LT | EN
   
 
AIVAweb DOKUMENTAI - dokumentų registravimo, priminimų siuntimas, saugojimo ir paieškos programa Klauskite
 
    

AIVAweb DOKUMENTAI  (web versija) sistema skirta dokumentų automatizuotam ruošimui, registravimui, vykdymo kontrolei, saugojimui duomenų bazėje ir paieškai.

Sistema padeda paskirti dokumentų vykdytojus ir kontroliuoti jų vykdymą, todėl darbai organizacijoje įvykdomi greičiau.

Nuskenuoti dokumentai gali būti laikomi sistemos duomenų bazėje, todėl juos lengva surasti.

Sistema AIVAweb  DOKUMENTAI veikia per internetą naudojantis web naršykle, todėl ypač patogu organizacijoms su filialais. Mažos organizacijos gali laikyti savo duomenų bazę interneto tiekėjo serveryje, todėl nereikia rūpintis duomenų saugojimu.

1.DOKUMENTŲ  REGISTRACIJA

Sistemos pagalba gali būtų registruojami:

  • Siunčiami dokumentai
  • Gaunami dokumentai
  • Vidiniai dokumentai
  • Skundai/prašymai
  • Žinynas
  • El. paštas
  • Priminimai

Visos dokumentų rūšys gali būti suskirstytos į įvairiausius tipus. Dabar yra ?gautų iš ministerijos dokumentų registras?, ?gautų iš UAB dokumentų registras? ir t.t.

 

Registruojant dokumentą pasirenkama į koki tipą (registrą) jis bus registruojamas. Tuomet pildoma registracijos kortelė. Dokumento registracijos kortelė turi priklausomai nuo dokumento rūšies visus ar mažiau toliau pateikiamų savybių. Toliau pateikiamas pilnas savybių sąrašas:

  • registracijos data (įsirašo automatiškai)
  • eilės Nr. (automatinis numeravimas)
  • Korespondentas (pasirenkama iš sąrašo)
  • Korespondento registracijos Nr.
  • Korespondento registracijos data
  • Dokumento antraštė
  • Pastabos
  • Kokiu būdu gautas (pasirenkama iš sąrašo)
  • Lapų skaičius
  • Priedų skaičius
  • Dokumento tekstas (prikabinamas failas)
  • Dokumentas (prikabinamas failas)
  • Rezoliucija
  • Atsakingas vykdytojas (pasirenkama iš sąrašo)
  • Planinė įvykdymo data
  • Galutinė įvykdymo data
  • Vykdytojas
  • Vykdytojo planinė įvykdymo data
  • Vykdytojo faktinė įvykdymo data
  • Termino pratęsimas
  • Termino pratęsimo priežastis

Esant poreikiui, šis savybių sąrašas bet kada gali būti papildomas.

 

Automatinė numeracija registruojant dokumentus

Registruojant dokumentą jam automatiškai yra priskiriamas iš eilės einantis numeris, kuris vėliau sistemos vartotojo negalės būti keičiamas. Iš sąrašo pasirenkamas korespondentas. Korespondentų sąrašas žinyne visada gali būti koreguojamas.

 

Dokumentų skenavimas ir automatinis patalpinimas į duomenų bazę registruojant dokumentus.

 

Registruojant dokumentus registracijos kortelėje galima patalpinti nuskenuotus dokumentus, o vėliau juos peržiūrėti.

Jie prie kompiuterio prijungtas skeneris , galima tiesiai iš programos duoti komandą nuskenuoti dokumentą iš skenerio. Nuskenuota dokumento failą programa pati patalpina į duomenų bazę.

 

 2. DOKUMENTŲ VYKDYMO KONTROLĖ

 

AIVAweb DOKUMENTAI programos pagalba kiekvienam užregistruotam dokumentui gali būtų priskirtas vykdytojas ar vykdytojai, įvykdymo terminas, bei kontroliuojamas įvykdymas.

 

Vykdytojų priskyrimas

 

Užpildžius formaliąją dokumento registracijos dalį yra paskiriamas atsakingas vykdytojas, kuris taip pat pasirenkamas iš sąrašo žinyne. Paskiriamos planinė ir galutinė įvykdymo datos. Atsakingas vykdytojas paskiria vykdytojus bei nustato jų planines ir faktines įvykdymo datas. Vykdytojų faktinė įvykdymo data negalės būti didesnė (sistema neleis) nei atsakingo vykdytojo galutinė įvykdymo data. Taip pat norint pratęsti terminą, privaloma įrašyti priežastį, dėl kurios pratęsiamas terminas. Tokiu būdu sistemos funkcionalumo pagalba yra vykdoma kontrolė. Taip pat dokumentai gali būti pririšami vienas prie kito, t.y. siunčiamas dokumentas yra atsakas į gautą ir atvirkščiai, gautas dokumentas yra atsakas į išsiųsta.

Prisijungęs prie sistemos vykdytojas gali matyti sau priskirtus vykdymui dokumentus.

 

Priminimų sistema

 

Kada yra nurodyti vykdytojai ir jų planinės įvykdymo datos, vykdytojai į priminimų skiltį ir į el.paštą gauna PRIMINIMUS su iki termino pabaigos likusių dienų skaičiumi. Jei dar nėra vėluojama skaičius yra žalios spalvos, o jei vėluojama, jis yra raudonos spalvos. Taigi, vykdytojas savo vardu prisijungęs prie sistemos ir paspaudęs skiltį ?priminimai? gali lengvai kontroliuoti ir stebėti savo vykdomu dokumentų eigą.

 

3. DOKUMENTŲ PAIEŠKA IR ATASKAITOS

 

Užregistruoti dokumentai gali būti surandami pagal bet kuri registracijos kortelės lako fragmentą.

