• Išsamūs kliento rekvizitai
• Informacija apie gyvenamąja vietą
• Atsakingo asmens duomenys
• Ką anksčiau (Paslaugos pavadinimas: dainavimą, šokius, sportą ir pan.)
• Kur lankė (Jaunimo organizacijoje, mokykloje, kitame klube ir pan.)
• Pomėgiai

Apie organizaciją:

• Įmonės rekvizitai
• Atsakingo asmens bei vadovo duomenys
• Adresas
• Banko rekvizitai
• Spec. charakteristikos
• Santykiai (Naujas klientas, konkurentas ir t.t.)
• Tipas (Mokykla, darželis, kita)
• Veikla (Bendravimas, sportas, muzika ir pan.)
• Iš kur sužinojo (Iš draugų, internetas, draugai ir pan.)

Ypatinga galimybė po kliento registravimo leidimo formavimas ir spausdinimas.

Programa leidžia įvesti duomenis, juos koreguoti ar šalinti, atlikti klientų paiešką pagal vardą, pavardę ar pagal lankomą paslaugų grupę, leidimo kodą ir sutarties nr.

Sutarčių registracija ir kontrolė

Klientui užsakant paslaugą, galimybė iškart spausdinti ir registruoti sutartį.

Sutarties forma pasirenkama pagal amžiaus grupes.

Sutartyje atsispindi visi svarbiausi duomenys:

• Klientas (Vardas, pavardė)
• Pasirašė iš kliento pusės (Tėvai, globėjai, klientas ir pan.)
• Pasirašė iš paslaugos teikimo pusės
• Sutartį registravo

Atsakingo už sutarties sudarymą asmenų įvedimo ir kitos galimybės:

• Atsakingų asmenų įvedimas.
•  Pasirinkto atsakingo asmens patvirtinimas pagrindiniu.
• Atsakingo asmens priskyrimas/keitimas užsakyme.
•  Klientų paieška pagal atsakingų asmenų el.pašto adresą.
• Klientų redagavimo kontrolė, kuomet klientą vienu metu gali redaguoti vienas darbuotojas. 

Kainos ir nuolaidos:

• Kompensavimo įvedimas
• Nuolaidos keitimas ir mokėjimų perskaičiavimas
• Kainos pasikeitimo atveju, įvestų mokėjimų perkėlimas sekantiems mėnesiams.
• Nuolaidos perskaičiavimas pasikeitus kainai ar užsakomų paslaugų skaičiui

Išsami datų registracija:

• Užsakymo data
• Užsakymo galiojimo pabaiga
• Sutarties pasirašymo data
• Sutarties pradžia
• Sutarties pabaiga
• Iki kada sumokėti pirmą įnašą
• Iki kurios dienos mokėti mokesčius
• Delspinigių norma

Pažymima pagal kieno dokumentus registruojama sutartis:

• Kliento dokumentas
• Tėvų/ globėjų asmens dokumentas
• Tėvų/globėjų sutikimas

Kitos sutarties formavimo galimybės

• Apribojimas, kad į sutartį nebūtų įtraukiama daugiau negu vienas būrelis.
•  Sutarties tipo automatinis parinkimas pagal kliento amžių.
• Reikalingų dokumentų opcijų įvedimas.
• Sutarties numerių kontroliavimas užsakyme pagal metus.  

Sutarčių pasirašymo statistika

Galimybė formuoti ataskaitą įrašant:

• Paslaugos kodą
• Paslaugą
• Lankomų paslaugų grupę
• Sutarties pasirašymo datą
• Sutarties pradžios datą
• Ar sutartis buvo nutraukta

Ataskaitų formavimo filtravimas :

• Pagal metus
• Pagal galiojimo datą
• Tik aktyvus klientai
•  

Sutarčių nutraukimo statistikai ataskaita formuojama tokiu pačiu principu, tačiau papildomai galima nurodyti sutarties nutraukimo ar sustabdymo priežastis (pvz. Nepatogus laikas, pakeitė paslaugos teikimo įstaigą ir pan.)

Patalpų užimtumo kontrolė, grafikų sudarymas

Pagrindą sudaro patalpų sąrašas.

Patalpų įvedimą sudaro tokie punktai :

• Pilnas patalpos pavadinimas
• Sutrumpintas pavadinimas
• Patalpos aprašymas (Galimybė aprašyti failą Word dokumente)
• Valandinis įkainis (Jei patalpa nuomojama)
• Plotas
• Tipas (Panaudojimo sritis: kabinetas, salė ir t.t.
• Nuotrauka (Galimybė įkelti patalpos nuotrauką)
• Inventorius (Patalpoje esantys daiktai, nurodant jų kiekį: kompiuteris, stalas ir pan.)
• Barkodas (Patalpos brūkšninis kodas)
• Galimybė patalpą rodyti internete, t.y. Jūsų įstaigos internetiniame puslapyje rodyti patalpų sąrašą su aprašymais ir nuotraukomis, kurias pavyzdžiui Jūs nuomojate.

Patalpų užimtumas

Aprašoma situacija patalpose, pagal patalpų numerius ir pavadinimus.

Tvarkaraščio nustatymo filtracija pagal patalpą, datą, laiką, pasirinkus pagal tai ar patalpos užimtumas: periodinis, neperiodinis, visas.

