Medžiagų poreikio nustatymas
Medžiagų poreikis pirkimui gali būti nustatytas 2 būdais:
a) Trūkstamų medžiagų statybinio projekto atrinkimas suplanuotam projekto vykdymo periodui (paprastai-savaitei)
b) Empiriniu būdu, jas pasirenkant iš medžiagų katalogo
1. Medžiagų poreikio paskaičiavimas statybinių projektų vykdymui
Kiek kokių medžiagų reikia programa paskaičiuoja iš projekto sąmatos (medžiagų žiniaraščių).
Medžiagos statybinių projektų vykdymui perkamos ne iš karto, o dalimis,-paprastai ateinančiai savaitei suplanuotiems darbams. Programa tai įvertina ir skaičiuoja medžiagas reikalingas tik suplanuotam periodui.
Kadangi medžiagos sąmatoje būna aprašytos ne konkrečiai, formuojant jų užsakymą įvedami patikslinti medžiagų aprašymai, gali būti įkeliami brėžinių failai.
Iš šių duomenų programa suformuoja paraiškas tvirtinimui. Iš patvirtintų paraiškų programa suformuoja užsakymus tiekėjams.
Programoje realizuotas taip pat ir rankinis prekių užsakymo iš tiekėjų metodas, kai projekto vadovas pats pasiskaičiuoja kokių papildomai nenumatytų projekte medžiagų jam ir kiek reikia. Šiuo atvejų užsakymai tiekėjams formuojami pasirenkant medžiagas iš katalogo
Pasirenkant medžiagas iš katalogo, programa parodo esamą sandėlyje medžiagų kiekį). Kad suformuoti užsakymą tiekėjams pasirinkus medžiagas iš katalogo tereikia tik įrašyti reikiamus medžiagų kiekius.
Programa pasirinktoms medžiagoms parodo iš kokių tiekėjų jos gali būti užsakytos, bei esamą medžiagų kiekį sandėlyje ir, jei prieš tai buvo padarytas užsakymas, koks kiekis ateina.
Kad apiforminti medžiagų užsakymą, reikalinga tik įrašyti norimą prekių kiekį pasirinktam tiekėjui.
2. Paraiškų, peržiūra, kontrolė ir perdavimas vykdymui-kainų apklausai arba užsakymui
Tiekimo vadovas peržiūrai projektų darbų vadovų atsiųstas paraiškas. Programa paraiškoje parodo kiek kokių medžiagų buvo numatyta sąmatoje, kiek jų užsakoma paraiškoje, kiek anksčiau jau užsakyta ir kiek jau gauta.
Tiekimo vadovas peržiūrėjęs paraiška , jei neviršijama sąmata, ją perduoda kainų apklausai arba medžiagų užsakymui. Jei viršijama-aiškinasi su darbų vadovu, kodėl viršijama sąmata.
3. Medžiagų tiekėjų kainų apklausa
Medžiagų tiekėjų kainų apklausos procesas susideda iš trijų etapų:
a. paklausimų su medžiagų aprašymais išsiuntimas tiekėjams el. paštu
b. Tiekėjai patys įveda į duomenų bazę savo kainų pasiūlymus
c. Tiekėjų kainų pasiūlymai peržiūrimi paraiškose ir pasirenkama iš ko užsakyti medžiagas
Paklausimų suformavimas ir išsiuntimas
Kadangi sąmatose medžiagos yra priskirtos darbams ir skirtingoms darbams gali būti naudojamos tos pačios medžiagos, programa formuodama kainų paklausimus tiekėjams sumuoja vienodas medžiagas.
Programa parodo iš kokių tiekėjų galima nupirkti medžiagas ir surašo jiems visiems reikalingus nupirkti medžiagų kiekius.
Prieš siunčiant pakausimus tiekėjams , pasirenkamas laiško tiekėjui šablonas, nurodomi kokius projekto failus siųsti tiekėjams.
Tiekėjai patys įveda į duomenų bazę savo kainų pasiūlymus
Tiekėjai gavę laišką su kainų paklausimų, tiesiogiai iš laiško įvedą savo siūlomų prekių modelius ir kainas. Tai jiems padaryti žymiai paprasčiau negu kad tada kai jie gauna paprastai laišką su kainų paklausimų, kadangi iš AIVA programos gautoje laiško formoje jau paruošta lentelė su prekių aprašymais. Jiems tereikia tik papildyti ją savo kainomis ir po pasiūlymo patvirtinimo kainos automatiškai įsirašo į AIVA duomenų bazę.
