LT | EN
   
 
Medžiagų ir paslaugų gamybai tiekimo procesų automatizavimo ir valdymo sistema Klauskite
 
    

Automatizuojamas prekių tiekimo valdymo procesas AIVA programoje susideda iš kelių etapų:

1)      Medžiagų poreikio pirkimui nustatymas

2)      Medžiagų tiekėjų kainų apklausa (nebūtina)

3)      Medžiagų užsakymų tiekėjams suformavimas ir išsiuntimas elektroniniu paštu, išsaugant užsakymus registre

4)      Medžiagų užsakymų tiekėjams peržiūra ir redagavimas, jei toks užsakymo redagavimo poreikis atsiranda

5)      Užsakytų medžiagų gavimo patvirtinimas

6)      Medžiagų tiekimo ataskaitos

 

Žemiau parodyta tiekimo procesų automatizavimo funkcinė schema

1.      Medžiagų poreikio nustatymas

Medžiagų poreikis pirkimui gali būti nustatytas 3 būdais:

a)      Trūkstamų medžiagų klientų gamybiniams užsakymams įvykdyti

b)      Pagal sandėliams iš anksto nustatytas minimalus ir maksimalias medžiagų normas

c)      Empiriniu būdu, pasirenkant iš medžiagų katalogo

d)      Iš medžiagų pardavimo  klientams užsakymų


Taip pat yra realizuotas ir kompleksinis prekių poreikio paskaičiavimo režimas pagal  pirmus du metodus..

 

Medžiagų paskaičiavimas klientų gamybinių užsakymų įvykdymui

 

Programa paskaičiuoja pasirinktiems arba visiems neįvykdytiems ir vykdomiems gaminiams užsakymams kiek kokių reikia medžiagų gaminiams, jų detalėms ir pusgaminiams pagaminti. Įvertina kiek šių medžiagų yra pasirinktose sandėliuose, bei kiek jų yra užsakyta bei neatvyko ir suformuoja užsakymus tiekėjams trūkstamoms medžiagoms.

 

Kaip papildomas variantas  programoje realizuota funkcija trūkstamų medžiagų komplektuojamam gaminiui užsakymui iš gamybos. Pasirinkus kliento užsakymą ir atsidarius programoje jo komplektaciją, programa parodo kiekius kokių komplektuojančių dalių reikia, kiek jų yra sandėlyje ir kiek trūksta užsakymo įvykdymui. Esant poreikiui iš komplektavimo formos programa suformuoja užsakymą tiekimui. Šis variantas skiriais nuo ausčiau aprašyto tuo, kad iš komplektavimo formos užsakytas gaminio komplektuojančias dalis programa neleidžia panaudoti kitiems užsakymams, o automatiškai rezervuoja tam užsakymui. Per šią forma galima užsakyti ne tik komplektuojančias dalis, bet ir gamybines operacijas, kurias reikia atlikti kad pagaminti gaminius.

 

Medžiagų paskaičiavimas pagal minimum ir maksimum sandėlio normas

 

Pradžioje tam tikroms medžiagoms, kurios reikalingos pastoviai, suvedamos sandėlio normos.

Davus programai komandą paskaičiuoti trūkstamas iki maksimum normos atsargas, programa visoms arba pasirinktoms medžiagų grupėms suranda tas prekes, kurių likę sandėliuose mažiau kaip minimum norma, paskaičiuoja kiek trūksta iki maksimalios normos ir suformuoja paskaičiuotam kiekių skirtumui užsakymus tiekėjams.

  

 Medžiagų   užsakymas naudojantis Medžiagų katalogu

 

Programoje realizuotas taip pat ir rankinis prekių užsakymo iš tiekėjų metodas, kai vadybininkas pats pasiskaičiuoja kokių medžiagų jam  ir kiek reikia. Šiuo atvejų užsakymai tiekėjams formuojami pasirenkant medžiagas iš katalogo

 

Pasirenkant medžiagas iš katalogo, programa parodo esama sandėlyje medžiagų kiekį (jei AIVA 9001 programos pagalba vedama medžiagų sandėlio apskaita). Kad suformuoti užsakymą tiekėjams pasirinkus medžiagas iš katalogo tereikia tik įrašyti reikiamus medžiagų kiekius.

 

Programa pasirinktoms medžiagoms parodo iš kokių tiekėjų jos gali būti užsakytos, bei esamą medžiagų kiekį sandėlyje ir, jei prieš tai buvo padarytas užsakymas, koks kiekis ateina.

Kad apiforminti medžiagų užsakymą, reikalinga tik įrašyti norimą prekių kiekį pasirinktam tiekėjui.

 

Medžiagų, kaip klientams parduodamų prekių poreikio paskaičiavimas iš klientų užsakymų.

 

Programoje galima naudoti pilnai automatinį arba pusiau automatinį trūkstamų prekių paskaičiavimą pagal klientų užsakymus.

