AIVA AUTOweb programa automatizuoja visas autoserviso valdymo funkcijas- nuo užsakymo registracijos iki sąskaitos faktūros išrašymo, detalių ir darbų apskaitos.

 Be to, papildomai panaudojus AIVA 9001 instaliuojama kompiuteriuose programą, galima automatizuoti ir kitas įmonės funkcijas- parduotuvės apskaitą, buhalterinę apskaitą, gauti atlyginimų nuo pardavimų ir darbų ataskaitą, ir pan.

Užsakymo registracija

Esamus klientus galima surasti pagal pavadinimą, telefoną, automobilio Nr. .

Jei klientas atvyko pirma kartą, galima pasirinkti ar tai įmonė ar fizinis asmuo ir įvesti pagrindinius duomenis.

Pasirinkus klientą, programa parodo pagrindinius jo duomenis- pavadinimą, įmonės atsakingą asmenį, pavardę, telefoną, el. paštą.

Paspaudus komandą "Naujas užsakymas", programa duomenų bazėje registruoja Užsakymą ir suteikia jam numerį.

Registruojant paklausimą įvedami automobilio duomenys arba surandami duomenų bazėje, jei klientas anksčiau buvo atvykęs, bei įvedamas reikalingų paslaugų aprašymas.

Užpildžius visus duomenis, užsakymų priėmėjas gali atspausdinti sutartį-užsakymą.

Atvykimo laiko planavimas kalendoriuje

Užregistravus užsakymą galima suplanuoti atvykimo laiką ir darbų trukmę peržiūrint darbų kalendorių ir pasirenkant jame neužimtą laiką bei vykdytoją-boksą, kuriame bus atliekami darbai ar (ir) darbuotoją.

Jei registruojant užsakymas nebuvo suplanuotas kalendoriuje priėmėjas/meistras gali tai padaryti vėliau pasirinkęs užsakymą iš neperduotų vykdymui, suplanuoti laiką.

Užsakymo sąmatos sudarymas

Užsakymo sąmatos sudarymui iš programos katalogo pasirenkami darbai ir detalės reikalingos remontui atlikti. Jei reikiamos detalės kataloge nebuvo, jį įvedama ir iš karto priskiriama užsakymo sąmatai. Pasirenkant detales įvedami jų kiekiai, o darbus-planuojamos trukmės. Programa paskaičiuoja darbų ir detalių kainas ir viso kainą.

Detalių remontui užsakymas

Įrašytas į užsakymo sąmatą detales kurių nėra sandėlyje programa parodo reikalingų užsakyti detalių sąraše. Detales užsakius pasirenkamas tiekėjas ir atžymima kad jos užsakytos. Norint galima tiesiogiai pažymėtoms detalėms išsiųsti el. laišką tiekėjui su užsakymu.

Užsakytų detalių pajamavimas

Gavus užsakytas atsargines dalis, tam kad jas užpajamuoti tereikia tik pasirinkus iš užsakymų sąrašo detales, įrašyti dokumento Nr. ir datą. Kaina įrašoma, jei įkeliant į sąmatą buvo neįrašyta arba įrašyta kitokia kaina.

Užpajamavus kita kaina, negu buvo pradžioje įvesta į užsakymo sąmatą, detalę, jos kaina pasikeičia ir užsakyme, todėl skaičiuojant galutinę sąmatą klientui priėmėjas mato kokiomis kainomis buvo gautos detalės

Darbų įtraukimas į sąmata ir vykdytojų priskyrimas

Registruojant užsakymą paprastai automatiškai priskiriamas vienas darbas-automobilio diagnostika. Jei po jos pasirodo kad reikalinga atlikti kitus darbus, jei pasirenkami iš katalogo ir įtraukiami į sąmatą.

Įtrauktiems į užsakymo sąmatą darbams galima priskirti vykdytojus ir datas kada turi būti atlikti darbai. Datos gali būti suplanuotos ir per darbų kalendorių, pasirenkant neužimta darbuotojo, kuriam planuojamas darbas laiką.

Darbų įvykdymo registracija

Užsakymą galima surasti pagal kliento pavadinimą ar automobilio valstybinį numeri ar pasirinkti iš vykdomų užsakymų sąrašo.

Suradus užsakymo sąmata, prie įvykdytų darbų registruojama vykdymo data, bei įrašomas sugaištų darbui valandų skaičius. Programa paskaičiuoja darbų kainą.

Pastaba. Turime realizuotą aplikaciją Android operacinei sistemai, kurios pagalba patys darbų vykdytojai per planšetę ar mobilų telefoną gali paprastu paspaudimu užregistruoti kad darbas pradėtas ir kad darbas pabaigtas, nufotografuoti kas buvo suremontuota.

PVM sąskaitos- faktūros spausdinimas ir pranešimų siuntimas klientui

Kai visi užsakymo darbai atlikti, vadybininkas, pasirinkęs klientą ir radęs jo užsakymą gali  atspausdinti sąskaitą- faktūrą, įvesti duomenis apie apmokėjimą.

Patvirtinus užsakymo įvykdymą, programa nurašo remontui panaudotas detales.

Prieš išrašant išdavimo dokumentą, priėmėjas gali patvirtinti  žinučių siuntimą klientui.

Programoje numatyta 3 žinučių siuntimas elektroniniu paštu ir SMS  :

1) pranešti kad užsakymas įvykdytas

2) po mėnesio automatiškai išsiųsti žinutę-pasiteiravimą ar klientas patenkintas užsakymo atlikimu

3) po metų priminimas kad laikas atlikti profilaktinius darbus.

Ataskaitos

Programoje suformuojama įvykdytų užsakymų ataskaita, užsakymų pelningumo ataskaita ir kitos ataskaitos .