AIVA DOKUMENTAI sistema padeda standartizuoti dokumentų ruošimą, žymiai sumažina laiką, reikalinga dokumentų paruošimui, spausdinimui ir siuntimui, ypač kai dokomentus reikia išsiuntinėti daugeliu adresu ir tokiu būdu sutaupyti darbuotojų laiką.

Sistema padeda paskirti dokumentų vykdytojus ir kontroliuoti jų vykdymą, todėl darbai organizacijoje įvykdomi greičiau.

Nuskenuoti dokumentai gali būti laikomi sistemos duomenų bazėje, todėl juos lengva surasti.

Sistemos pagrindinės funkcijos.

1.DOKUMENTŲ  REGISTRACIJA

Sistemos pagalba gali būtų registruojami:

• Siunčiami dokumentai
• Gaunami dokumentai
• Vidiniai dokumentai
• Skundai/prašymai
• Žinynas
• El. paštas
• Priminimai

 Visos dokumentų rūšys gali būti suskirstytos į įvairiausius tipus. Dabar yra „gautų iš ministerijos dokumentų registras“, „gautų iš UAB dokumentų registras“ ir t.t.

Registruojant dokumentą pasirenkama į kokį registrą jis bus registruojamas. Tuomet pildoma registracijos kortelė. Dokumento registracijos kortelė turi priklausomai nuo dokumento rūšies visus ar mažiau toliau pateikiamų sąvybių. 

Automatinė numeracija registruojant dokumentus

Registruojant dokumentą jam automatiškai yra priskiriamas iš eilės einantis numeris, kuris vėliau sistemos vartotojo negalės buti keičiamas. Iš sąrašo pasirenkamas korepondentas. Korespondentų sąrašas žinyne visada gali būti koreguojamas.

Dokumentų skenavimas ir automatinis patalpinimas į duomenų bazę registruojant dokumentus.

Registruojant dokumentus registracijos kortelėje galima patalpinti nuskenuotus dokumentus, o vėliau juos peržiūrėti.

Jie prie kompiuterio prijungtas skeneris , galima tiesiai iš progrmaos duoti komandą nusjkenuoti dokumentą iš skenerio.Nukenuota dokumento failą progrma pati patalpina į duomenų bazę.

 2. DOKUMENTŲ VYKDYMO KONTROLĖ

AIVA DOKUMENTAI programos pagalba kiekvienam užregistruotam dokumentui gali būtų priskirtas vykdytojas ar vykdytojai, įvykdymo terminas, bei kontroliuojamas įvykdymas.

Vykdytojų priskyrimas

Užpildžius formaliąją dokumento registracijos dalį, yra paskiriamas atsakingas vykdytojas, kuris taip pat pasirenkamas iš sąrašo žinyne. Paskiriamos planinė ir galutinė įvykdymo datos. Atsakingas vykdytojas paskiria vykdytojus bei nustato jų planines ir faktines įvykdymo datas. Vykdytojų faktinė įvykdymo data negalės būti didesnė (sistema neleis) nei atsakingo vykdytojo galutinė įvykdymo data. Taip pat norint pratęsti terminą, privaloma įrašyti priežastį, dėl kurios pratęsiamas terminas. Tokiu būdu sistemos funkcionalumo pagalba yra vykdoma kontrolė. Taip pat dokumentai gali būti pririšami vienas prie kito, t.y. siunčiamas dokumentas yra atsakas į gautą ir atvirkščiai, gautas dokumentas yra atsakas į išsiūstą.

Prisjungęs prie sistemos vykdytojas gali matyti sau priskirtus vykdymui dokumentus. ir patvirtinti kad gavo. Po jo patvirtinimo, programa įrašo  datą,kada susipažino su dokumentu.

Priminimų sistema

.

Kada yra nurodyti vykdytojai ir jų planinės įvykdymo datos, vykdytojai į priminimų skiltį gauna PRIMINIMUS su iki termino pabaigos likusių dienų skaičiumi. Jei dar nėra vėluojama skaičius yra žalios spalvos, o jei vėluojama, jis yra raudonos spalvos. Taigi, vykdytojas savo vardu prisijunges prie sistemos ir paspaudęs skiltį „priminimai“ gali lengvai kontroliuoti ir stebėti savo vykdomu dokumentų eigą.

3. DOKUMENTŲ PAIEŠKA IR ATASKAITOS

Užregistruoti dokumentai gali būti surandami pagal bet kuri registracijos kortelės lako fragmentą.

Glima nurodyti paieškoje kokius kortelės laukus išvesti į ataskaitą.Suformuotas paieškas ataskaitų išvedimui galima išsaugoti,kad kiekvieną kartą prieš paieška nereiktų nustatinėti paieškos kriterijų ir išvedimo formos.

Gautas ataskaitas galima eksportuoti į EXEL ir CSV failus ir atspausdinti

4. GALIMYBĖ KURTI DOKUMENTUS

AIVA DOKUMENTAI web versijoje realizuota galimybė automatizuotai  sukurti dokumentą iš įvestų į sistemą savybių reikšmių ir išsaugoti sukurtą dokumentą  MS WORD formate, turėti kuriamo dokumento versijas ir jas suderinti su atsakingais asmneimis internetu.

 Dokumentų formavimas iš dokumento registracijos kortelės

 Juos galima formuoti tiesiai iš dokumento registravimo kortelės. Galima suformuoti dokumentą su visomis dokumento registravimo kortelėje esančiomis sąvybėmis neatsižvelgiant į tai ar jos užpildytos ar ne. Kita galimybė suformuoti dokumentą tik iš užpildytų sąvybių, t.y. suformuojamas dokumentas tik iš dokumento registravimo kortelės užpildytų sąvybių.

Dokumentų formavimas panaudojant iš anksto paruoštus dokumentų šablonus

Sistemoje yra patalpinti nbankroto administratorių naudojami dokumentų šablonai. Dokumentų šablone yra pastovi informacija, o kintamą informaciją įkelia programa dokumento formavimo metu.

Naują dokumentą programa suformuoja MS WORD formate, todėl , esant reikalui, jis dar gali būti redaguojamas rankiniu būdu. Gautas dokumento failas gali būti registruojamas ir  patalpinamas į sistemos duomenų bazę, tolimesnia derinimui, saugojimui, bei paieškai. 

 Tokiu būdu dokumentai kuriami sparčiai ir labai lengvai.

Kartu iš įvestų dokumentų kintamų savybių sistemoje gali būti suformuojamos įvairios ataskaitos, vykdoma informacijos paieška. Todėl automatizuotas dokumentų kūrimas ne tik pagreitina reikalingų dokumentų paruošimą, bet kartu leidžia sukurti išvystyta informacine paieškos sistemą.

6. EL. PAŠTAS

Sistema turi el. pašto dėžutę. Nurodžius savo elektroninio pašto adresą bei slaptažodį galima laiškus gauti tiesiai į sistemos el. pašto dėžutę.

Darbuotojų ir padalinių žinynai

Darbuotojusir įmonės padalinius galima įvesti tiek per WEB naršyklę, tiek ir per AIVA programos Žinynai modulį