LT | EN
   
 
AIVA DOKUMENTAI/T (tinklinė versija) - dokumentų valdymo programa Klauskite
 
    

Sutinkamai su Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12 reikalavimais nuo 2008 metų sausio 1 dienos Lietuvos institucijos įstaigos ir valstybės įmonėms rekomenduojama pereiti prie elektroninio gaunamų ir siunčiamų dokumentų registravimo. To pačiu įsakymu patvirtintos ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLĖS.

Didėjant informacijos srautams įstaigose vis daugiau jėgų ir sąnaudų gaištama darbui su įvairių interesantų bei vidiniais dokumentais, pageidavimais ir skundais.

Dažnai sunku operatyviai surasti reikiamą dokumentą, laikų į jį sureaguoti, sukontroliuoti jo įvykdymą.

Šių ir kitų su to susietų uždavinių operatyvesniam ir kokybiškesniam sprendimui įstaigoje Jums padės, greitam ir patogiam dokumentų ir skundų, registracijos, paieškos bei kontrolės funkcijų vykdymui automatizuoti skirta sistema “AIVA DOKUMENTAI” Versija 3.60

Tai šiuolaikiška sistema, sukurta “klientas-serveris” technologijos pagrindu.

Sistema galima naudotis tiek viename kompiuteryje, tiek įmonės vietiniame kompiuterių tinkle, tiek per internetą įmonėje turinčioje nutolusius filialus ar kitus savarankiškus padalinius.

Be to, reikiamus dokumentų tekstus galima tiesiai iš programos perduoti vykdytojams elektroniniu paštu arba nurodyti pateikti interneto svetainėje.

Kadangi sistema AIVA DOKUMENTAI yra integruota su Microsoft Word priemonėmis, jos priemonėmis parengti dokumentai gali būti saugomi sistemos duomenų bazėje, o ataskaitos išvestos į Microsoft Word formato dokumentus ir toliau juo priemonėmis redaguojamos.

Sistemos “AIVA DOKUMENTAI” panaudojimas leidžia:

  • operatyviai registruotidokumentų informaciją nustatytos formos registruose
  • pagreitinti dokumentų tekstų paiešką ir pagerinti kolektyvinio jų informacijos naudojimo sąlygas
  • pagerinti gaunamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų vykdymo kontrolę
  • susisteminti įvairius dokumentus bei jų informaciją ir formuoti įvairias statistines ataskaitas
  • operatyviai reaguoti į gautus dokumentus (laiškus)
  • operatyviai pateikti reikalingus dokumentus Interneto svetainėje

efektyviau kontroliuoti skundų tyrimo eigą

Sistema registruoja:

  • įvairius įstaigos gautus dokumentus – raštus, laiškus ir kt.
  • vidinius įstaigos dokumentus – sutartis, įsakymus, nurodymus, planus ir pan.
  • įstaigos siunčiamus dokumentus
  • tarnybinio, dalykinio ir organizacinio pobūdžio dokumentus
  • juridinių ir fizinių asmenų prašymus, pageidavimus ir skundus
  • skirtus vykdytojams pavedimus bei jų vykdymo eigos faktus

Sistema išsaugo duomenų bazėje:

dokumento ir jo priedų tekstą

skirtus vykdytojams pavedimus bei vykdymo veiksmų istoriją

Pagrindinės sistemos funkcinės galimybės:

