LT | EN
   
 
AIVAweb DOC RUOŠIMAS- dokumentų ruošimo pagal šablonus ir dokumentų kintamų duomenų apskaitos ir paieskos sistema Klauskite
 
    

AIVAweb RUOŠIMAS realizuota galimybė automatizuotai  sukurti dokumentą iš įvestų į sistemą savybių reikšmių ir išsaugoti sukurtą dokumentą  MS WORD formate.

AIVAweb RUOSIMAS padeda standartizuoti dokumentų ruošimą, žymiai sumažina laiką, reikalinga dokumentų paruošimui ir spausdinimui. 

 Kartu programa suformuoja iš kintamų duokumentų duomenų ataskaitas, leidžia atlikti lanksčią duomenų paiešką.

Dokumentų formavimas panaudojant iš anksto paruoštus dokumentų šablonus

 

Panaudojant organizacijoje naudojamų dokumentų formas, sistemoje sukuriami šių dokumentų šablonai. Dokumentų šablone yra pastovi informacija, o kintama informacija įkelia programa dokumento formavimo metu.

Tuo tikslu, kiekvienam dokumento šablonui sistemoje aprašome kintamų savybių laukus. Norint sukurti nauja dokumentą į kintamų savybių laukus įvedama kintama informacija, kuri persikelia į dokumento šabloną. Tai pačiai kintamai informacijai gali būti keli šablonai, pav. sutarties ir įvykdymo akto. Dokumentui reikalingas kintamų savybių reikšmes, progrma leidžia pasirinkti iš žinynų, kurie sudaromi sistemoje ir, savo ruožtu, gali tarnauti kaip informacinė sistema ( pav., gatvių pavadinimų ir pan.)

Nauja dokumenta programa suformuoja MS WORD formate, todėl , esant reikalui, jis dar gali būti redaguojamas rankiniu būdu. Gautas dokumento failas gali būti registruojamas ir  patalpinamas į sistemos duomenų bazę, tolimesnia derinimui, saugojimui, bei paieškai. 

 Tokiu būdu dokumentai kuriami sparčiai ir labai lengvai.

Kartu iš įvestų dokumentų kintamų savybių sistemoje gali būti suformuojamos įvairios ataskaitos, vykdoma informacijos paieška. Todėl automatizuotas dokumentų kūrimas ne tik pagreitina reikalingų dokumentų paruošimą, bet kartu leidžia sukurti išvystyta informacine paieškos sistemą.

 

 Dokumentų formavimas iš dokumento registracijos kortelės

 

 Jei dokumentų ruošimo  programa naudojama kartu su dokumentų registracijos sistema, tada naujus dokumentus  galima formuoti tiesiai iš dokumento registravimo kortelės. Galima suformuoti dokumentą su visomis dokumento registravimo kortelėje esančiomis sąvybėmis neatsižvelgiant į tai ar jos užpildytos ar ne. Kita galimybė suformuoti dokumentą tik iš užpildytų sąvybių, t.y. suformuojamas dokumentas tik iš dokumento registravimo kortelės užpildytų sąvybių.

 

SISTEMOS ADMINISTRAVIMAS IR TEISIŲ SISTEMA

 

Kiekvienas sistemos vartotojas gali turėti savo prisijungimo vardą bei slaptažodį.

 Kiekvienam vartotojui prisijungusiam savo vardu galima nustatyti individualias teises. Pagal sistemos objektų medį vartotojui nustatoma administravimo, keitimo ar peržiuros teisė. Tarkime sistemoje yra kauno ir vilniaus miestų dokumentai. Taip atskiriems vartotojams galime nustatyti kokiems dokumentams (kauno ar vilniaus) jis turės administravimo, peržiuros ar keitimo teisę.

Taip pat, kadangi sistemoje informacija yra grupuojma, galima nustatyti teises pagal informacijos grupes. Skirtingiems vartotojams nustatomos teises pagal informacijos grupes, nes daugeliu atveju daug vartotoju turi turėti teisę prieiti prie tam tikrų dokumentų, tačiau keisti gali tik tam tikros grupės informaciją.

 

Sistemos pritaikymas

Kiekvienai organizacijai individualiai paruošiame ir patalpiname į sistemos duomenų bazę šioje organizacijoje naudojamus dokumentų šablonus. Norint vėliau suformuoti naują dokumentą, tereikia tik įvesti į tam tikrus laukus kintamą informaciją. Tai žymiai pagreitina ir standartizuoja dokumentų ruošimą, todėl tokia sistema ypač naudinga, kur naudojama labai daug standartinių dokumentų, pav.: savivaldybėse, advokatų kontorose, notarų kontorose, bakroto administravimo įstaigose, skolų išieškojimo įstaigose.

 




Atgal
 
© 1995 - 2017 Aiva sistema
webleader.lt