Automatiniame režime programa paskaičiuoja visiems neįvykdytiems užsakymams kiek kokių prekių trūksta jiems įvykdyti.

Pusiau automatiniame režime pirma vadybininkas pasirenka iš po eilės tam tikrus užsakymus, kuriems programa parodo kokių prekių trūksta.

 

 

2.      Medžiagų tiekėjų kainų apklausa

 

Medžiagų tiekėjų kainų apklausos procesas susideda iš trijų etapų:

a.      paklausimų su medžiagų aprašymais išsiuntimas tiekėjams el. paštu

b.      Tiekėjai patys įveda į duomenų bazę savo kainų pasiūlymus

c.      Tiekėjų kainų pasiūlymai peržiūrimi paraiškose ir pasirenkama iš ko užsakyti medžiagas

 

Paklausimų suformavimas ir išsiuntimas

 

Kadangi sąmatose medžiagos yra priskirtos darbams ir skirtingoms darbams gali būti naudojamos tos pačios medžiagos, programa formuodama kainų  paklausimus tiekėjams sumuoja vienodas medžiagas.

 

Programa parodo iš kokių tiekėjų galima nupirkti medžiagas ir surašo jiems visiems reikalingus nupirkti medžiagų kiekius.

Prieš siunčiant pakausimus tiekėjams , pasirenkamas laiško tiekėjui šablonas, nurodomi kokius projekto failus siųsti tiekėjams.

 

Tiekėjai patys įveda į duomenų bazę savo kainų pasiūlymus

Tiekėjai gavę laišką su kainų paklausimų, tiesiogiai iš laiško įvedą savo siūlomų prekių modelius ir kainas. Tai jiems padaryti žymiai paprasčiau negu kad tada kai jie gauna paprastai laišką su kainų paklausimų, kadangi iš AIVA programos gautoje laiško formoje jau paruošta lentelė su prekių aprašymais. Jiems tereikia tik papildyti ją savo kainomis ir po pasiūlymo patvirtinimo kainos automatiškai įsirašo į AIVA duomenų bazę.

 

Tiekėjų kainų pasiūlymai peržiūrimi paraiškose ir pasirenkama iš ko užsakyti medžiagas

Tiekimo vadovas, kuris užsakinėja medžiagas mato kainų apklausų formoje tiekėjų pasiūlytas kainas ir gali išsirinkęs pasiūlymą su mažiausia kainą ar pagal kitus kriterijus priimtiniausią pasiūlymą gali iš karto patvirtinti užsakymą tiekėjui. Nebūtinai riekia pasirinkti iš vieno tiekėjo visas medžiagas-galima kiekviena medžiaga užsakyti iš to tiekėjo, kurio kaina mažiausia.

 

 

3.      Tiekėjų pasirinkimas užsakymo galutiniam suformavimui ir išsiuntimui elektroniniu paštu

 

Kiekviena medžiaga ar užsakoma subrangovams  paslauga gali turėti kelis tiekėjus (subrangovus). Vienas iš jų bus prioritetinis tai medžiagai ar paslaugai.

Galima nustatyti prioritetinius tiekėjus skirtingus kiekvienam įmonės padaliniui, kuris užsakinėja medžiagas. Kiekvienam padaliniui prioritetinis tiekėjas nustatomas pagal sekančius kriterijus: turi būti priskirtas medžiagai ir būti aukščiausio prioriteto, turi būti priskirtas tiekėjas padaliniui, priskirto aukščiausio prioriteto medžiagai turi būti aukščiausio ir padaliniui, t.y. jei prie medžiagos pavadinimo priskirti du aukščiausio prioriteto tiekėjai, tai užsakant medžiagas padaliniui, programa turi paimti tą tiekėją, kurio prioritetas prie padalinio aukštesnis.

 

Prieš išsiunčiant programos paskaičiuotą užsakymą tiekėjams reikalinga kiekvienai užsakomai pozicijai pasirinkti tiekėjus, kuriuos programa parodo prie kiekvieno pavadinimo.

 

Pasirinkti tiekėjus galima arba automatiškai,-tada programa pati pasirenka prioritetinius tiekėjus arba tiekėjus, kurių kainos mažiausios, arba rankiniu būdų, įrašant užsakomus kiekius prie tų tiekėjų, kuris pasirenkami.

 

Programa leidžia operatyviai papildyti kiekvienos medžiagos tiekėjų sąrašą ir pakeisti užsakant medžiagą į  analogišką iš medžiagų katalogo.

 

Įvedus norimus kiekius, programa paskaičiuoja kiekvienos užsakytos medžiagos bendrą savikainą ir viso užsakymo visų medžiagų visiems Tiekėjams savikainą. Programa leidžia įvesti turimą pinigų kiekį ir kontroliuoti kad užsakymo tiekėjams savikaina neviršytų turimų lėšų.

