Darbų ir paslaugų valdymas apima darbų vykdymo datų planavimą, vykdytojų priskyrimą, įvykdymo registraciją, darbų įvykdymo ataskaitas. Darbų valdymas vykdomas  iš klientų užsakymų, kurie arba gali būti įvesti per paslaugų  registracijos programos dalį, arba perduoti iš komercijos modulio.

Neatitikčių valdymas vyksta per neatitikčių registracijos sąrašą , į kurį patenka užregistruotos kitose programos dalyse  neatitiktys,-  komercijos, sandėlio, darbų, ir gamybos programos dalyse.

Prekių grantijos pasibaigimo ataskaitoje parodomos tos parduotos per sistemą prekės, kurioms pasibaigė pasirinktą mėnesį garantija. Iš šio sąrašo galima suformuoti paskyras garantiniams darbams.

Periodinių paslaugų valdymo sąraše, programa automatiškai suformuoja kas mėnesį PVM sąskaitas faktūras periodinėm paslaugom, kurios buvo numatytos sutartyse su klientais.

Užsakymų darbams registravimas ir sąmatos sudarymas

Registruojant  naujus klientų užsakymus darbams, pasirenkamas arba įvedamas klientas, ir užpildomos numatytos užsakymo registravimui chrakteristikos. Šios charakteristikos gali būti įvedamos pagal įmonės pageidavimus, įvertinant darbų registravimo specifiką. Be to, pagal užsakymo charakteristikas, pav. remontuojamo automobilio numerį, galima atrasti klientą.

Užregistravus užsakymą, programa suformuoja užsakymo priėmimo dokumentą. Kiekviena įmonė gali prisitaikyti savo užsakymo priėmimo formos šabloną.

Toliau, galima pasirinkti iš katalogo darbus , detales ir medžiagas reikalingas užsakymo atlikimui ir suformuoti sąmatą.

Iš sąmatos, po jos patvirtinimo, darbai gali būti perduoti į darbų vykdymo planą, o pasirinktos detalės išdavimui į sandėlio užsakymų sąrašą arba, jei detalių nėra sandėlyje, į užsakymų iš tiekėjų sąrašą. Iš šių sąrašų vykdomas tolimesnis užsakymo valdymas.

Įvykdžius užsakymo darbus, iš užsakymo duomenų programa automatiškai suformuoja PVM sąskaitą-faktūrą arba kitą užsakymo išdavimo dokumentą.

Darbų vykdymo valdymas.

Iš klientų užsakymų, kuriuose yra reikalingi atlikti darbai, programa suformuoja užsakymų darbų vykdymui sąrašą-planą. Šis Užsakymų sąrašas toliau naudojamas vykdytojų darbų priskyrimui, šių darbų terminų nustatymui, įvykdymo registravimui.

Įvykdyti darbų užsakymai patenka į įvykdytų užsakymų sąrašą.

Be to į šį sąrašą programa gali automatiškai, kas  mėnesį ar kitu periodiškumu, įrašyti periodiškai atliekamus pagal grafiką darbus, jei sudarant paslaugų pardavimo sutartį buvo sudarytas tokių darbų atlikimo grafikas.

Darbų užsakymai sąraše-plane  rodomi ir gali būti filtruojami pagal numatytus jų įvykdymo terminus, vadybininkus,  priskirtus vykdytojus-padalinius ir darbuotojus.

Pasirinkus iš sąrašo darbų užsakymą galima:

·         Pasirinkti darbų vykdytojus ir priskirti jiems  darbų įvykdymo terminus

·          Įvesti darbams datas kada darbai buvo įvykdyti

Įvykdyti darbai patenka į įvykdytų užsakymų darbų archyvą.

Iš įvykdytų darbų duomenų programa gali paskaičiuoti vykdytojams darbo užmokestį, o tai leidžia įdiegti materialinio skatinimo nuo atliktų darbų sistemą .

Programa primena, kada laikas vykdyti  vienkartinius darbus ir periodines paslaugas, neleisdama jų pamiršti ir taip geriau aptarnaujami klientai.

 Garantinio aptarnavimo ataskaitos.

Funkcija, skirta parduotos  įrangos aptarnavimo planų sudarymui , vykdymo valdymui ir kontrolei.