  • gaunamų įmonės ar įstaigos dokumentų registravimas (nustatytos formos registruose)
  • siunčiamų ir įmonės ar įstaigos vidinių dokumentų, sukurtų ne sistemos priemonėmis, registravimas (nustatytos ir laisvos formos registruose)
  • palydinčių įmonės (įstaigos) vykdomas funkcijas (tame tarpe ir sutartinius įsipareigojimus) įvairių klientų bei partnerių darbinių pretenzijų, pranešimų, pastabų ir pasiūlymų, organizacinio, dalykinio bei darbinio susirašinėjimo, kitų faktų, informacijos bei dokumentų reikalaujančių atsakomosios reakcijos specialus registravimas
  • informacijos sudarančios registracijos įrašą įvedimas arba užpildymas SPI (sąlyginai pastovios informacijos) žinynų pagalba, o taip pat koregavimas
  • automatinis dokumento registracijos ir įrašo numerio formavimas
  • dokumentų gaunamų elektroniniu paštu, faksu, ant elektroninių informacijos nešėjų ar kietų kopijų pavidalu (toliau jas skenuojant) duomenų bazės formavimas ir palaikymas aktualioje būklėje
  • dokumentų ir jų komplektų elektroninių kopijų surišimas su registracijos įrašais
  • dokumentų adresatų, įstaigos (įmonės) klientų, registrų ir žurnalų, tipinių rezoliucijų ir sprendimų turinių, vykdytojų sąrašų ir kitos SPI informacijos duomenų bazės formavimas ir palaikymas aktualioje būklėje
  • įvairių lygių planinių ir vienkartinių (surištų su dokumentais) inicijuojamų įvairių lygių darbų kuratoriais, pavedimų vykdytojams formavimas
  • užduočių ir pavedimų pastatymas vykdymo kontrolei
  • įvykdytų užduočių ir pavedimų fiksavimas
  • užduočių ir pavedimų vykdymo terminų reguliavimas
  • signalinės informacijos apie artėjančius terminų ar vėlavimą su priminimų siuntimų elektroniniu paštu pavedimų vykdytojams ir darbų kuratoriams formavimas
  • registrų ir registracijos žurnalų informacijos formavimas, spausdinimas (pagal užklausas)
  • registravimo įrašų informacijos ir surištų dokumentų kopijų pagal užklausose užduodamus įvairius parametrus paieška ir grupavimas
  • juridinių ir fizinių asmenų kreipimųsi statistikos formavimas ir analizė
  • pateiktų skundų ir pretenzijų pagrįstumo analizė ir fiksavimas
  • pateiktų skundų ir pretenzijų, o taip pat dalykinio susirašinėjimo tais klausimais istorijos fiksavimas bei informacijos paieška, tame tarpe:
  • pagal vykdytojus
  • pagal padalinius
  • fizinių asmenų kreipimųsi (atskirai
  • visų atliktų veiksmų pagal pasirinktus skundus ar pretenzijas, pagal kitus įvykius
  • pavedimų vykdymo rezultatų analizė, tame tarpe:
  • pagal vykdytojus
  • pagal padalinius
  • pagal pasirinktus dokumentus
  • kitų
  • pavedimų vykdymo suvestinių formavimas, tame tarpe:
  • pagal užduotą terminą
  • už ataskaitinį (nurodytą) periodą
  • įstaigos (įmonės) bendro pavedimų vykdymo stovio analizė
  • vykdymo terminų pažeidimo analizė
  • vartotojų privilegijų sistemos palaikymas suskirstant jų priėjimo prie funkcijų ir informacijos teises

Sistema galima panaudoti:

  • paruoštų dokumentų tekstų išsiuntimui elektroniniu paštu
  • dokumentų tekstų patalpinimui į organizacijos interneto svetainę
  • dokumentų paieškai pagal vykdytojus, dokumento numerį, kitus rekvizitus, bei pagal bet kurį žodį esanti dokumente.

Sistema formuoja:

  • gautų laiškų registracijos žurnalą;
  • gautų dokumentų registracijos žurnalą;
  • siunčiamų dokumentų registracijosžurnalą;
  • išsiųstų laiškų registracijos žurnalą;
  • kontroliuojamų gautų dokumentų sąrašą;
  • kontroliuojamų siunčiamų dokumentų sąrašą;
  • kontroliuojamų vidinių dokumentų sąrašą;
  • kontroliuojamų laiškų dokumentų sąrašą;
  • laiku neįvykdytų dokumentų (pavedimų) ataskaitą;
  • gautų laiškų ataskaitą;
  • dokumentų, laiškų ir skundų tyrimo eigos (pagal registracijos numerį) gautų ir išsiųstų raštaų, pavedimų įvykdymo statistiką;
  • laiškų problematikos (laiško turinio) statistiką;
  • priimtų sprendimų vykdymo rezultatų žiniaraštį;
  • priminimus.
  • statistines ataskaitas pagal skundų tematikas.

Sistemos privalumai

· vienintelė iš žinomų sistemų turi galimybę kontroliuoti ne tik dokumentų vykdymą, bet ir pilnaverčiai skundus

· realizuota pagal šiuolaikinę “klientas-serveris” technologiją. Klientinė sistemos dalis dirba Windows aplinkoje, serverinė dalis – Windows arba LINUX aplinkoje. Sistemoje panaudota NEMOKAMA My SQL duomenų bazių valdymo sistema, todėl nėra papildomų išlaidų sisteminei įrangai diegiant sistemą

· sistema gali dirbti iš nutolusių darbo vietų per Internetą, todėl patogi naudotis organizacijose turinčiose filialus

· sistemą lengva įsisavinti ir ji patogi naudotis

· nedidelė kaina

· paruoštus dokumentus galima įrašyti į duomenų bazę ir vėliau surasti ir perskaityti, koreguoti, kopijuoti

· tiesiai iš sistemos galima siųsti paruoštus ir užregistruotus dokumentus tolimesnei kontrolei elektroniniu paštu

· galima įsikelti gautus elektroniniu paštu ar skenuotus dokumentų tekstus į duomenų bazę ir vėliau peržiūrėti ir redaguoti

Sistemos kaina priklauso nuo pateikiamos jos versijos ir realizuojamų darbo vietų skaičiaus.

Sistemos duomenų bazė gali būti laikoma tame pat kompiuteryje, kur vykdoma dokumentų registracija ir kontrolė, arba specialiai tam skirtame kompiuteryje-serveryje, aptarnaujančiame kelias darbo vietas.

Jei darbo vietos nutolę, galima duomenų bazę laikyti už papildomą mėnesinį mokestį AIVA SISTEMA duomenų bazių serveryje

 




Papildoma informacija apie prekę

Atgal
 
© 1995 - 2017 Aiva sistema
webleader.lt