Programos pagalba priimsite klientų užsakymus, greitai parinksite ir paskaičiuosite užsakomų spaudos gaminių kainą, suformuosite komercinius pasiūlymus ir pardavimo sutartis, komercinius pasiūlymus paversite klientų užsakymais gamybai. Žemiau parodyta automatizuojamo proceso schema.

 Komerciniai pasiūlymai ruošiami panaudojant spaudos gaminių  katalogą-kainininką.

Kataloge gaminiai suskirstomi į grupes, pav., knygos, žurnalai, plakatai, skrajutės ir pan., kiekvienai grupei aprašomos galimos užsakyti spaudos gaminių charakteristikos, pav. išmatavimai, popierius, spalvingumas, lakavimas, ir pan. Kiekvienai iš šių pozicijų aprašomos formulės pagal kurias programa paskaičiuoja reikalingą popieriaus kiekį bei spaudos ir pospausdiminių darbų  kiekius

Komerciniai pasiūlymai pradedami ruošti pasirenkant, iš klientų žinyno, arba įvedant klientą. Po to, registruojamas kliento paklausimas ir iš gaminių katalogo pasirenkamas gaminio tipas, pav., kalendorius ar pan.

Pasirinktajam gaminio tipui, įvedami galimi tiražai, įvedamos ar pasirenkamos gaminio  charakteristikos, kurių pageidauja klientas.

Programa paskaičiuoja gaminio pagaminimo  savikainą ir  kainą kiekvienam tiražui. Gaminio savikaina skaičiuojama paskaičiuojant  gaminiui reikalingą popieriaus kiekį, popieriaus savikainą, gamybos operacijų kiekį ir darbo apmokėjimo sąnaudas.

Sudarius komercinio pasiūlymo ar užsakymo sąmatą, toliau programos pagalba gali būti atliekamos šios funkcijos:

• Komercinio pasiūlymo išsiuntimas su prekių aprašymais ir nuotraukomis. Atliekant šią  funkciją programoje yra  sekančios galimybės:
  • Atidavimo ir apmokėjimo sąlygų įvedimas.
  • Laiško prie pasiūlymo parašymas ar pasirinkimas iš katalogo
  • Pasirinkimas kokia kalba ir kokia valiuta siųsti komercinį pasiūlymą. Komercinio pasiūlymo automatinis vertimas į pasirinktą kalbą.
  • Komercinio pasiūlymo spausdinimas.
  • Komercinio pasiūlymo siuntimas per faksą-modemą tiesiogiai iš kompiuterio .
  • Komercinio pasiūlymo siuntimas elektroniniu paštu.
  • Komercinio pasiūlymo patalpinimas į duomenų bazę .
  • Komercinio pasiūlymo automatinis parodymas Gamybos potencialių užsakymų plane, kur gamybos vadovai gali įvesti potencialaus užsakymo atlikimo terminą.
  • Gamybos įvesto potencialaus užsakymo įvykdymo termino parodymas vadybininkui
• Sąskaitos išankstiniam apmokėjimui išsiuntimas
  • Banko sąskaitos pasirinkimas
  • Spausdinimas
  • Siuntimas faksu
  • Siuntimas elektroniniu paštu
• Pardavimo sutarties spausdinimas
  • Pasirinkimas vieno iš galimų šablonų
  • Spausdinimas į Word ‘a

Po to, kai klientui išsiųstas elektroniniu paštu ar atspausdintas komercinis pasiūlymas, sąskaita išankstiniam mokėjimui ar sutartis, programa sudaro klientų paklausimų, komercinių pasiūlymų ir užsakymų registrą-sąrašą, kuris naudojamas tolimesnei vykdymo kontrolei,- parodo kokie atlikti darbo su paklausimu etapai ir kas dar liko padaryti.  Iš šio sąrašo vadybininkas gali vykdyti šias funkcijas: 

• atrinkti klientų paklausimus  pagal Vadybininko pavardę, Kliento pavadinimą, užsakymo Nr., užsakymo periodą, užsakymų vykdymo stadiją, apmokėjimą,

·          pasirinkus kliento paklausimą, galima:

o         Peržiūrėti komercinio pasiūlymo ar sąskaitos turinį,

o         Peržiūrėti kokie buvo atlikti kontaktai-veiksmai su klientu dėl šio paklausimo ir suplanuoti  tolimesnius kontaktus,

o       Įvesti apmokėtą avansą,

o         Kopijuoti komercinio pasiūlymo ar užsakymo sąmatą naujam užsakymui sudaryti,

o       Peržiūrėti kliento kortelę,

o       Pakeisti komercinį pasiūlymą  ir išsiųsti pataisytą pasiūlymą klientui, išsaugant seną užsakymą,

o       Suformuoti ir atspausdinti sutartį , įkelti sutarties failą į duomenų bazę, išsiųsti klientui sutarties failo nuorodą prie komercinio pasiūlymo, 

o       Komercinį pasiūlymą pakeisti  į Užsakymą gamybai, bei išsiųsti užsakymo patvirtinimą klientui.