Tiekėjų kainų pasiūlymai peržiūrimi paraiškose ir pasirenkama iš ko užsakyti medžiagas
Tiekimo vadovas, kuris užsakinėja medžiagas mato kainų apklausų formoje tiekėjų pasiūlytas kainas ir gali išsirinkęs pasiūlymą su mažiausia kainą ar pagal kitus kriterijus priimtiniausią pasiūlymą gali iš karto patvirtinti užsakymą tiekėjui. Nebūtinai riekia pasirinkti iš vieno tiekėjo visas medžiagas-galima kiekviena medžiaga užsakyti iš to tiekėjo, kurio kaina mažiausia.
4. Tiekėjų pasirinkimas užsakymo galutiniam suformavimui ir išsiuntimui elektroniniu paštu
Kadangi sąmatose medžiagos yra priskirtos darbams ir skirtingoms darbams gali būti naudojamos tos pačios medžiagos, programa formuodama užsakymus tiekėjams sumuoja vienodas medžiagas.
Kiekviena medžiaga ar užsakoma subrangovams paslauga gali turėti kelis tiekėjus (subrangovus). Vienas iš jų bus prioritetinis tai medžiagai ar paslaugai.
Galima nustatyti prioritetinius tiekėjus skirtingus kiekvienam įmonės padaliniui, kuris užsakinėja medžiagas. Kiekvienam padaliniui prioritetinis tiekėjas nustatomas pagal sekančius kriterijus: turi būti priskirtas medžiagai ir būti aukščiausio prioriteto, turi būti priskirtas tiekėjas padaliniui, priskirto aukščiausio prioriteto medžiagai turi būti aukščiausio ir padaliniui, t.y. jei prie medžiagos pavadinimo priskirti du aukščiausio prioriteto tiekėjai, tai užsakant medžiagas padaliniui, programa turi paimti tą tiekėją, kurio prioritetas prie padalinio aukštesnis.
Prieš išsiunčiant programos paskaičiuotą užsakymą tiekėjams reikalinga kiekvienai užsakomai pozicijai pasirinkti tiekėjus, kuriuos programa parodo prie kiekvieno pavadinimo.
Pasirinkti tiekėjus galima arba automatiškai,-tada programa pati pasirenka prioritetinius tiekėjus arba tiekėjus, kurių kainos mažiausios, arba rankiniu būdų, įrašant užsakomus kiekius prie tų tiekėjų, kuris pasirenkami.
Programa leidžia operatyviai papildyti kiekvienos medžiagos tiekėjų sąrašą ir pakeisti užsakant medžiagą į analogišką iš medžiagų katalogo.
Įvedus norimus kiekius, programa paskaičiuoja kiekvienos užsakytos medžiagos bendrą savikainą ir viso užsakymo visų medžiagų visiems Tiekėjams savikainą. Programa leidžia įvesti turimą pinigų kiekį ir kontroliuoti kad užsakymo tiekėjams savikaina neviršytų turimų lėšų.
Programa suskaičiuoja, kiek viso, kokių medžiagų ir už kokią sumą užsakyta kiekvienam tiekėjui ir suformuoja tiek užsakymų tiekėjams, tiek kiek užsakant buvo pasirinkta tiekėjų.
Siunčiant užsakymus tiekėjams, galima pasirinkti iš kliento užsakymo failus, kurie siunčiami tiekėjui kaip nuorodą, kurią paspaudęs jis gali juos atsisiųsti iš serverio. Tai ypač naudinga, kai užsakoma medžiaga yra gaminys, kuri tiekėjas turi pagaminti pagal pridedamus brėžinius.
Siunčiame laiške galima nurodyti ir užsakomų medžiagų (gaminamų detalių) charakteristikas, kurios buvo įvestos registruojant kliento užsakymą.
Kai kurios medžiagos matuojamos keliais matavimo vienetais, pav. kg, kvadratiniais metrais, lakštais arba rulonais. Užsakant galima nurodyti kelis matavimo vienetus, perskaičiuoti vienus vienetus į kitus.
5. Medžiagų užsakymų tiekėjams peržiūra ir redagavimas
Jei tiekėjas neturi visų užsakytų medžiagų, galima užsakymų registre suradus užsakymą tiekėjui jį paredaguoti.
