Serviso darbo eigos aprašymas dirbant su AIVA autoserviso programa

Užsakymų registracija ir remonto sąmatos sudarymas

Kai klientas kreipiasi dėl mašinos remonto, priėmėjas pasirenka klientą arba, jei tai naujas klientas, įveda į programa jo duomenis, įveda informaciją apie gedimą ir duoda komandą programai užregistruoti užsakymą

Programa užregistruoja kliento užsakymą suteikdama  jam numerį bei registracijos datą, darbuotoją, kuris užregistravo užsakymą.

Užregistravus kliento užsakymą, atspausdinamas Užsakymas-sutartis.

Po automobilio diagnostikos sudaroma pirminė darbų sąmata, į kurią įtraukiami reikalingi atlikti darbai bei reikalingos detalės.

Jei detalių nėra sandėlyje, įtrauktas į remonto sąmatą detales priėmėjas programoje patvirtina Tiekimui, o programa jas įrašo į  užsakymų tiekimui sąrašą.

Užsakymų darbų planavimas

Iš sąmatų duomenų programa sudaro darbų sąrašą-planą. Programos Ganto grafiko modulis paskaičiuoja ir suplanuoja kada naujas užsakymas gali būti įvykdytas. Data pranešama klientui ir įrašoma prie užsakymo.

Detalių užsakymas ir gavimo apskaita

Užsakymai tiekėjams gali būti išsiųsti tiesiogiai iš programos.

 Gavus detales jų pajamavimui nebereikia įvesti gautų prekių duomenų, nes juos programa paima iš užsakymų tiekėjams.

Detalių perdavimas iš sandėlio kliento užsakymo vykdymui

Programa parodo kokiam kliento užsakymui gautos detalės. Pasirinkus kliento užsakymą programa parodo sandėlininkui kokias detales paimti ir kur jos padėtos. Surinkęs detales, sandėlininkas vienu komandos paspaudimu gali jas perkelti užsakymo vykdymui.

Darbų valdymas ir apskaita

Užsakymų darbų plane-sąraše prie kiekvieno užsakymo programa įrašo kada reikia pradėti vykdyti užsakymą. Atėjus suplanuotam terminui pradėti darbus iš programos suformuojama ir atspausdinama paskyra su reikalingais atlikti darbais ir jų barkodais. Nuėjus į sandėlį atsinešamos reikalingos detalės. Pastaba. Jei užsakytos detalės vėluoja, tai programa perplanuos darbų vykdymą nukeldama užsakymą sekančiai dienai.

Darbų vykdymo registracija ir laiko apskaita.

Darbininkas gavęs paskyrą pats nuskenuoja savo darbo pradžios barkodą, o pabaigęs darbo atlikimo pabaigos barkodą, bei savo kortelės barkodą. Programa užregistruoja kas kada pradėjo ir pabaigė darbus ir kiek darbai truko, paskaičiuoja darbų savikainą, bei atlyginimus darbus atlikusiems darbuotojams

Sąskaitos spausdinimas ir automatinis panaudotų detalių nurašymas

Pasirinkus kliento užsakymą, programa automatiškai surenka perduotas detales, jas nurašo užsakymui ir atspausdina sąskaitą faktūrą.

Gautos ir išrašytos faktūros automatiškai patenka į AIVA programos buhalterijos modulį arba per specialų interfeisą  gali būti perduotos į įmonėje jau naudojamą buhalterinės apskaitos programą.

Programos diegimas

Programos diegimui AVA SISTEMA paruošia programos instaliacinę versiją, atidaro duomenų bazę savo ar kliento (jei klientas ne nuomoja o perką programą) serveryje, perduoda instaliacijos nuoroda Užsakovui, iš kurios programa instaliuojama darbo kompiuteriuose.

Užsakovas po apmokymo susikuria pirmiausiai duomenų bazę, reikalinga programos darbui:

·         Žinynus su darbuotojais ir įmonės padaliniais

·         Klientus (galima įvesti rankiniu būdu arba AIVA SISTEMA gali importuoti pateiktą failą)

·         Tiekėjus (galima įvesti rankiniu būdu arba AIVA SISTEMA gali importuoti pateiktą failą)

·         Naudojamas servise detales ir medžiagas (galima įvesti rankiniu būdu arba AIVA SISTEMA gali importuoti pateiktą failą)

·         Darbo centrus su jų darbo laikais

·         Darbus su jų įkainiai ir priskirtais darbo centrais

·         Darbų komplektus, į kuriuos gali būti įtraukiami ne tik darbai bet ir detalės. Pav. gali būti pradinis komplektas, kuriame bus tik vienas darbas „Diagnostika“. Šis komplektas užsakymo metu gali būti papildytas kitais darbais, kurie išaiškės po diagnostikos

Be to, po programos išsibandymo, reikalinga importuoti esamus sandėlio detalių ir medžiagų likučius.

AIVA Autoservisas programos privalumai:

·         Paprasta naudojimui- labai mažai tereikia įvesti duomenų kad valdyti visą darbo su klientų užsakymais procesą, nes duomenis perduodami iš vieno proceso į kitą

·         Galimybė kontroliuoti darbų atlikimo eigą, paskaičiuoti darbų trukmę ir apskaičiuoti vykdytojams atlyginimus be jokio papildomo rankinio duomenų įvedimo, nes tie duomenys gaunami darbininkui pačiam skenuojant paskyrą

·         Duomenų bazė saugoma Interneto serveryje, todėl nereikia rūpintys duomenų saugumu, nereikia turėti savo serverį, bei atsiranda galimybė dirbti  keliems padaliniams su bendra duomenų baze.

·         Autoservisai, kurie dar užsiima detalių prekyba gali įsigyti papildomus mažmeninės ir didmeninės prekybos modulius

·         Automatizuotas duomenų pateikimas į I.SAF ir I.VAZ sistemas.

·         Įvairios sandėlio, pardavimų, bei darbų ataskaitos padeda analizuoti įmonės veiklą ir priimti geriausius

·         Technologiniai privalumai: Galimybė dirbti su programa vienu metu keliomis kalbomis, Panaudota nemokama MySQL DBVS, todėl mažesnė sistemos kaina