Galima nurodyti paieškoje kokius kortelės laukus išvesti į ataskaitą. Suformuotas paieškas ataskaitų išvedimui galima išsaugoti, kad kiekvieną kartą prieš paieška nereiktų nustatinėti paieškos kriterijų ir išvedimo formos.

Gautas ataskaitas galima eksportuoti į EXEL ir CSV failus ir atspausdinti

 

 

 

4. GALIMYBĖ KURTI DOKUMENTUS

 

AIVA DOKUMENTAI (web versijoje) realizuota galimybė automatizuotai  sukurti dokumentą iš įvestų į sistemą savybių reikšmių ir išsaugoti sukurtą dokumentą  MS WORD formate, turėti kuriamo dokumento versijas ir jas suderinti su atsakingais asmenimis internetu.

 

 Dokumentų formavimas iš dokumento registracijos kortelės

 

 Juos galima formuoti tiesiai iš dokumento registravimo kortelės. Galima suformuoti dokumentą su visomis dokumento registravimo kortelėje esančiomis savybėmis neatsižvelgiant į tai ar jos užpildytos ar ne. Kita galimybė suformuoti dokumentą tik iš užpildytų savybių, t.y. suformuojamas dokumentas tik iš dokumento registravimo kortelės užpildytų savybių.

 

Dokumentų formavimas panaudojant iš anksto paruoštus dokumentų šablonus

 

Panaudojant organizacijoje naudojamų dokumentų formas, sistemoje sukuriami šių dokumentų šablonai. Dokumentų šablone yra pastovi informacija, o kintama informacija įkelia programa dokumento formavimo metu.

Tuo tikslu, kiekvienam dokumento šablonui sistemoje aprašome kintamų savybių laukus. Norint sukurti nauja dokumentą į kintamų savybių laukus įvedama kintama informacija, kuri persikelia į dokumento šabloną. Tai pačiai kintamai informacijai gali būti keli šablonai, pav. sutarties ir įvykdymo akto. Dokumentui reikalingas kintamų savybių reikšmes, programa leidžia pasirinkti iš žinynų, kurie sudaromi sistemoje ir, savo ruožtu, gali tarnauti kaip informacinė sistema ( pav., gatvių pavadinimų ir pan.)

Naują dokumentą programa suformuoja MS WORD formate, todėl , esant reikalui, jis dar gali būti redaguojamas rankiniu būdu. Gautas dokumento failas gali būti registruojamas ir  patalpinamas į sistemos duomenų bazę, tolimesniam derinimui, saugojimui, bei paieškai. 

 Tokiu būdu dokumentai kuriami sparčiai ir labai lengvai.

Kartu iš įvestų dokumentų kintamų savybių sistemoje gali būti suformuojamos įvairios ataskaitos, vykdoma informacijos paieška. Todėl automatizuotas dokumentų kūrimas ne tik pagreitina reikalingų dokumentų paruošimą, bet kartu leidžia sukurti išvystyta informacine paieškos sistemą.

 

Galimybė gyventojams internetu užpildyti prašymus ir kitus dokumentus.

 

Yra galimybė kad šios sistemos pagalba, gyventojai patys įvedę kintamas dokumento savybes ne tik suformuotų reikalingą dokumentą, kaip daroma šiuo metu daugelyje valstybinių organizacijų, kada iš interneto svetainės atsisiunčiama dokumento forma užpildymui, bet kartu visa kintama informacija patektų iš karto į duomenų bazę. Gavus iš gyventojo pasirašyta dokumentą, tereikta tik sutikrinti ar informacija duomenų bazėje ir dokumente sutampa.

 

6. DOKUMENTŲ PERSIUNTIMAS Į KITĄ PADALINĮ

Sistemoje yra galimybė persiųsti padalinio/filialu domumentus į kitą padalinį. Visi persiųsti dokumentai saugomi atskirame dokumentų registre.

 

7. EL. PAŠTAS

Sistema turi el. pašto dėžutę. Nurodžius savo elektroninio pašto adresą bei slaptažodį galima laiškus gauti tiesiai į sistemos el. pašto dėžutę.

 

8. SISTEMOS ADMINISTRAVIMAS IR TEISIŲ SISTEMA

 

Kiekvienas sistemos vartotojas gali turėti savo prisijungimo vardą bei slaptažodį.

 Kiekvienam vartotojui prisijungusiam savo vardu galima nustatyti individualias teises. Pagal sistemos objektų medį vartotojui nustatoma administravimo, keitimo ar peržiūros teisė. Tarkime sistemoje yra Kauno ir Vilniaus miestų dokumentai. Taip atskiriems vartotojams galime nustatyti kokiems dokumentams (Kauno ar Vilniaus) jis turės administravimo, peržiūros ar keitimo teisę.

Taip pat, kadangi sistemoje informacija yra grupuojama, galima nustatyti teises pagal informacijos grupes. Skirtingiems vartotojams nustatomos teises pagal informacijos grupes, nes daugeliu atveju daug vartotoju turi turėti teisę prieiti prie tam tikrų dokumentų, tačiau keisti gali tik tam tikros grupės informaciją.

 

Kitos galimos funkcijos už papildomą mokestį:

-    Sistemos adaptavimas pagal Jūsų poreikius;

-   Kontrolės priemonės - galimybė peržiūrėti ar darbuotojas peržiūrėjo dokumentą, peržiūrėti neįvykdytus dokumentus ir kt.;

-   Elektroninis ir mobilusis parašas.

-    kt.

 




Atgal
 
© 1995 - 2017 Aiva sistema
webleader.lt