6. Medžiagų gavimo į objektą (projekto vadovo sandėlį) registravimas
Gavus užsakytas medžiagas, pasirenkamas iš registro užsakymas tiekėjui, patikrinama ar sąskaita gautoms medžiagoms atitinka užsakymą. Pajamavimo užbaigimui tereikia tik įrašyti gauto dokumento datą ir Nr., bei, jei reikia, pakoreguoti gautus kiekius ir kainas jei nesutampa su užsakytais. Galima užregistruoti medžiagų gavimą ir negavus PVM sąskaitos faktūros-pagal prekių važtaraštį. Vėliau gavus sąskaitą galima pakoreguoti pajamavimo dokumentą.
7. Medžiagų tiekimo ataskaitos
Programa suformuoja medžiagų gavimo ataskaitas:
· Klientų Užsakymų tiekimui vykdymo būsenos ataskaitą, kurioje parodo kokie kiekiai reikalingi užsakymų įvykdymui, kokie kiekiai užsakyti tiekėjams, kokie gauti
· Medžiagų, tiekėjų ir jų kainų sąrašas , kurioje parodo kokie tiekėjai kokias prekes gali patiekti ir kokios jų kainos
· Tiekėjams užsakytų medžiagų (prekių) suvestinė, kurioje parodoma kokios prekės ir kokiomis kainomis buvo užsakytos pas tiekėjus
· Periodiškai tam tikromis savaitės dienomis pristatomų medžiagų suvestinė, kurioje parodyta kuriomis dienomis kokios medžiagos turi būti pristatytos, paskutinio užsakymo data ir suma
· Medžiagų tiekėjų ir jų padalinių duomenų sąrašo ataskaita, kurioje parodyti tiekėjų įmonių ir jų padalinių pavadinimai, telefonai, el. paštai, bei savaitės dienos, kada tiekėjai turi pristatyti prekes (tais atvejais, kai tiekėjai pristato prekes pastoviai tam tikromis savaitės dienomis).
Nauda.
Šis sprendimas labai žymiai sutaupo projekto vadovų (darbų vadovų) laiką paraiškų medžiagoms suformavimui, kadangi programa pati atrenka kiekvienos savaitės suplanuotiems darbams reikalingas užsakyti medžiagas. Darbų vadovui užtenka tik patvirtinti suplanuotus projekte užsakomus kiekius, bei , jei reikia, įvesti paaiškinimus užsakomoms medžiagoms.
Programa taip pat palengvina tiekimo vadovo darbą ir taupo jo laiką, kadangi programa automatizuoja kainų apklausos ir medžiagų užsakymo iš tiekėjų procesus-nereikia skaičiuoti medžiagų poreikio, rašyti ir siųsti laiškus tiekėjams.
Kartu dėl šios priežasties programa žymiai pagreitina klientų užsakymų vykdymą, bei panaikina klaidų tikimybę perrašant medžiagų pavadinimus, kodus ir kiekius iš darbų vadovų paraiškų į užsakymus tiekėjams.
Medžiagų kainų apklausos proceso automatizavimas padeda pigiau nupirkti medžiagas, kadangi sutaupius laiką kainų apklausai atsiranda galimybė daugiau apklausti tiekėjų, o tiekėjams ir greičiau ir paprasčiau paruošti kainų pasiūlymus.
Pajamavimo metodas pagal siųstus tiekėjams užsakymus sutaupo daug darbuotojų laiko duomenų įvedimui,- nebereikia įvedinėti pajamuojant medžiagų pavadinimų ir kiekių, todėl tą darbą operatyviai gali atlikti objekte net pats darbų vadovas. Įmonėje atkrenta būtinybė laikyti atskirą apskaitininką medžiagų pajamavimui, todėl sutaupomos kasmet nemažos lėšos atlyginimams.
Žymiai sumažėja klaidų tikimybė įvedant duomenis, nes jų įvedama minimaliai-tik dokumento Nr. ir data. Geriau kontroliuojami tiekėjai – darbų vadovas iš karto mato, ar jie atsiuntė tai, kas užsakyta ir sutartomis kainomis.
Pajamuojant pagal projektų paraiškas suformuotus užsakymus tiekėjams medžiagas į objektą darbų vadovas realiame laike mato, kokios medžiagos buvo suplanuotos objektui, kokios jau yra gautos. Atėjus laikui nurašyti projektui medžiagas, programa pati atrenka ir paruošia dokumentą medžiagų nurašymui, todėl darbų vadovai sutaupo labai daug savo laiko medžiagų nurašymų aktų paruošimui.
AIVA 9001 funkcijos