1.Programos paskirtis

Programos AIVA Kelionių agentūrai pagalba galėsite:

• sukurti savo paslaugų duomenų bazę
• sukurti savo klientų duomenų bazę
• priimti klientų paklausimus ir  užsakymus, paruošti jiems komercinius pasiūlymus, sutartis, sąskaitas išankstiniam apmokėjimui ir sąskaitas faktūras
• vykdyti savo paslaugų elektroninį marketingą
• planuoti kontaktus su klientais, gauti vadybininkų darbo planus. Programa primins apie reikalingas atlikti užduotis
•  gauti suteiktų paslaugų  klientams ataskaitas
• gauti vadybininkų  atlyginimų paskaičiavimų ataskaitas nuo asmeninių pardavimų pelno

2. Kelionių agentūros paslaugų duomenų bazė

AIVA Kelionių agentūrai programos pagalba sukuriamoje paslaugų duomenų bazėje klasifikuojamos ir aprašomos agentūros teikiamos paslaugos ir jų kainos.

Kiekviena paslauga gali turėti tekstinį aprašymą, nuotraukas, skirtingas kiekvienai paslaugų rūšiai charakteristikas klientų užsakymų priėmimui, kelis kainų lygius skirtingiems vartotojams.

3.Klientų duomenų bazė

Savo agentūros lientų duomenų bazė gali būti arba parrašyta iš jau esamos apskaitos sistemos duomenų bazės arba įvesta rankiniu būdu. Atsiradus naujiems klientams ji papildoma registruojant kliento paklausimą. Klientų duomenų bazę gali papildyti taip pat ir patys potencialūs klientai per internetą, užpildydami specialią kliento anketą.

Klientų duomenų bazėje registruojami jų anketiniai duomenys ir kontaktiniai asmenys, įvairūs veiklos požymiai, suteikiami klientui kainų lygiai paslaugoms ir kreditai, registruojami vadybininkai, kurie dirba su kiekvienų klientu. Fiziniams asmenims yra galimybė susieti jų šeimos narius, kurie naudojosi agentūros paslaugomis.

Klientų duomenų bazė toliau naudojama elektroniniam marketingui, kontaktų planavimui, tiesioginiams pardavimams agentūroje ir per internetą.

4.Elektroninis marketingas ir pardavimas elektroniniu paštu

Programos elektroninio marketingo modulio pagalba galima pranešti kiekvienam potencialiam klientui individualiai apie vykstančias paslaugų pardavimo akcijas ir naujienas, išsiųsti paslaugų kainininkus.

5. Klientų paklausimų registravimas ir kontaktų planavimas bei kontrolė

Programa leidžia registruoti visus klientų paklausimus, suplanuoti tolimesnius veiksmus, iš suplanuotų veiksmų sudaryti kiekvienam pardavimo vadybininkui kiekvienos dienos darbo planą, registruoti dienos darbų plano įvykdymą, planuoti tolimesnius su klientu veiksmus, taip nepamirštant kliento.

Kiekvienai paslaugai, iš anksto apsirašius paslaugų duomenų bazėje užsakymo charakteristikų pavadinimus, galima įvesti kliento pageidaujamas charakteristikų reikšmes, pvz., kelionei išvykimo laiką ar viešbučiui pusryčius ir pan.

Užregistruotą kliento paklausimą yra galimybė perduoti kitam vadybininkui, kas sudaro galimybę lanksčiau organizuoti agentūros darbą.

Jei užsakymas atėjo faksu, jį nuskenavus galima įrašyti į duomenų bazę prie užregistruoto paklausimo.

6.Komercinių pasiūlymų, sąskaitų ir sutarčių sudarymas

Užregistruoto kliento paklausimo duomenys toliau naudojami komercinio pasiūlymo paruošimui, sąskaitos išankstiniam mokėjimui, PVM sąskaitos faktūros ir pardavimo sutarties bei kelialapių spausdinimui , siuntimui elektroniniu paštu ir faksu.

Kad apskaičiuoti pasiūlymo kainą galima naudoti aprašytas paslaugų kataloge paslaugų kainas arba apskaičiuoti paslaugos kainą pagal įvestas individualias kiekvienai paslaugai formules, priklausomai nuo įvestų kliento užsakymo charakteristikų. Be to, kad sužinoti paslaugos kainą, yra galimybė įvestą kliento užsakymą performuoti į paklausimą paslaugų tiekėjui ir jį išsiųsti elektroniniu paštu. Jei klientas užsakė paslaugą vadybininkas gali perduoti kliento užsakymą kitam vadybininkui, kuris vykdo paslaugų užsakymą iš didmenininkų.

Duomenų bazėje kaupiamos visos komercinių pasiūlymų versijos, iš kurių duomenų , jei klientas užsako paslaugą, toliau formuojamos sąskaitos ir sutartys. Sutarčių formas agentūra gali pasiruošti pati. Programa į jas įstatys kliento ir pasiūlymo duomenis.

Pagal priimtų užsakymų duomenis programa leidžia kontroliuoti jų vykdymo eigą pagal atskirų užsakymo įvykdymo etapų datas. Iš komercinių pasiūlymų duomenų galima sudarinėti operatyvinius pardavimo planus. Iš komercinių pasiūlymų ir pardavimų duomenų programa automatiškai formuoja pardavimo ataskaitas pagal vadybininkus, pirkėjus ir paslaugų grupes.

Apmokėti klientai už paslaugas gali per banką pavedimu arba grynais. Apmokėjimui grynais programoje  yra numatytas kasos čekių spausdinimas per kasos aparatą tiesiogiai iš kompiuterio. Programa vykdo taip pat grynų pinigų apskaitos funkcijas realiame laike.

Sukaupta informacija apie vadybininkų pardavimus panaudojam darbo užmokesčio skaičiavimo ataskaitoje nuo asmeninių pardavimų pelno.

7.      Kelionės perkamų paslaugų iš tiekėjų užsakymas, registracija ir apskaita

Turi būti žinomi ir įvesti į Tiekėjų žinyną potencialūs kelionės paslaugų tiekėjai- viešbučiai, draudimo kompanijos, autobusų nuomos įmonės ir pan.

Tvirtiname programos suformuotus užsakymus paslaugų tiekėjams ir išsiunčiame el. paštu iš programos laiškus su užsakymais tiekėjams.

Gavus sąskaitą iš tiekėjo, pasirenkame jam siųstą užsakymą ir atsidariusioje formoje įvedame dokumento Nr. ir datą. Jei pasikeitė ar nebuvo sutartos kainos, pataisome ar  įrašome kainas. Patvirtiname pajamavimą.

Išrašius klientui sąskaitą faktūrą, progrma nurašo anksčiau užpjmauotas paslaugas ir apskaičiuoja parduotos paslaugos savikainą.