Verslo įmonėse pastoviai vyksta darbas su dokumentais, kuris dažnai užima daug laiko dokumentų paruošimui, vykdymo kontrolei bei paieškai.

Kompleksinėje verslo valdymo sistemoje galima išskirti sekančius darbo su dokumentais uždavinius:

1)       dokumentų ruošimas

2)       dokumentų registracija ir vykdymo kontrolė

3)       dokumentų saugojimas ir paieška.

Daugiausia ruošiami tokie dokumentai kaip sutartys ir darbų įvykdymo aktai, bei buhalteriniai dokumentai -PVM sąskaitos faktūros, krovinių išvežimo važtaraščiai, vidinio prekių perdavimo važtaraščiais ir pan. Visus šiuos dokumentus formuoja verslo valdymo sistema iš klientų užsakymų duomenų, todėl sutapoma labai daug darbo laiko ir išvengiama klaidų perrašant duomenis.

Svarbu sutikrinti, kad visi išrašyti buhalteriniai dokumentai būtų susegti ir nedingtų. Tuo tikslu gali būti panaudota skenavimo technologija- spausdinant dokumentą ant jo atspausdinamas originalus brūkšninis kodas, o norint sutikrinti ar visi atspausdinti sąrašo dokumentai yra segtuve, prieš segant skenuojami skeneriu, atžymint skenavimo datą.

Užregistravus gautus dokumentus, dažnai reikalinga jam priskirti vykdytoją, kuris turi atsakyti į gautą dokumentą. Verslo valdymo sistemoje priskyrus dokumentui vykdytoją, atsiranda planinis darbas paskirto vykdytojo darbo plane, todėl vykdytojas nepamirš dokumento, kol į jį neatsakys.

Verslo valdymo sistemos pagalba sukurti dokumentai ar nuskenuoti dokumentai su parašais, patalpinami į sistemos duomenų bazę. Tada šie dokumentai tampa pasiekiami kitiems darbuotojams, kuriems jie reikalingi.

Dokumentai gali būti surasti per paieškos sistemą pagal įvairius jų registracijos kriterijus.

Siunčiant laiškus klientams, laiške įdedamos nuorodos ir reikalingų dokumentų bylos. Klientas, gavęs laišką, iš šios nuorodos gali atsisiųsti dokumentą.

Šie dokumentų valdymo sprendimai taupo įmonės darbuotojų laiką dokumentų ruošimui ir paieškai, bei padeda efektyviau dirbti su dokumentais.