisytą pasiūlymą klientui, išsaugant seną užsakymą.

         Suformuoti ir atspausdinti sutartį , įkelti sutarties failą į duomenų bazę, išsiųsti klientui sutarties failo nuorodą prie komercinio pasiūlymo. 

         Komercinį pasiūlymą pakeisti  į Užsakymą ir perduoti tolimesniam vykdymui:

         Darbų vykdymui, jei darbus atlieka pati įmonė  arba (ir)

         Paslaugų užsakymui iš subrangovų,

                              bei išsisųsti užsakymo patvirtinimą klientui.

PVM sąskaitos faktūros suformavimas ir spausdinimas

Pasirinkus kliento paklausimą, kuriam buvo siųstas komercinis pasiūlymas ar patvirtintas užsakymas, galima programos pagalba automatiškai suformuoti PVM sąskaitą faktūrą ir ją atspausdinti bei išsisųsti elektroniniu paštu.

Jei kartu su komercijos moduliu naudojamas ir AIVA 9001 buhalterinis modulis bei finansų modulis, duomenys iš atspausdintos PVM sąskaitos faktūros automatiškai patenka į bendrajį žurnalą, bei į klientų apmokėjimų registrą, iš kurio vykdomas darbas su skolininkais. Sandėlio modulyje suformuojamas PVM sąskaitų faktūrų registras, iš kurio galima vykdyti faktūrų anuliavimo, sutikrinimo, grąžinimo operacijas.

Ataskaitos

Programa suformuoja šias Pardavimų ataskaitas:

          Pirkėjas-prekių (paslaugų) grupės

          Prekių (paslaugų)  grupė-pirkėjai

          Pardavimų ataskaita pagal darbuotojus

          Pardavimų ataskaita pagal pirkėjus

          Pardavimų ataskaita pagal kliento padalinius

          Pardavimų ataskaita pagal mėnesius 

Kitos galimybės

Su programa galima dirbti tiek viename kompiuteryje, tiek įmonės vietiniame kompiuterių tinkle, tiek per internetą, todėl ji tinka tiek mažoms įmonėms, kurios gali laikyti duomenų bazę interneto tiekėjo serveryje ir su ja dirbti per internetą nuomodamos programą, tiek ir didelėms įmonėms, kurios duomenų bazę laikydamos pagrindiniame ofise gali apjungti savo filialų darbą.

Programa galima naudotis keliomis kalbomis. Galima keisti programos aplinką pasirenkant norimą kalbą. Programos aplinkos vertimą, jei jo dar nėra programoje, galima išsiversti patiems.

Prekes taip pat galima vesti keliomis kalbomis ir formuoti komercinį pasiūlymą norima kalba (šiuo metu yra vertimai į 6 pagrindines kalbas)

Programos duodama nauda

1.Taupomas vadybininko laikas komercinių pasiūlymų paruošimui ir išsiuntimui, nes j pasiūlymą ruošiant programa gali patikrinti ar yra norimą datą neišnuomuotų įrankių, paskaičiuoti paslaugos kaina, pridėti paslaugos aprašymą. Vadybininko darbo efektyvumas naudojantis programą žymiai  padidėja, todėl vadybininkų reikia mažiau arba tie patys gali padaryti žymiai daugiau pardavimų.

2.Geriau aptarnaujami klientai- pasiūlymai išsamesni, iliustruoti, greičiau paruošiami, todėl klientui labiau suprantami ir jam netenka ilgai laukti.

3.Galima greitai surasti sutarčių duomenis

4.Komercijos vadovams programa leidžia lengvai kontroliuoti pardavimo vadybininkų darbą, net jei jie dirba ne vienoje vietoje-matyti kokius ir kaip jie yra paruošę pasiūlymus, sekti vykdymo terminus, kas dieną gauti pardavimų statistiką. Savo ruožtu, vadybininkams nebereikia ruošti pardavimų ataskaitų, todėl taupomas jų laikas.

5.Visi komerciniai pasiūlymai, sąskaitos išankstiniam mokėjimui, sutartys  kaupiamos vienoje duomenų bazėje, todėl jas lengviau galima surasti net ir išėjus vadybininkui iš darbo, bei sužinoti visą informaciją apie visus kontaktus su klientais