LT | EN
   
 
AIVA DOKUMENTAI/P (personalinė versija)- dokumentų valdymo programa Klauskite
 
Įstaigos (įmonės) gaunamų ir siunčiamų dokumentų registravimo, pavedimų formavimo bei vykdymo kontrolės sistema
    

Tai šiuolaikiška sistema, sukurta “klientas-serveris” technologijos pagrindu.

Supaprastintas sistemos versijos 3.60 variantas, skirtas įmonėms ir įstaigoms, turinčioms nedidelę dokumentų apyvartą, tiesiogiai nesusijusioms su piliečių ar juridinių asmenų skundais. Nėra pavedimų formavimo bei jų vykdymo kontrolės

 

Sistema registruoja:

  • įvairius įstaigos (įmonės) gautus dokumentus – raštus, laiškus ir kt.
  • vidinius įstaigos dokumentus – sutartis, įsakymus, nurodymus, planus ir pan.
  • įstaigos siunčiamus dokumentus
  • tarnybinio, dalykinio ir organizacinio pobūdžio dokumentus
  • juridinių ir fizinių asmenų prašymus, pageidavimus ir skundus

Sistema išsaugo duomenų bazėje:

  • dokumento ir jo priedų tekstą
  • dokumentų registravimo įrašo informaciją

Pagrindinės sistemos funkcinės galimybės:

  • gaunamų įmonės ar įstaigos dokumentų registravimas (nustatytos formos registruose)
  • siunčiamų ir įmonės ar įstaigos vidinių dokumentų registravimas (nustatytos ir laisvos formos registruose)
  • įvairių klientų bei partnerių pretenzijų, pranešimų, organizacinio, dalykinio bei darbinio susirašinėjimo dokumentų reikalaujančių atsakomosios reakcijos registravimas
  • informacijos sudarančios registracijos įrašą įvedimas arba užpildymas SPI (sąlyginai pastovios informacijos) žinynų pagalba, o taip pat koregavimas
  • automatinis dokumento registracijos ir įrašo numerio formavimas
  • dokumentų gaunamų elektroniniu paštu, faksu, ant elektroninių informacijos nešėjų ar kietų kopijų pavidalu (toliau jas skenuojant) duomenų bazės formavimas dokumentų ir jų komplektų elektroninių kopijų surišimas su registracijos įrašais
  • dokumentų adresatų, įstaigos (įmonės) klientų, registrų ir žurnalų, tipinių rezoliucijų ir sprendimų turinių, ir kitos SPI informacijos duomenų bazės formavimas ir palaikymas aktualioje būklėje
  • dokumentų vykdymo terminų nustatymas
  • įvykdytų dokumentų fiksavimas
  • signalinės informacijos apie artėjančius terminus ar vėlavimą formavimas</DIV>
  • registrų ir registracijos žurnalų informacijos formavimas, spausdinimas (pagal užklausas)
  • registravimo įrašų informacijos ir surištų dokumentų kopijų pagal užklausose užduodamus įvairius parametrus paieška ir grupavimas
  • pateiktų skundų ir pretenzijų pagrįstumo analizė ir fiksavimas
  • vartotojų privilegijų sistemos palaikymas suskirstant jų priėjimo prie funkcijų ir informacijos teises

Sistema galima panaudoti:

  • paruoštų dokumentų tekstų išsiuntimui elektroniniu paštu
  • dokumentų paieškai pagal dokumento numerį, kitus rekvizitus, bei pagal bet kurį žodį esanti dokumente.

Sistema formuoja:

  • gautų laiškų registracijos žurnalą
  • gautų dokumentų registracijos žurnalą
  • siunčiamų dokumentų registracijos žurnalą
  • išsiųstų laiškų registracijos žurnalą
  • kontroliuojamų gautų dokumentų sąrašą
  • kontroliuojamų siunčiamų dokumentų sąrašą
  • kontroliuojamų vidinių dokumentų sąrašą
  • kontroliuojamų laiškų dokumentų sąrašą
  • laiku neįvykdytų dokumentų (pavedimų) ataskaitą
  • gautų laiškų ataskaitą
  • dokumentų, laiškų ir skundų tyrimo eigos (pagal registracijos numerį) gautų ir išsiųstų raštaų statistiką
  • laiškų problematikos (laiško turinio) statistiką
  • priimtų sprendimų vykdymo rezultatųžiniaraštį
  • statistines ataskaitas pagal skundų tematikas

Sistemos privalumai

· vienintelė iš žinomų sistemų turi galimybę kontroliuoti ne tik dokumentų vykdymą, bet ir pilnaverčiai skundus bei prašymus

· realizuota pagal šiuolaikinę “klientas-serveris” technologiją. Klientinė sistemos dalis dirba Windows aplinkoje, serverinė dalis – Windows arba LINUX aplinkoje. Sistemoje panaudota NEMOKAMA My SQL duomenų bazių valdymo sistema, todėl nėra papildomų išlaidų sisteminei įrangai diegiant sistemą

· sistema galima praplėsti darbui iš nutolusių darbo vietų per Internetą, todėl patogi naudotis organizacijose turinčiose filialus

· sistemą lengva įsisavinti ir ji patogi naudotis

· nedidelė kaina

· paruoštus dokumentus galima įrašyti į duomenų bazę ir vėliau surasti ir perskaityti, koreguoti, kopijuoti

· tiesiai iš sistemos galima siųsti paruoštus ir užregistruotus dokumentus tolimesnei kontrolei elektroniniu paštu

· galima įsikelti gautus elektroniniu paštu ar skenuotus dokumentų tekstus į duomenų bazę ir vėliau peržiūrėti ir redaguoti

 

Be to, reikiamus dokumentų tekstus galima tiesiai iš programos perduoti vykdytojams elektroniniu paštu arba nurodyti pateikti interneto svetainėje.

Kadangi sistema AIVA DOKUMENTAI yra integruota su Microsoft Word priemonėmis, jos priemonėmis parengti dokumentai gali būti saugomi sistemos duomenų bazėje, o ataskaitos išvestos į Microsoft Word formato dokumentus ir toliau juo priemonėmis redaguojamos.

Sistemos “AIVA DOKUMENTAI” panaudojimas leidžia:

  • operatyviai registruoti dokumentų informaciją nustatytos formos registruose
  • pagreitinti dokumentų tekstų paiešką ir pagerinti kolektyvinio jų informacijos naudojimo sąlygas
  • pagerinti gaunamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų vykdymo kontrolę
  • susisteminti įvairius dokumentus bei jų informaciją ir formuoti įvairias statistines ataskaitas
  • operatyviai reaguoti į gautus dokumentus (laiškus)
  • efektyviau kontroliuoti skundų tyrimo eigą



Supaprastintas sistemos versijos 3.60 variantas, skirtas įmonėms ir įstaigoms, turinčioms nedidelę dokumentų apyvartą, tiesiogiai nesusijusioms su piliečių ar juridinių asmenų skundais. Nėra pavedimų formavimo bei jų vykdymo kontrolės

Atgal
 
© 1995 - 2017 Aiva sistema
webleader.lt