Sistemos pagrindinių procesų schema ir aprašymas

Sistemos aprašymas

AIVA programos pagalba automatizuojami pardavimo, darbų vykdymo ir darbo su subrangovais valdymo procesai, bei buhalterinė apskaita

Aktyvus darbas su potencialiais ir esamais klientais kad gauti naujus užsakymus

Aktyviam darbui su potencialiais klientais naudojamas E-marketingo ir CRM moduliai, bei Interneto svetainė su e-komercijos sistema

E-marketingo modulyje suformuojami ir išsiunčiami naujienlaiškiai potencialiems ir esamiems klientams su paslaugos pasiūlymu.

Klientui susidomėjus gautų pasiūlymu, jis gali tiesiogiai iš Naujienlaiškio per Interneto svetainę registruoti arba Paklausimą arba paslaugos Užsakymą.

Gautas per Interneto svetainę kliento paklausimas įsirašo į paklausimų sąrašą ir susikuria užduotis atsakingam vadybininkui CRM modulyje. Šį užduotis patenka į vadybininko darbų planą.

Klientų paklausimus vadybininkai gali registruoti ir patys CRM modulyje ir planuoti tolimesnius veiksmus su klientu, kad gauti jo užsakymą.

 Komercinių pasiūlymų, sutarčių, sąskaitų ruošimas ir perdavimas vykdymui

Atsiradus poreikiui ruoši klientams komercinius pasiūlymus, iš paklausimo pereinama į kainos pasiūlymo formavimą.

Pasiūlymų ruošimui naudojamas iš anksto paruoštas komercinių pasiūlymų šablonų katalogas, kuriame galima aprašyti formules, kaip skaičiuoti paslaugos kaina nuo kintamų paslaugos užsakomų charakteristikų.

Komerciniai pasiūlymai suformuoti programos pagalba, kaip ir kiti dokumentai-sąskaitos išankstiniam mokėjimui, pardavimo sutartys, PVM-sąskaitos faktūros, išsiunčiamos tiesiogiai iš programos elektoriniu laišku.

Klientui patvirtinus užsakymą, iš komercinio pasiūlymo suformuojamas užsakymas ir perdatuodamas vykdymui-saviems darbuotojams į darbų planą, arba partneriams į darbų užsakymų subrangovams planą.

Darbų, kurios atlieka įmonės darbuotojai, automatizuojamas AIVA programos pagalba procesas apima šiuos etapus:

1)      Savarankiškai atliekamų dabų plano suformavimas iš klientų užsakymų sąmatų

2)      Vykdytojų priskyrimas, darbų paskyros vykdytojams spausdinimas (kaip alternatyvą-gali būti panaudotas Apsas Android telefonams ir planšetėms)

3)      darbų įvykdymo registracija arba įrašant įvykdymo laiką, arba atžymint tai per aplikaciją

4)      atlyginimų nuo atliktų darbų paskaičiavimas darbų vykdytojams

Paslaugų užsakymo iš subrangovų ir apskaitos modulyje automatizuojami šie procesai:

1)      Užsakomų iš subrangovų darbų plano suformavimas iš klientų užsakymų darbų sąmatos

2)      Subrangovų darbams pasirinkimas, subrangovų kainų apklausa, užsakymų siuntimas subrangovams ir jų apskaita. Gautos geriausios paslaugų kainos, gali būti patvirtinus programiškai perrašomos kaip kliento užsakytų darbų savikainos.

3)      Subrangovų įvykdytų užsakymų registracija ir apskaita

Darbo su skolininkais modulyje automatizuojami procesai ir ataskaitos:

1)      Skolininkų atrinkimas pagal įvairius kriterijus ir el. laiškų su priminimais nurodant nepamokėtas faktūras išsiuntimas

2)      Apmokėjimų įvedimas užsakymams ir sąskaitoms faktūroms

3)      Planuojamų pajamų planas pagal suplanuotus užsakymų įvykdymo terminus

Atlyginimų nuo rezultatų paskaičiavimas

Programa automatiškai užregistruoja, kuris vadybininkas gavo užsakymą, kuris surado naują klientą. Pagal nustatytus prie kiekvienos darbuotojo procentus, programa paskaičiuoja atlyginimą ir suformuoja ataskaitą.

Darbuotojams, kurie vykdo darbus, atlyginimas paskaičiuojamas už atliktus darbus, pagal šių darbų įkainius.

Buhalterinės apskaitos modulyje automatizuojami šie procesai ir sudaromos ataskaitos:

1)      Atsiskaitymai

2)      Kasa, bankas

3)      Bendrasis žurnalas

4)      Ataskaitos laikotarpių uždarymas/atidarymas

5)      Atsikaitomųjų sąskaitų ir balansinių surišimas

6)      Balansinių sąskaitų planas

7)      Materialiai atsakingi asmenys

8)      Finansinės ataskaitos :

o   Bendros (Pirkėjų , Tiekėjų periodinės ataskaitos, pradelstos skolos, sandėlio judėjimas)

o   Registrai (Gautos, Išrašytos PVM sąskaitos faktūros, Vidiniai dokumentai, Kaštų centrai, Suminės sąskaitos)

o   Didžioji knyga (Bendrojo žurnalo išrašai, Sintetinis apyvartos žiniaraštis, Didžiosios knygos korektūra, Didžioji knyga, DK metinė apyvarta)

o   Balansas (Pradžios balansas, Balansas, Buhalterinių ataskaitų generatorius)

9)      Apmokėjimų iš bankų importas

10)   Turto apskaita

11)   Atlyginimų mokesčių paskaičiavimas ir perdavimas į balansą ir Sodrai