Programa suskaičiuoja, kiek viso, kokių medžiagų ir už kokią sumą užsakyta kiekvienam tiekėjui ir suformuoja tiek užsakymų tiekėjams, tiek kiek užsakant buvo pasirinkta tiekėjų.

 

Siunčiant užsakymus tiekėjams, galima pasirinkti iš kliento užsakymo failus, kurie siunčiami tiekėjui kaip nuorodą, kurią paspaudęs jis gali juos atsisiųsti iš serverio. Tai ypač naudinga, kai užsakoma medžiaga yra gaminys, kuri tiekėjas turi pagaminti pagal pridedamus brėžinius.

 

Siunčiame laiške galima nurodyti ir užsakomų medžiagų (gaminamų detalių) charakteristikas, kurios buvo įvestos registruojant kliento užsakymą.

 

Kai kurios medžiagos matuojamos keliais matavimo vienetais, pav. kg, kvadratiniais metrais, lakštais arba rulonais. Užsakant galima nurodyti kelis matavimo vienetus, perskaičiuoti vienus vienetus į kitus.

 

4.      Medžiagų užsakymų tiekėjams peržiūra ir redagavimas

 

Jei tiekėjas neturi visų užsakytų medžiagų, galima užsakymų registre suradus užsakymą tiekėjui jį paredaguoti.

 

5.      Medžiagų gavimo į sandėlį registravimas

 

  Gavus užsakytas medžiagas, pasirenkamas iš registro užsakymas tiekėjui, patikrinama ar sąskaita gautoms medžiagoms atitinka užsakymą. Pajamavimo užbaigimui tereikia tik įrašyti gauto dokumento datą ir Nr., bei jei reikia, pakoreguoti gautus kiekius ir kainas jei nesutampa su užsakytais. Galima užregistruoti medžiagų gavimą ir negavus PVM sąskaitos faktūros-pagal prekių važtaraštį. Vėliau gavus sąskaitą galima pakoreguoti pajamavimo dokumentą.

 

6.      Medžiagų tiekimo ataskaitos

Programa suformuoja medžiagų gavimo ataskaitas:

7.      Klientų Užsakymų tiekimui vykdymo būsenos ataskaitą, kurioje parodo kokie kiekiai reikalingi užsakymų įvykdymui, kokie kiekiai užsakyti tiekėjams, kokie gauti

8.      Medžiagų, tiekėjų ir jų kainų sąrašas , kurioje parodo kokie tiekėjai kokias prekes gali patiekti ir kokios jų kainos

9.      Tiekėjams užsakytų medžiagų (prekių) suvestinė, kurioje parodoma kokios prekės ir kokiomis kainomis buvo užsakytos pas tiekėjus

10.    Periodiškai tam tikromis savaitės dienomis pristatomų medžiagų suvestinė, kurioje parodyta kuriomis dienomis kokios medžiagos turi būti pristatytos, paskutinio užsakymo data ir suma

11.    Medžiagų tiekėjų ir jų padalinių duomenų sąrašo ataskaita, kurioje parodyti tiekėjų įmonių ir jų padalinių pavadinimai, telefonai, el. paštai, bei savaitės  dienos, kada tiekėjai turi pristatyti prekes (tais atvejais, kai tiekėjai pristato prekes pastoviai tam tikromis savaitės dienomis).

 

 

Nauda.

 

Šis sprendimas  labai žymiai sutaupo vadybininkų laiką  skaičiavimams ir laiškų formavimui bei siuntimui, žymiai pagreitina klientų užsakymų vykdymą, bei panaikina klaidų tikimybę perrašant medžiagų pavadinimus, kodus ir kiekius iš klientų užsakymų į užsakymus tiekėjams.

 

Pajamavimo metodas pagal siųstus tiekėjams užsakymus sutaupo daug darbuotojų laiko duomenų įvedimui, žymiai sumažėja klaidų tikimybė įvedant duomenis, nes jų įvedama minimaliai, geriau kontroliuojami tiekėjai – matome,  ar jie atsiuntė tai, kas užsakyta.

 




Funkcijos
Tiekimo valdymas Užsakymų išsiųstų tiekėjams redagavimas
Tiekėjų ir subrangovų katalogas
Įmonės padalinių darbuotojų paraiškų suformavimas pirkimams
Klientų užsakymų ir įmonės padalinių užsakymų performavimas į kainų apklausos paklausimus bei į užsakymus tiekėjams ir subrangovams
Medžiagų gamybiniams užsakymams paskaičiavimas iš klientų gamybinių užsakymų ir užsakymų tiekėjams suformavimas bei išsiuntimas
Prekių ir medžiagų užsakymas naudojantis katalogu
Užsakymų tiekėjams paskaičiavimas ir formavimas pagal sandėlio prekių min ir max normas

Atgal
 
© 1995 - 2018 Aiva sistema
webleader.lt