Patalpų užimtumo redagavimas pagal paslaugą, kada vyksta užsiėmimai (galiojimo data, savaitės diena, laikas), kaip dažnai (neperiodinis, kiekvieną savaitę ir pan.), nurodant užsiėmimo vadovą (-us).

Patalpų užimtumo tvarkaraštis pateikiamas skirtingomis spalvomis - taip pabrėžiant svarbiausius paslaugų požymius.

Personalo ir patalpų sąsaja

Galimybė suteikti darbuotojams teises parinktoms patalpoms. Taip pat galima pateikti sąrašą darbuotojų, kurie gali patekti į visas patalpas. Atrinkimas šių teisių įmanomas ir pagal patalpų pavadinimus ir pagal darbuotojus.

Leidimų spausdinimas

Tai darbuotojų leidimų (galimybė su nuotrauka) parinktoms patalpoms spausdinimas pagal patalpų ir darbuotojų barkodus.

Raktų išdavimas

Pagal darbuotojo barkodą galima matyti sąrašą, nuo kurių patalpų raktus jam galima išduoti. Pagal rakto barkodą, matoma kokie darbuotojai turi teisę gauti nuo pasirinktos patalpos raktą.

Sąraše matoma, kada raktas buvo paimtas, kada turi būti grąžintas, statusas (grąžintas, vėluoja ir pan.), darbuotojo išdavusio raktą duomenys, išdavimo priežastis.

Patalpų ataskaitos

• Laisvos patalpos paieška
• Laikini leidimai
• Naudojimosi patalpomis pažeidimai
• Patalpų užimtumo statistika (Formuoja ataskaita: pagal planuotą ir faktinį užimtumą)

Ryšys su kasos aparatu

Į kasos aparatą duomenis perduodami dviem atvejais:

• Sudarius sutartį, jei klientas moka grynais už sutartį avansu
• Atėjęs gauti paslaugos. Šiuo atveju gali būti du variantai:
• Jis gauną paslaugą pagal sutartį ir nori už ją toliau apmokėti
• Jis gauna paslaugą be sutarties.

Sudarius sutartį, į kasos aparatą , paspaudus komandą “Spausdinti čekį” paduodami duomenis apie klientą, paslaugą ir kainas:

• Įmonės tiekėjo pavadinimas
• Kliento kodas
• Spausdinimo data
• Paslaugos pavadinimas
• Už kokį periodą apmokama : mėnesiais
• Paslaugos kaina
• Nuolaida
• Kaina su nuolaida.

Jei klientas ateina apmokėti už paslaugas pagal anksčiau sudarytas sutartis, tada reikalinga surasti:

• Klientą
• Jo sutarčių, kurios dar veikia  Nr.
• Kokios paslaugos, jų trukmė, ir kainos
• Kiek jau sumokėta
• Skola
• Kiek bus mokama

Jei klientas neturi sutarties ,tada reikalinga pasirinkti paslaugas, už kurias bus mokama. Šiuo atveju registruojamas arba naujas klientas, jei bus kokios priežastys paimti jo duomenis, arba jis pasirenkamas kaip privatus klientas .Tam mokėjimo formoje numatyti mygtuką ”privatus klientas” . Jį paspaudus operatoriui mokėjimas priskiriamas visada tam pačiam bevardžiui klientui.

Finansinė analizė

Galimybė formuoti įvairias finansines ataskaitas pagal skirtingus kriterijus:

• Skyriaus įplaukos pagal grupes
• Skyriaus įplaukos pagal būrelio vadovus
• Kasos įplaukų suvestinė
• Faktinės grupių įplaukos
• Kompensacijos
• Faktinės nuolaidos

Ataskaitos formuojamos įrašant paslaugų kodus ir datą už kurią norime matyti informaciją.

Galimybė formuoti ir buhalterinę ataskaitą

“AIVA9001” jungiama su buhalterinės apskaitos sistema.

Praėjimo kontrolė

Programoje “AIVA9001” užregistravus klientą, jam priskiriamos paslaugos ar būreliai. Pagal jo lankomų paslaugų tipus, užsiėmimų laiką, ir apmokėjimus programa perduoda duomenis į praėjimo kontrolės įrangą. Duomenys panaudojami raktų išdavimui, nes matoma, ar klientas tuo laiku gali dalyvauti tame užsiėmime, ar naudotis paslaugą. Taip yra leidžiamas ar stabdomas praėjimas į patalpas (pvz. sauna, baseinas ir pan.). Išeinat, atidavus raktus praėjimo kontrolės įranga fiksuoja paslaugos naudojimo pabaigą ir duomenys atgal perduodami į “AIVA9001”

Ryšys su banku

Jūsų įstaiga gauna ataskaitas iš banko, tas gautas failas įdedamas į pavedimų importavimo formą, po to programa ieško visų galimų variantų ir juos atrinkus galimas importavimas į AIVA9001, kur matoma informacija koks klientas už kurį laikotarpį yra atsiskaitęs už paslaugas per banką.

Darbuotojų teisių sistema  darbui su programa

Darbuotojų teisių suteikimas tam tikriems meniu punktams.

Darbuotojų teisių suteikimas tam tikriems veiksmams, kaip sutarčių registravimo, sutarčių pasirašymo, sutarčių redagavimo, užsakymų šalinimo, skirtingų tipų įplaukų šalinimo, tam tikrų laukų redagavimo.