Garantijos arba pogarantinio aptarnavimo laikotarpis gali prasidėti tuoj pat po PVM sąskaitos- faktūros išrašymo arba įvedant sutartyje numatytą datą.

Formuojant komercinį pasiūlymą taip pat galima įvesti kaip bus apmokama už aptarnavimą - pastovus mėnesinis mokestis ar už  valandas. Pastaruoju atveju nurodoma valandos kaina. Gali būti naudojami  abu šie metodai. Taip pat įvedama kiek kartų per mėnesį bus vykstama pas klientą. Naudodamasi šiais duomenimis programa paskaičiuoja paslaugos vykdymo kainą.

Formuojant pasiūlymą, taip pat įvedamos atsiskaitymo sąlygos, nurodant kas kiek mėnesių ( pvz. , kas mėnesį, kas 3 ar kas 12 mėn.) bus atsiskaitoma už paslaugas.

Naudodamasi šiais duomenimis programa suformuoja du planus:

1) kada reikia suteikti klientams paslaugas.

2) kada reikia atspausdinti ir išsiųsti jiems PVM sąskaitas faktūras apmokėjimui.

Aptarnavimo plane programa parodo, kokiems klientams, kokias paslaugas reikia atlikti pasirinktą mėnesį. Galima išfiltruoti garantinio ir negarantinio aptarnavimo paslaugas pagal kiekvieną klientą ir pagal kiekvieną vadybininką arba visų klientų ir vadybininkų.

Pasirinktam užsakymui galima:

·          peržiūrėti užsakymą

·          atspausdinti Paskyrą aptarnavimo darbams

·          pažiūrėti, kokius aptarnavimo darbus reikia atlikti

·          peržiūrėti apmokėjimo ataskaitą.

Paskyroje kuri išvedama į Excel forma atspausdinami kliento rekvizitai, paslaugos pavadinimas ir kita reikalinga informacija.

Programa padeda nepamiršti kada baigiasi garantinis prekių aptarnavimas ir po to pasiūlyti mokamas paslaugas.

PVM sąskaitų faktūrų formavimas periodiškai atliekamoms paslaugoms  

Programoje AIVA 9001 realizuotos periodiškai atliekamų pagal sutartį paslaugų pardavimo, apskaitos ir vykdymo valdymo automatizavimo funkcijos.

Periodiškai teikiamų paslaugų pavyzdžiais gali būti įrangos aptarnavimo paslaugos, ryšių paslaugos ir pan.

Kad nepamiršti , kad atėjo laikas vykdyti periodinę paslaugą , programa iš pardavimo duomenų suformuoja ataskaitą, kuri parodo, kokiems užsakymams (sutartims) reikalinga vykdyti tą mėnesį kokias paslaugas ir tuo pačiu kam reikia spausdinti PVM sąskaitų faktūras.

 Atspausdinus PVM sąskaitą faktūrą užsakymas iš plano išnyksta ir papuola į atspausdintų PVM sąskaitų faktūrų ataskaitą.

Programa taupo vadybininkų darbo laiką PVM sąskaitų- faktūrų ruošimui, neleidžia pamiršti jas išrašyti periodinėms paslaugoms.

Neatitikčių valdymas

Parduotos produkcijos-prekių,gaminių ar paslaugų, neatitiktys registruojamos neatitikčių žurnale.

Registruojant naują neatitiktį pasirenkamas klientas ir jo užsakymas, kuriam registruojama neatitiktis bei darbuotojas, kuris turės pašalinti neatitiktį.

Toliau aprašoma neatitiktis.

Užregistruota neatitiktis gali būti perduota į darbų planavimo modulį (CRM), iš kur pateks į darbuotojo darbų planą . Programos CRM dalis primins darbuotojui apie reikalingą pašalinti neatitiktį. Darbuotojas, pašalinęs neatitiktį ,apie tai atžymi savo darbo plane ir aprašo priežastis ir kas buvo padaryta.

Kontroliuojantis neatitikties šalinimą vadybininkas pagal šiuos duomenis baigia pildyti neatitikties registravimo formą ir pažymi ar neatitiktis pašalinta ar ne, t.y. rezultatas teigiamas ar ne.

Peržiūrint neatititkčių žurnalą, galima išfiltruoti įrašus pagal klientą, vadybininką, darbuotoją,kuris pašalino neattiktį.

Neatitikčių valdymo funkcija padeda geriau ir greičiau aptarnauti klientus.