Iš išsiųstų klientams komercinių pasiūlymų, juos tvirtinant nurodžius  užsakymo gavimo tikimybę ir  datą kada planuojama kad klientas padarys užsakymą, programos pagalba suformuojamas Pardavimų planas . Pardavimų plane yra filtrai, kurių pagalba galima:

·        Pasirinkti planavimo periodą.

·          Pasirinkti pagal ką sudaryti pardavimų planą- pagal komercinius pasiūlymus ar sąskaitas išankstiniam apmokėjimui.

·          Pasirinkti sudaryti planus pagal prekių grupes .

Programa suformuoja šias Pardavimų ataskaitas:

·          Pirkėjas-prekių grupės

·          Prekių grupė-pirkėjai

·          Pardavimų ataskaita pagal darbuotojus

·          Pardavimų ataskaita pagal pirkėjus

·          Pardavimų ataskaita pagal kliento padalinius

·          Delspinigių ataskaita. 

Kitos galimybės

Su programa galima dirbti tiek viename kompiuteryje, tiek įmonės vietiniame kompiuterių tinkle, tiek per internetą,  todėl ji tinka tiek mažoms įmonėms, kurios gali laikyti duomenų bazę interneto tiekėjo serveryje ir su ja dirbti per internetą nuomodamos programą, tiek ir didelėms įmonėms, kurios duomenų bazę laikydamos pagrindiniame ofise gali apjungti savo filialų darbą .

Programa galima naudotis keliomis kalbomis. Galima keisti programos aplinką pasirenkant kokią norimą kalbą. Programos aplinkos vertimą, jei jo dar nėra programoje, galima išsiversti patiems.

Prekes taip pat galima vesti keliomis kalbomis ir formuoti komercinį pasiūlymą norima kalba (šiuo metu yra vertimai į 6 pagrindines kalbas)

 Programos duodama nauda

 1.Taupomas vadybininko laikas  gaminių savikainos ir kainos paskaičiavimui,  komercinių pasiūlymų paruošimui ir išsiuntimui. Programa perskaičiuoja kainas iš karto keliems galimiems tiražams. Vadybininko darbo efektyvumas naudojantis programa padidėja kelis kartus, todėl vadybininkų reikia mažiau arba tie patys gali atlikti žymiai daugiau pardavimų.

2.Programa padeda vadybininkui pasirinkti galimus prekės komplektavimo ir gamybos iš žaliavų  variantus, todėl  sumažėja klaidos tikimybė, kad vadybininkas parinks ne tą komplektaciją ar medžiagas, neteisingai parinks gamybos operacijas ir neteisingai paskaičiuos gaminio kainą.

3.Priimant užsakymus iš užsienio eksportui, vadybininkui nebūtina žinoti kalbą, kad paruošti tos šalies kalba pasiūlymą- vadybininkas pasiūlymą gali ruošti lietuviškai, o programa automatiškai išvers pasiūlymą į kliento šalies kalbą.

4.Komercijos vadovams programa leidžia lengvai kontroliuoti pardavimo vadybininkų darbą, net jei jie dirba ne vienoje vietoje-matyti kokius ir kaip jie yra paruošę pasiūlymus, sekti vykdymo terminus, kas dieną gauti pardavimų statistiką.

5.Visi komerciniai pasiūlymai, sąskaitos išankstiniam apmokėjimui, sutartys  kaupiamos vienoje duomenų bazėje, todėl jas lengviau galima surasti net ir išėjus vadybininkui iš darbo bei sužinoti visą informaciją apie visus kontaktus su klientais

6. Geriau aptarnaujami klientai- pasiūlymai paruošiami greičiau, jie standartizuoti ir suprantamesni, išsamesni, iliustruoti siunčiami jo kalba (kai klientas iš užsienio)  

7.Gamybai nebereikia iš naujo registruoti užsakymų- užsakymai automatiškai perduodami į gamybos planą, ir jų duomenis  panaudojami medžiagų tiekimo valdymui, gamybos valdymui , todėl žymiai sumažėja darbo sąnaudos gamyboje, tiekime ir apskaitoje, praktiškai nebelieka klaidų dėl neteisingo informacijos perdavimo.